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Online-Übermittlung Lohnmeldungen (Swissdec ELM)

Einleitung

Die Online-Übermittlung von Lohnmeldungen nach dem Lohnstandard-CH von Swissdec (ELM) ermöglicht die Aufbereitung und den elektronischen Versand von Sozialversicherungs- und Quellensteuerabrechnungen sowie von AHV-Mutationsmeldungen per Knopfdruck in einem einzigen Verarbeitungsdialog. Die Übermittlung der entsprechenden Dateien an einen einzigen Distributor ersetzt den Versand von Papierdokumenten an unterschiedliche Versicherungsträger und andere Institutionen (kantonale Steuerverwaltungen, Bundesamt für Statistik).

In dem durch den Menübefehl Lohnbuchhaltung – Online-Übermittlung Lohnmeldungen aufgerufenen Dialog Online-Übermittlung Lohnmeldungen werden nach Auswahl des Abrechnungsjahres die jährlichen Sozialversicherungsabrechnungen mit Ausnahme der BVG, die Quellensteuerabrechnungen sowie die AHV-Mutationsmeldungen für die elektronische Übermittlung an die korrekten Adressaten aufbereitet und anschliessend an den Distributor versandt. Dieser leitet die eingegangenen Meldungen nach erfolgreicher formaler Dateivalidierung an die entsprechenden Institutionen (Sozialversicherer, kantonale Steuerverwaltungen, Ausgleichskassen) weiter. Im genannten Dialog werden ebenso die Lohnausweise sowie die Daten der Lohnstrukturerhebung des Bundesamtes für Statistik aufbereitet. Alle Abrechnungen und Meldungen können auch als pdf-Datei gedruckt und gespeichert werden. Beim erstmaligen Aufruf der Elektronischen Übermittlung Lohnmeldungen sieht der gleichnamige Dialog so aus:

Zu diesem Zeitpunkt sind nur die Schaltflächen Neu mit den Schaltfächenbefehlen Quellensteuer-Meldung, Jahresmeldung und AHV Ein-/Austritte sowie Einstellungen, Lohnarten, Online Hilfe und Schliessen aktiv.

Jahresmeldungen

Zu diesem Zeitpunkt sind nur die Schaltflächen Neu mit den Schaltfächenbefehlen Quellensteuer-Meldung, Jahresmeldung und AHV Ein-/Austritte sowie Einstellungen, Lohnarten, Online Hilfe und Schliessen aktiv.

Jahresmeldungen aufbereiten

Mit dem Befehl Jahresmeldung der Schaltfläche Neu

wird der Dialog Jahresmeldungen zur Aufbereitung der Jahresmeldungen (alle Sozialversicherungsabrechnungen ohne BVG, Lohnausweise) sowie der alle zwei Jahre einzureichenden Lohnstrukturerhebung des Bundesamts für Statistik (Stichtag 31. Oktober, letztes Abgabedatum 31. März des Folgejahres) aktiviert:

Schaltfläche Aufbereiten: Klick auf die Schaltfläche startet die Aufbereitung der im unteren Dialogbereich aktivierten Jahresmeldungen (Optionen AHV, FAK, …). Nach der Aufbereitung von Jahresmeldungen werden die in die Jahresmeldungen einfliessenden Personen in der Tabelle im unteren Bereich des Dialogs Jahresmeldungen aufgeführt:

Durch Deaktivierung der Option in der Spalte ‘Senden’ werden einzelne Personen von den entsprechenden Jahresmeldungen ausgeschlossen. Mit Klick auf den Spaltentitel ‘Senden’ werden alle Personen deaktiviert oder (re-)aktiviert.  

Schaltfläche OK: Klick auf die Schaltfläche speichert die aktivierten und aufbereiteten Jahresmeldungen in einer xml-Datei im Dateipfad C:/ProgramData/Sage/Transmitter/Request/ und schliesst den Dialog Jahresmeldungen. Die aufbereiteten Jahresmeldungen werden zur Weiterverarbeitung in den Hauptdialog ‘Online-Übermittlung Lohnmeldungen’ übernommen:

Schaltfläche Abbrechen: Klick auf die Schaltfläche verwirft die aufbereiteten Jahresmeldungen und schliesst den Dialog Jahresmeldungen

Optionen AHV, FAK, usw.: durch Aktivierung der einzelnen Optionen wird der Umfang der aufzubereitenden Jahresmeldungen definiert

Eingabefeld Bemerkung: zur Eingabe einer Bemerkung oder Mitteilung zu den aktivierten und aufzubereitenden Jahresmeldungen

Option Testmeldung: bei Aktivierung dieser Option werden die Jahresmeldungen als Testmeldung an den Distributor zur formalen Validitätsprüfung gesendet. Als Testmeldungen deklarierte Jahresmeldungen werden vom Distributor nicht an die Endadressaten (Ausgleichskassen, Versicherer, kantonale Steuerbehörden, Bundesamt für Statistik) weitergeleitet

Personentabelle: in der Personentabelle werden die in der oder den aufbereiteten Jahresmeldungen einfliessenden Personen, aufsteigend sortiert nach Personalnummer, aufgeführt. Durch Deaktivierung der Option in der Spalte ‘Senden’ werden einzelne Personen von den entsprechenden Jahresmeldungen ausgeschlossen. Mit Klick auf den Spaltentitel ‘Senden’ werden alle Personen deaktiviert oder (re-)aktiviert

Jahresmeldungen senden

Nach der Aufbereitung von Jahresmeldungen stehen diese im Dialog ‘Online-Übermittlung Lohnmeldungen’ zum Versand an den Distributor bereit, können (bspw. zur vorgängigen Kontrolle, aber auch zur Ablage als Datei oder in gedruckter Form) als pdf-Dokument aufbereitet werden oder - solange noch keine Übermittlung erfolgte – komplett wieder gelöscht werden:

Nach Übermittlung der Jahresmeldungen werden die institutionsspezifischen Daten an die entsprechenden Institutionen (Ausgleichskasse, Sozialversicherungen, Bundesamt für Statistik) übermittelt. Wenn Sie nach diesem Schritt nachträglich noch Fehler in einzelnen Ihrer Jahresmeldungen feststellen, muss dafür eine Ersatzmeldung erstellt werden. Ersatzmeldungen sind keine Korrekturmeldungen, sondern ersetzen bereits übermittelte Jahresmeldungen.

Schaltfläche Löschen: ist nur aktiv, wenn die aufbereitete Jahresmeldung noch nicht mit Klick auf die Schaltfläche Senden an den Distributor übermittelt wurde. Klick auf die Schaltfläche entfernt die gesamte Jahresmeldung und löscht die bei der Aufbereitung der Jahresmeldung erstellte xml-Datei

Schaltfläche PDF erstellen: Klick auf die Schaltfläche bereitet die aktivierten aufbereiteten Jahresmeldungen als pdf-Dokumente auf, speichert diese im Format ‘Institution-Jahr.pdf’ (bspw. AHV-2020.pdf, Lohnausweis-2020.pdf) im Verzeichnis C:/ProgramData/Sage/Transmitter/Reports/ und öffnet die pdf-Datei(en) in dem als Standard definierten pdf-Reader. Die pdf-Dateien können auf der Hierarchieebene Jahresmeldung für alle aufbereiteten Institutionen (empfohlen) oder einzeln auf der Hierarchieebene der Institutionen aufbereitet werden. Damit können die aufbereiteten Jahresmeldungen vor der Weiterverarbeitung überprüft werden. Wurden die Jahresmeldungen als pdf-Dateien aufbereitet, die Jahresmeldung jedoch anschliessend mit Klick auf die Schaltfläche Löschen wieder gelöscht, verbleiben die Jahresmeldungen-pdf bis zum erneuten Aufruf des Menübefehls Lohnbuchhaltung - Online-Übermittlung Lohnmeldung im genannten Verzeichnis und werden erst mit dem erneuten Aufruf des Menübefehls Lohnbuchhaltung - Online-Übermittlung Lohnmeldung gelöscht

Schaltfläche Senden: diese Schaltfläche ist nur auf aktivierter Hierarchieebene Jahresmeldung aktiv. Klick auf die Schaltfläche übermittelt die gesamte Jahresmeldung an den Distributor. Dieser nimmt eine formale Validitätsprüfung der übermittelten xml-Datei vor. Nach erfolgter Übermittlung der Jahresmeldung wird die Schaltfläche ‘Senden’ deaktiviert und ‘Status abfragen’ aktiviert. Auf der Hierarchieebene Jahresmeldung wird ein geändertes Fortschrittssymbol angezeigt. Bei aktivierten Hierarchieebenen Jahresmeldung und Institutionen sind rechts unterschiedliche Informationen zu den erforderlichen Nachfolgeschritten ersichtlich:

Jahresmeldungen Status abfragen

Nach erfolgter Übermittlung der Jahresmeldung muss mit Klick auf die Schaltfläche ‘Status abfragen’ der Jahresmeldungs-Status abgefragt werden. Die Schaltfläche ist nur auf aktivierter Hierarchieebene Jahresmeldung aktiv:

Das Resultat der Statusabfrage wird anschliessend mit einem Dialog angezeigt. Bei fehlerfrei abgeschlossener Statusabfrage werden vom Distributor zwei xml-Dateien zurückgesandt und im Verzeichnis C:/ProgramData/Sage/Transmitter/Response/ gespeichert.

Jahresmeldungen freigeben

Nach fehlerfreier erfolgreicher Statusabfrage müssen die Jahresmeldungen einzelner Institutionen freigegeben werden. Die Institutionen ohne bzw. mit notwendiger Freigabe sind an unterschiedlichen Fortschritts-Symbolen in der Jahresmeldungs-Hierarchie sowie entsprechenden Hinweisen im Infobereich rechts ersichtlich. Die Schaltfläche ‘Freigeben’ ist also nur auf der Institutionen-Hierarchieebene und nur für einzelne Institutionen verfügbar:

Klick auf die Schaltfläche ‘Freigeben’ startet den Standard-Webbrowser und aktiviert die institutionsspezifische Freigabe-Seite des Distributors, auf welcher die Freigabe mit Klick auf die Schaltfläche ‘Validate Completion Credentials’ bestätigt werden muss:

Für die Freigabe besteht ein Zeitlimit von in der Regel einer Stunde. Ein überschrittenes Zeitlimit ist in der Jahresmeldungs-Hierarchie an einem entfernten Fortschrittssymbol erkennbar, im Informationsbereich rechts wird eine entsprechende Information angezeigt:

Nach Ablauf des Zeitlimits ohne Freigabe muss die Jahresmeldung der betroffenen Institution nochmals als reguläre Jahresmeldung und darf nicht als Ersatzmeldung aufbereitet werden. Ersatzmeldungen sind wie reguläre Jahresmeldungen wie in den vorangehenden Abschnitten beschrieben zu verarbeiten. Bei jeder neu erstellten Jahresmeldung wird die Jahresmeldungs-Hierarchie um eine neue Hierarchieebene erweitert. Die zuletzt erstellte Jahresmeldung wird dabei in der Hierarchie ganz oben eingefügt:

Jahresmeldungen Resultate abholen

Als letzter Schritt sind von den Institutionen schliesslich noch die Jahresmeldungs-Resultate abzuholen. Wenn alle bisher beschriebenen Schritte korrekt durchgeführt und fehlerfrei abgeschlossen wurden, sieht der Dialog ‘Online-Übermittlung Lohnmeldungen’ nach Abschluss der Freigaben etwa so aus:

Da die Resultate institutionsspezifisch sind, ist die Schaltfläche ‘Resultat abholen’ nur auf den Institutions-Hierarchiestufen verfügbar. Mit Klick auf die Schaltfläche ‘Resultat abholen’ wird die Online-Übermittlung der Jahresmeldung für die in der Hierarchie aktivierte Institution abgeschlossen. Dabei wird pro Institution eine xml-Datei übermittelt und im Verzeichnis C:/ProgramData/Sage/Transmitter/Response/ gespeichert. In der Jahresmeldungs-Hierarchie werden die Institutionen mit abgeholten Resultaten mit abgeschlossenem Fortschritts-Symbol dargestellt, im Informationsbereich rechts werden zusätzliche Informationen angezeigt:

Nachdem die Resultate aller Institutions-Jahresmeldungen abgeholt wurden, schliesst Sage Start die Jahresmeldungen-Hierarchie und zeigt die oberste Hierarchie-Ebene mit dem Fortschritts-Symbol ‘Abgeschlossen’ an:

Jahresmeldungen Ersatzmeldung

Nach erfolgreicher Übermittlung von Jahresmeldungen wird die übermittelte xml-Jahresmeldungsdatei vom Distributor formal validiert. Bei erfolgreicher Validitätsprüfung werden die institutionsspezifischen Jahresmeldungsdaten vom Distributor an die entsprechenden Institutionen (Ausgleichskassen, Sozialversicherungen, kantonale Steuerverwaltungen, Bundesamt für Statistik) weitergeleitet.

Wenn Sie nach diesem Schritt nachträglich noch Fehler in einzelnen Ihrer bereits übermittelten Jahresmeldungen feststellen, muss dafür eine Ersatzmeldung erstellt werden. Ersatzmeldungen sind keine Korrekturmeldungen, sondern ersetzen bereits übermittelte Jahresmeldungen. Wurde eine Jahresmeldung bereits komplett abgeschlossen, kann keine Ersatzmeldung mehr erstellt werden.

Die Schaltfläche ‘Ersatzmeldung’ des Dialogs Online-Übermittlung Lohnmeldungen ist nur auf der Hierarchieebene Jahresmeldung für bereits übermittelte, aber noch nicht abgeschlossene Jahresmeldungen verfügbar:

Nach Klick auf die Schaltfläche Ersatzmeldung werden die Vorgaben der ausgewählten Jahresmeldung im Dialog Jahresmeldungen - Ersatzmeldung angezeigt. Alle Institutions-Optionen (AHV, FAK, …) der ursprünglichen Jahresmeldung sind als Standard aktiviert. Durch Deaktivierung der Institutions-Optionen (AHV, FAK, …) wird definiert, für welche Institution keine Ersatzmeldung aufbereitet werden soll. Die Personentabelle im unteren Dialogbereich ist dabei schreibgeschützt:

Mit Klick auf die Schaltfläche Abbrechen wird die Erstellung einer Ersatzmeldung verworfen, bei Klick auf OK wird die Ersatzmeldung aufbereitet, in den Dialog Online-Übermittlung Lohnmeldungen übernommen und auf oberster Hierarchieebene positioniert:

Wie bei der regulären Jahresmeldung werden dabei zwei xml-Dateien erstellt und im Verzeichnis C:/ProgramData/Sage/Transmitter/Request/ gespeichert. Die weiteren Verarbeitungsschritte einer Ersatzmeldung sind dieselben wie vorgängig zu den regulären Jahresmeldungen beschrieben.

Hinweis: Wenn Sie Ersatzmeldungen übermitteln müssen, empfiehlt es sich, vorgängig die davon betroffenen Institutionen zu informieren.

Quellensteuer-Meldung

Über diesen Menüpunkt können Sie die monatliche Abrechnung der Quellensteuer (QST) erstellen und übermitteln.

Quellensteuer-Meldung aufbereiten

Mit dem Befehl Quellensteuer-Meldung der Schaltfläche Neu

wird der Dialog Quellensteuer zur Aufbereitung der Quellensteuerabrechnungen aktiviert. Bei der elektronischen Übermittlung von Quellensteuerabrechnungen muss die Quellensteuer grundsätzlich monatlich abgerechnet werden.

Schaltfläche Aufbereiten: Klick auf die Schaltfläche startet die Aufbereitung der Quellensteuerabrechnungen für den ausgewählten Monat sowie die aktivierten Kantone. Nach der Aufbereitung werden die in die Quellensteuerabrechnungen einfliessenden Personen in der Tabelle im unteren Bereich des Dialogs Quellensteuer mit aktivierter Option Senden aufgeführt:

Durch Deaktivierung der Option in der Spalte ‘Senden’ werden einzelne Personen von der Quellensteuerabrechnung ausgeschlossen. Mit Klick auf den Spaltentitel ‘Senden’ werden alle Personen deaktiviert oder (re-)aktiviert.

Schaltfläche OK: Klick auf die Schaltfläche speichert die aktivierten und aufbereiteten Quellensteuerabrechnungen in einer xml-Datei im Dateipfad C:/ProgramData/Sage/Transmitter/Request/ und schliesst den Dialog Quellensteuer. Die aufbereiteten Jahresmeldungen werden zur Weiterverarbeitung in den Hauptdialog ‘Elektronische Übermittlung Lohnmeldungen’ übernommen:

Schaltfläche Abbrechen: Klick auf die Schaltfläche verwirft die aufbereiteten Quellensteuerabrechnungen und schliesst den Dialog Quellensteuer

Auswahlfeld Monat: zur Auswahl des Quellensteuerabrechnungs-Monats

Optionen Alle Kantone, Kantonskürzel: zur Auswahl entweder aller Kantone, für welche im ausgewählten Monat individuelle Quellensteuerabzüge berechnet wurden, oder nur einzelner Kantone. Für Kantone mit schreibgeschützter Kantonskürzel-Option wurden im ausgewählten Monat keine individuellen Quellensteuerabzugsberechnungen vorgenommen

Eingabefeld Bemerkung: zur Eingabe einer Bemerkung oder Mitteilung zu den aktivierten und aufzubereitenden Quellensteuerabrechnungen

Option Testmeldung: bei Aktivierung dieser Option werden die Quellensteuerabrechnungen als Testmeldung an den Distributor zur formalen Validitätsprüfung gesendet. Als Testmeldungen deklarierte Quellensteuerabrechnungen werden vom Distributor nicht an die Endadressaten (kantonale Steuerverwaltungen) weitergeleitet

Personentabelle: in der Personentabelle werden die in der oder den aufbereiteten Quellensteuerabrechnungen einfliessenden Personen, aufsteigend sortiert nach Personalnummer, aufgeführt. Durch Deaktivierung der Option in der Spalte ‘Senden’ werden einzelne Personen von den entsprechenden Quellensteuerabrechnungen ausgeschlossen. Mit Klick auf den Spaltentitel ‘Senden’ werden alle Personen deaktiviert oder (re-)aktiviert

Quellensteuerabrechnungen senden

Nach der Aufbereitung von Quellensteuerabrechnungen stehen diese im Dialog ‘Online Übermittlung Lohnmeldungen’ zum Versand an den Distributor bereit, können (bspw. zur vorgängigen Kontrolle, aber auch zur Ablage als Datei oder in gedruckter Form) als pdf-Dokument aufbereitet werden oder - solange noch keine Übermittlung erfolgte – komplett wieder gelöscht werden:

Nach Übermittlung der Quellensteuerabrechnungen werden diese an die entsprechenden kantonalen Steuerämter übermittelt. Wenn Sie nach diesem Schritt nachträglich noch Fehler in einzelnen Ihrer Quellensteuerabrechnungen feststellen, muss dafür eine Ersatzmeldung erstellt werden. Ersatzmeldungen sind keine Korrekturmeldungen, sondern ersetzen bereits übermittelte Quellensteuerabrechnungen.

Schaltfläche Löschen: ist nur aktiv, wenn die aufbereiteten Quellensteuerabrechnungen noch nicht mit Klick auf die Schaltfläche Senden an den Distributor übermittelt wurde. Klick auf die Schaltfläche entfernt die gesamte Quellensteuerabrechnungs-Meldung und löscht die bei der Aufbereitung der Quellensteuerabrechnungen erstellte xml-Datei

Schaltfläche PDF erstellen: Klick auf die Schaltfläche bereitet die aktivierten aufbereiteten kantonalen Quellensteuerabrechnungen als pdf-Dokumente auf, speichert diese im Format ‘Quellensteuer-Monat-Jahr_Kanton_Kantonskürzel.pdf’ (bspw. Quellensteuer-01-2020_KantonBE_BE.pdf) im Verzeichnis C:/ProgramData/Sage/Transmitter/Reports/ und öffnet die pdf-Datei(en) in dem als Standard definierten pdf-Reader. Die pdf-Dateien können auf der Hierarchieebene QST-Abrechnung für alle aufbereiteten Kantone (empfohlen) oder einzeln auf der Hierarchieebene der Kantone aufbereitet werden. Damit können die aufbereiteten Quellensteuerabrechnungen vor der Weiterverarbeitung überprüft werden. Wurden die Quellensteuerabrechnungen als pdf-Dateien aufbereitet, die Quellensteuerabrechnungs-Meldung jedoch anschliessend mit Klick auf die Schaltfläche Löschen wieder gelöscht, verbleiben die Quellensteuerabrechnungs-pdf bis zum erneuten Aufruf des Menübefehls Lohnbuchhaltung - Online-Übermittlung Lohnmeldung im genannten Verzeichnis und werden erst mit dem erneuten Aufruf des Menübefehls Lohnbuchhaltung - Online-Übermittlung Lohnmeldung gelöscht

Schaltfläche Senden: diese Schaltfläche ist nur auf aktivierter Hierarchieebene QST-Abrechnung aktiv. Klick auf die Schaltfläche übermittelt die gesamte Quellensteuerabrechnungs-Meldung an den Distributor. Dieser nimmt eine formale Validitätsprüfung der übermittelten xml-Datei vor. Nach erfolgter Übermittlung der Quellensteuerabrechnungs-Meldung wird die Schaltfläche ‘Senden’ deaktiviert und ‘Status abfragen’ aktiviert. Auf der Hierarchieebene QST-Abrechnung wird ein geändertes Fortschrittssymbol angezeigt. Bei aktivierten Hierarchieebenen QST-Abrechnung und KSTV Kantonskürzel sind rechts unterschiedliche Informationen zu den erforderlichen Nachfolgeschritten ersichtlich:

Quellensteuerabrechnungen Status abfragen

Nach erfolgter Übermittlung der Quellensteuerabrechnungen muss mit Klick auf die Schaltfläche ‘Status abfragen’ der Quellensteuerabrechnung-Meldungs-Status abgefragt werden. Die Schaltfläche ist nur auf aktivierter Hierarchieebene QST-Abrechnung aktiv:

Das Resultat der Statusabfrage wird anschliessend mit einem Dialog angezeigt. Bei fehlerfrei abgeschlossener Statusabfrage werden vom Distributor zwei xml-Dateien zurückgesandt und im Verzeichnis C:/ProgramData/Sage/Transmitter/Response/ gespeichert.

Quellensteuerabrechnungen freigeben

Nach fehlerfreier erfolgreicher Statusabfrage müssen die Quellensteuerabrechnungen der einzelnen Kantone freigegeben werden. Die Schaltfläche ‘Freigeben’ ist also nur auf der Hierarchieebene KSTV Kanton verfügbar:

Klick auf die Schaltfläche ‘Freigeben’ startet den Standard-Webbrowser und aktiviert die steuerkantonsspezifische Freigabe-Seite des Distributors, auf welcher die Freigabe mit Klick auf die Schaltfläche ‘Validate Completion Credentials’ bestätigt werden muss:

Für die Freigabe besteht ein Zeitlimit von in der Regel einer Stunde. Ein überschrittenes Zeitlimit ist in der Jahresmeldungs-Hierarchie an einem entfernten Fortschrittssymbol erkennbar, im Informationsbereich rechts wird eine entsprechende Information angezeigt:

Nach Ablauf des Zeitlimits ohne Freigabe müssen die Quellensteuerabrechnungen der betroffenen Kantone nochmals als reguläre Quellensteuerabrechnung und dürfen nicht als Ersatzmeldung aufbereitet werden. Ersatzmeldungen sind wie reguläre Quellensteuerabrechnungen wie in den vorangehenden Abschnitten beschrieben zu verarbeiten. Bei jeder neu erstellten QST-Abrechnung wird die Quellensteuerabrechnungs-Hierarchie um eine neue Hierarchieebene erweitert. Die zuletzt erstellte QST-Abrechnung wird dabei in der Hierarchie ganz oben eingefügt:

Quellensteuerabrechnungen Resultate abholen

Als letzter Schritt sind von den kantonalen Steuerverwaltungen schliesslich noch die Quellensteuerabrechnungs-Resultate abzuholen. Wenn alle bisher beschriebenen Schritte korrekt durchgeführt und fehlerfrei abgeschlossen wurden, sieht der Dialog ‘Online-Übermittlung Lohnmeldungen’ nach Abschluss der Freigaben etwa so aus:

Da die Resultate steuerkantonsspezifisch sind, ist die Schaltfläche ‘Resultat abholen’ nur auf den Hierarchiestufen KSTV Kanton verfügbar. Mit Klick auf die Schaltfläche ‘Resultat abholen’ wird die Online-Übermittlung der Quellensteuerabrechnung für den in der Hierarchie aktivierten Steuerkanton abgeschlossen. Dabei wird pro Steuerkanton eine xml-Datei übermittelt und im Verzeichnis C:/ProgramData/Sage/Transmitter/Response/ gespeichert. In der Quellensteuerabrechnungs-Hierarchie werden die Kantone mit abgeholten Resultaten mit abgeschlossenem Fortschritts-Symbol dargestellt, im Informationsbereich rechts werden zusätzliche Informationen angezeigt:

Nachdem die Resultate aller kantonalen Quellensteuerabrechnungen abgeholt wurden, schliesst Sage Start die Quellensteuerabrechnungs-Hierarchie und zeigt die oberste Hierarchie-Ebene mit dem Fortschritts-Symbol ‘Abgeschlossen’ an:

Quellensteuerabrechnungen Ersatzmeldung

Nach erfolgreicher Übermittlung von Quellensteuerabrechnungen wird die übermittelte xml-Quellensteuerabrechnungsdatei vom Distributor formal validiert. Bei erfolgreicher Validitätsprüfung werden die kantonsspezifischen Quellensteuerabrechnungen vom Distributor an die betreffenden kantonalen Steuerverwaltungen weitergeleitet.

Wenn Sie nach diesem Schritt nachträglich noch Fehler in einzelnen Ihrer bereits übermittelten Quellensteuerabrechnungen feststellen, muss dafür eine Ersatzmeldung erstellt werden. Ersatzmeldungen sind keine Korrekturmeldungen, sondern ersetzen bereits übermittelte Quellensteuerabrechnungen. Wurde eine Quellensteuerabrechnungs-Meldung bereits komplett abgeschlossen, kann keine Ersatzmeldung mehr erstellt werden.

Die Schaltfläche ‘Ersatzmeldung’ des Dialogs Online-Übermittlung Lohnmeldungen ist nur auf der Hierarchieebene QST-Abrechnung für bereits übermittelte, aber noch nicht abgeschlossene Quellensteuerabrechnungen verfügbar:

Nach Klick auf die Schaltfläche Ersatzmeldung werden die Vorgaben der ausgewählten Quellensteuerabrechnungen im Dialog Quellensteuer - Ersatzmeldung angezeigt. Alle Kantonskürzel-Optionen der ursprünglichen Quellensteuerabrechnungen sind als Standard aktiviert. Durch Deaktivierung der Kantonskürzel-Optionen wird definiert, für welche Kantone keine Quellensteuer-Ersatzmeldung aufbereitet werden soll. Die Personentabelle im unteren Dialogbereich ist dabei schreibgeschützt:

Mit Klick auf die Schaltfläche Abbrechen wird die Erstellung einer Ersatzmeldung verworfen, bei Klick auf OK wird die Ersatzmeldung aufbereitet, in den Dialog Online-Übermittlung Lohnmeldungen übernommen und auf oberster Hierarchieebene positioniert:

Wie bei den regulären Quellensteuerabrechnungen wurden dabei zwei xml-Dateien erstellt und im Verzeichnis C:/ProgramData/Sage/Transmitter/Request/ gespeichert. Die weiteren Verarbeitungsschritte einer Quellensteuerabrechnungs-Ersatzmeldung sind dieselben wie vorgängig zu den regulären Quellensteuerabrechnungen beschrieben.

Hinweis: Wenn Sie Quellensteuer-Ersatzmeldungen übermitteln müssen, empfiehlt es sich, vorgängig die davon betroffenen kantonalen Steuerbehörden zu informieren.

Lohnstrukturerhebung

Hinweis: Die Lohnstrukturerhebung wird alle zwei Jahre mit Stichtag 31. Oktober durchgeführt. Unternehmen oder Betriebe, welche zur Teilnahme an der Lohnstrukturerhebung verpflichtet sind, werden vom Bundesamt für Statistik darüber informiert.

Lohnstrukturerhebung aufbereiten

Mit dem Befehl Jahresmeldung der Schaltfläche Neu

wird der Dialog Jahresmeldungen zur Aufbereitung der alle zwei Jahre einzureichenden Lohnstrukturerhebung des Bundesamts für Statistik (Stichtag 31. Oktober, letztes Abgabedatum 31. März des Folgejahres) sowie der Jahresmeldungen (alle Sozialversicherungsabrechnungen ohne BVG, Lohnausweise) aktiviert:

Schaltfläche Aufbereiten: Klick auf die Schaltfläche startet nach Aktivierung der Option Lohnstrukturerhebung die Aufbereitung Lohnstrukturerhebung. Nach der Aufbereitung der Lohnstrukturerhebung werden die in diese einfliessenden Personen in der Tabelle im unteren Bereich des Dialogs Jahresmeldungen aufgeführt:

Durch Deaktivierung der Option in der Spalte ‘Senden’ werden einzelne Personen von der Lohnstrukturerhebung ausgeschlossen. Mit Klick auf den Spaltentitel ‘Senden’ werden alle Personen deaktiviert oder (re-)aktiviert.  

Schaltfläche OK: Klick auf die Schaltfläche speichert die aufbereitete Lohnstrukturerhebung in einer xml-Datei im Dateipfad C:/ProgramData/Sage/Transmitter/Request/ und schliesst den Dialog Jahresmeldungen. Die aufbereiteten Jahresmeldungen werden zur Weiterverarbeitung in den Hauptdialog ‘Online-Übermittlung Lohnmeldungen’ übernommen:

Schaltfläche Abbrechen: Klick auf die Schaltfläche verwirft die aufbereitete Lohnstrukturerhebung und schliesst den Dialog Jahresmeldungen

Option Lohnstrukturerhebung: muss aktiviert werden, um die Lohnstrukturerhebung mit Klick auf die Schaltfläche Aufbereiten aufzubereiten

Eingabefeld Bemerkung: zur Eingabe einer Bemerkung oder Mitteilung zur aufzubereitenden Lohnstrukturerhebung

Option Testmeldung: bei Aktivierung dieser Option kann die Lohnstrukturerhebung an den Distributor zur formalen Validitätsprüfung gesendet werden. Eine als Testmeldung deklarierte Lohnstrukturerhebung wird vom Distributor nicht an das Bundesamt für Statistik weitergeleitet

Personentabelle: in der Personentabelle werden die in der aufbereiteten Lohnstrukturerhebung einfliessenden Personen, aufsteigend sortiert nach Personalnummer, aufgeführt. Durch Deaktivierung der Option in der Spalte ‘Senden’ werden einzelne Personen von der Lohnstrukturerhebung ausgeschlossen. Mit Klick auf den Spaltentitel ‘Senden’ werden alle Personen deaktiviert oder (re-)aktiviert

Lohnstrukturerhebung senden

Nach der Aufbereitung der Lohnstrukturerhebung steht diese im Dialog ‘Online-Übermittlung Lohnmeldungen’ zum Versand an das Bundesamt für Statistik bereit. Die aufbereitete Lohnstrukturerhebung kann (bspw. zur vorgängigen Kontrolle, aber auch zur Ablage als Datei oder in gedruckter Form) als pdf-Dokument aufbereitet werden oder - solange noch keine Übermittlung erfolgte – komplett wieder gelöscht werden:

Nach Übermittlung der Lohnstrukturerhebung werden deren Daten an das Bundesamt für Statistik übermittelt. Wenn Sie nach diesem Schritt nachträglich noch Fehler der Lohnstrukturerhebung feststellen, muss dafür eine Ersatzmeldung erstellt werden. Ersatzmeldungen sind keine Korrekturmeldungen, sondern ersetzen eine bereits übermittelte Lohnstrukturerhebung.

Schaltfläche Löschen: ist nur aktiv, wenn die aufbereitete Lohnstrukturerhebung noch nicht mit Klick auf die Schaltfläche Senden an den Distributor übermittelt wurde. Klick auf die Schaltfläche entfernt die gesamte Jahresmeldung und löscht die bei der Aufbereitung der Lohnstrukturerhebung erstellte xml-Datei

Schaltfläche PDF erstellen: Klick auf die Schaltfläche bereitet die aufbereitete Lohnstrukturerhebung auf dem offiziellen Formular des Bundesamtes für Statistik als pdf-Dokument auf, speichert diese im Format ‘Lohnstrukturerhebung-Jahr.pdf’ (bspw. Lohnstrukturerhebung -2020.pdf) im Verzeichnis C:/ProgramData/Sage/Transmitter/Reports/ und öffnet die pdf-Datei(en) in dem als Standard definierten pdf-Reader. Damit kann die aufbereitete Lohnstrukturerhebung vor der Weiterverarbeitung überprüft werden. Wurde die Lohnstrukturerhebung als pdf-Dateien aufbereitet, jedoch anschliessend mit Klick auf die Schaltfläche Löschen wieder gelöscht, verbleiben das Lohnstrukturerhebungs-pdf bis zum erneuten Aufruf des Menübefehls Lohnbuchhaltung - Online-Übermittlung Lohnmeldung im genannten Verzeichnis und wird erst mit dem erneuten Aufruf des Menübefehls Lohnbuchhaltung - Online-Übermittlung Lohnmeldung gelöscht

Schaltfläche Senden: diese Schaltfläche ist nur auf aktivierter Hierarchieebene Jahresmeldung aktiv. Klick auf die Schaltfläche übermittelt die Lohnstrukturerhebung an den Distributor. Dieser nimmt eine formale Validitätsprüfung der übermittelten xml-Datei vor. Nach erfolgter Übermittlung der Jahresmeldung wird die Schaltfläche ‘Senden’ deaktiviert und ‘Status abfragen’ aktiviert. Auf der Hierarchieebene Jahresmeldung wird ein geändertes Fortschrittssymbol angezeigt. Bei aktivierten Hierarchieebenen Jahresmeldung und Lohnstrukturerhebung sind rechts unterschiedliche Informationen zu den erforderlichen Nachfolgeschritten ersichtlich:

Lohnstrukturerhebung Status abfragen

Nach erfolgter Übermittlung der Lohnstrukturerhebung muss mit Klick auf die Schaltfläche ‘Status abfragen’ der Lohnstrukturerhebung-Meldungs-Status abgefragt werden. Die Schaltfläche ist nur auf aktivierter Hierarchieebene Jahresmeldung aktiv:

Das Resultat der Statusabfrage wird anschliessend mit einem Dialog angezeigt. Bei fehlerfrei abgeschlossener Statusabfrage werden vom Distributor zwei xml-Dateien zurückgesandt und im Verzeichnis C:/ProgramData/Sage/Transmitter/Response/ gespeichert.

Lohnstrukturerhebung freigeben

Nach fehlerfreier erfolgreicher Statusabfrage muss die Lohnstrukturerhebung freigegeben werden. Die Schaltfläche ‘Freigeben’ ist nur auf der Institutions-Hierarchieebene BfS verfügbar:

Klick auf die Schaltfläche ‘Freigeben’ startet den Standard-Webbrowser und aktiviert die Freigabe-Seite BfS des Distributors, auf welcher die Freigabe mit Klick auf die Schaltfläche ‘Validate Completion Credentials’ bestätigt werden muss:

Für die Freigabe besteht ein Zeitlimit von in der Regel einer Stunde. Ein überschrittenes Zeitlimit ist in der Jahresmeldungs-Hierarchie an einem entfernten Fortschrittssymbol erkennbar, im Informationsbereich rechts wird eine entsprechende Information angezeigt:

Nach Ablauf des Zeitlimits ohne Freigabe muss die Lohnstrukturerhebung nochmals als reguläre Jahresmeldung und darf nicht als Ersatzmeldung aufbereitet werden. Eine Ersatzmeldung ist wie die reguläre Lohnstrukturerhebungs-Meldung wie in den vorangehenden Abschnitten beschrieben zu verarbeiten. Bei jeder neu erstellten Jahresmeldung wird die Jahresmeldungs-Hierarchie um eine neue Hierarchieebene erweitert. Die zuletzt erstellte Jahresmeldung wird dabei in der Hierarchie ganz oben eingefügt:

Lohnstrukturerhebung Resultate abholen

Als letzter Schritt sind vom Bundesamt für Statistik schliesslich noch die Lohnstrukturerhebungs-Resultate abzuholen. Wenn alle bisher beschriebenen Schritte korrekt durchgeführt und fehlerfrei abgeschlossen wurden, sieht der Dialog ‘Online-Übermittlung Lohnmeldungen’ nach Abschluss der Lohnstrukturerhebungs-Freigabe etwa so aus:

Die Schaltfläche ‘Resultat abholen’ ist nur auf der Hierarchiestufe Lohnstrukturerhebung verfügbar. Mit Klick auf die Schaltfläche ‘Resultat abholen’ wird die Online-Übermittlung der Lohnstrukturerhebung abgeschlossen. Dabei wird eine xml-Datei übermittelt und im Verzeichnis C:/ProgramData/Sage/Transmitter/Response/ gespeichert. In der Jahresmeldungs-Hierarchie werden alle Stufen mit abgeschlossenem Fortschritts-Symbol dargestellt, im Informationsbereich rechts werden zusätzliche Informationen angezeigt:

Nachdem die Resultate der Lohnstrukturerhebung abgeholt wurden, schliesst Sage Start die Jahresmeldungen-Hierarchie und zeigt die oberste Hierarchie-Ebene mit dem Fortschritts-Symbol ‘Abgeschlossen’ an:

Lohnstrukturerhebung Ersatzmeldung

Nach erfolgreicher Übermittlung der Lohnstrukturerhebung wird die übermittelte xml-Jahresmeldungsdatei vom Distributor formal validiert. Bei erfolgreicher Validitätsprüfung werden die Lohnstrukturerhebungs-Daten vom Distributor an das Bundesamt für Statistik weitergeleitet.

Wenn Sie nach diesem Schritt nachträglich noch Fehler Ihrer bereits übermittelten Lohnstrukturerhebung feststellen, muss dafür eine Ersatzmeldung erstellt werden. Ersatzmeldungen sind keine Korrekturmeldungen, sondern ersetzen eine bereits übermittelte Lohnstrukturerhebung. Wurde eine Lohnstrukturerhebung bereits komplett abgeschlossen, kann keine Ersatzmeldung mehr erstellt werden.

Die Schaltfläche ‘Ersatzmeldung’ des Dialogs Online-Übermittlung Lohnmeldungen ist nur auf der Hierarchieebene Jahresmeldung für eine bereits übermittelte, aber noch nicht abgeschlossene Lohnstrukturerhebung verfügbar:

Nach Klick auf die Schaltfläche Ersatzmeldung werden die Vorgaben der ausgewählten Jahresmeldung im Dialog Jahresmeldungen - Ersatzmeldung angezeigt. Alle Institutions-Optionen (AHV, FAK, …, Lohnstrukturerhebung) der ursprünglichen Jahresmeldung sind als Standard aktiviert. Durch Deaktivierung der Institutions-Optionen (AHV, FAK, …, Lohnstrukturerhebung) wird definiert, für welche Institution keine Ersatzmeldung aufbereitet werden soll. Die Personentabelle im unteren Dialogbereich ist dabei schreibgeschützt:

Mit Klick auf die Schaltfläche Abbrechen wird die Erstellung der Lohnstrukturerhebungs-Ersatzmeldung verworfen, bei Klick auf OK wird die Ersatzmeldung aufbereitet, in den Dialog Online-Übermittlung Lohnmeldungen übernommen und auf oberster Hierarchieebene positioniert:

Wie bei der regulären Lohnstrukturerhebungs-Meldung werden dabei zwei xml-Dateien erstellt und im Verzeichnis C:/ProgramData/Sage/Transmitter/Request/ gespeichert. Die weiteren Verarbeitungsschritte der Lohnstrukturerhebungs-Ersatzmeldung sind dieselben wie vorgängig zur regulären Lohnstrukturerhebung beschrieben.

Hinweis: Wenn Sie eine Lohnstrukturerhebungs-Ersatzmeldung übermitteln müssen, empfiehlt es sich, vorgängig das Bundesamt für Statistik darüber zu informieren.

Ein- und Austrittsmeldungen AHV

AHV-Mutationsmeldungen aufbereiten

Mit dem Befehl AHV Ein-/Austritte der Schaltfläche Neu

wird der Dialog AHV Ein-/Austritte zur Aufbereitung der AHV-Mutationsmeldungen aktiviert:

Schaltfläche Aufbereiten: Klick auf die Schaltfläche startet die Aufbereitung der AHV-Mutationsmeldungen für die in den Datumsfeldern Von, Bis definierte Periode. Nach der Aufbereitung der AHV-Mutationsmeldung werden die in diese einfliessenden Personen in der Tabelle im unteren Bereich des Dialogs AHV Ein-/Austritte aufgeführt:

Durch Deaktivierung der Option in der Spalte ‘Senden’ werden einzelne Personen von der AHV-Mutationsmeldung ausgeschlossen. Mit Klick auf den Spaltentitel ‘Senden’ werden alle Personen deaktiviert oder (re-)aktiviert.

Schaltfläche OK: Klick auf die Schaltfläche speichert die aufbereitete AHV-Mutationsmeldung in einer xml-Datei im Dateipfad C:/ProgramData/Sage/Transmitter/Request/ und schliesst den Dialog AHV Ein-/Austritte. Die aufbereiteten AHV-Mutationsmeldung wird zur Weiterverarbeitung in den Hauptdialog ‘Online-Übermittlung Lohnmeldungen’ übernommen:

Schaltfläche Abbrechen: Klick auf die Schaltfläche verwirft die aufbereitete AHV-Mutationsmeldung und schliesst den Dialog AHV Ein-/Austritte

Datumsfelder Von, Bis: zur Definition der AHV-Mutationsperiode durch Eingabe oder Auswahl korrekter und gültiger Datumswerte

Eingabefeld Bemerkung: zur Eingabe einer Bemerkung oder Mitteilung zu der aufzubereitenden AHV-Mutationsmeldung

Option Testmeldung: bei Aktivierung dieser Option wird die AHV-Mutationsmeldung als Testmeldung an den Distributor zur formalen Validitätsprüfung gesendet. Als Testmeldungen deklarierte AHV-Mutationsmeldungen werden vom Distributor nicht an die Endadressaten (Ausgleichskassen) weitergeleitet

Personentabelle: in der Personentabelle werden die in der aufbereiteten AHV-Mutationsmeldung einfliessenden Personen, aufsteigend sortiert nach Personalnummer, aufgeführt. Durch Deaktivierung der Option in der Spalte ‘Senden’ werden einzelne Personen von den entsprechenden Jahresmeldungen ausgeschlossen. Mit Klick auf den Spaltentitel ‘Senden’ werden alle Personen deaktiviert oder (re-)aktiviert

AHV-Mutationsmeldung senden

Nach der Aufbereitung einer AHV-Mutationsmeldung steht diese im Dialog ‘Online-Übermittlung Lohnmeldungen’ zum Versand an den Distributor bereit, kann (bspw. zur vorgängigen Kontrolle, aber auch zur Ablage als Datei oder in gedruckter Form) als pdf-Dokument aufbereitet werden oder - solange noch keine Übermittlung erfolgte – komplett wieder gelöscht werden:

Nach Übermittlung der AHV-Mutationsmeldung werden die Daten an die betroffenen Ausgleichskassen übermittelt. Wenn Sie nach diesem Schritt nachträglich noch Fehler in Ihrer AHV-Mutationsmeldung feststellen, muss dafür eine Ersatzmeldung erstellt werden. Ersatzmeldungen sind keine Korrekturmeldungen, sondern ersetzen eine bereits übermittelte AHV-Mutationsmeldung.

Schaltfläche Löschen: ist nur aktiv, wenn die aufbereitete AHV-Mutationsmeldung noch nicht mit Klick auf die Schaltfläche Senden an den Distributor übermittelt wurde. Klick auf die Schaltfläche entfernt die gesamte AHV-Mutationsmeldung und löscht die bei der Aufbereitung der AHV-Mutationsmeldung erstellte xml-Datei

Schaltfläche Senden: diese Schaltfläche ist nur auf aktivierter Hierarchieebene AHV Ein-/Austritte aktiv. Klick auf die Schaltfläche übermittelt die AHV-Mutationsmeldung an den Distributor. Dieser nimmt eine formale Validitätsprüfung der übermittelten xml-Datei vor. Nach erfolgter Übermittlung der AHV-Mutationsmeldung wird die Schaltfläche ‘Senden’ deaktiviert und ‘Status abfragen’ aktiviert. Auf der Hierarchieebene AHV Ein-/Austritte wird ein geändertes Fortschrittssymbol angezeigt. Bei aktivierten Hierarchieebenen AHV Ein-/Austritte und AHV sind rechts unterschiedliche Informationen zu den erforderlichen Nachfolgeschritten ersichtlich:

AHV-Mutationsmeldung Status abfragen

Nach erfolgter Übermittlung der AHV-Mutationsmeldung muss mit Klick auf die Schaltfläche ‘Status abfragen’ deren Status abgefragt werden. Die Schaltfläche ist nur auf aktivierter Hierarchieebene AHV Ein-/Austritte aktiv:

Das Resultat der Statusabfrage wird anschliessend mit einem Dialog angezeigt. Bei fehlerfrei abgeschlossener Statusabfrage werden vom Distributor zwei xml-Dateien zurückgesandt und im Verzeichnis C:/ProgramData/Sage/Transmitter/Response/ gespeichert.

Eine Freigabe ist für AHV-Mutationsmeldungen nicht notwendig. Nach erfolgreicher Statusabfrage wird die AHV-Mutationsmeldung mit Schritt 6 ‘Resultat abholen’ abgeschlossen.

AHV-Mutationsmeldung Resultate abholen

Als letzter Schritt sind von den Ausgleichskassen schliesslich noch die AHV-Mutationsmeldungs-Resultate abzuholen. Wenn alle bisher beschriebenen Schritte korrekt durchgeführt und fehlerfrei abgeschlossen wurden, sieht der Dialog ‘Online-Übermittlung Lohnmeldungen’ nach Abschluss der Freigaben etwa so aus:

Die Schaltfläche ‘Resultat abholen’ nur auf der Hierarchiestufe AHV verfügbar. Mit Klick auf die Schaltfläche ‘Resultat abholen’ wird die Online-Übermittlung der AHV-Mutationsmeldung abgeschlossen. Dabei wird eine xml-Datei übermittelt und im Verzeichnis C:/ProgramData/Sage/Transmitter/Response/ gespeichert. In der AHV Ein-/Austritts-Hierarchie werden die abgeholten Resultate mit abgeschlossenem Fortschritts-Symbol dargestellt, im Informationsbereich rechts werden zusätzliche Informationen angezeigt:

Nach Abschluss der AHV-Mutationsmeldungen kann deren Rückmeldung mit Klick auf die Schaltfläche ‘PDF erstellen’ als pdf-Dokument gedruckt oder gespeichert werden. Die Schaltfläche ‘PDF erstellen’ ist nur auf den beiden untergeordneten Hierarchieebenen verfügbar, bereitet die AHV-Mutationen-Rückmeldung auf und startet den als Standard definierten pdf-Reader zur Anzeige des generierten Dokuments. Die dabei erstellte Datei ‘AHV-Versicherungsnachweis-(Jahr).pdf (bspw. AHV-Versicherungsnachweis-2020.pdf) wird im Verzeichnis C:/ProgramData/Sage/Transmitter/Reports/ gespeichert.

Nachdem die Resultate der AHV-Mutationsmeldung abgeholt wurden, schliesst Sage Start die AHV Ein-/Austritts-Hierarchie und zeigt die oberste Hierarchie-Ebene mit dem Fortschritts-Symbol ‘Abgeschlossen’ an:

AHV-Mutationsmeldung Ersatzmeldung

Nach erfolgreicher Übermittlung von AHV-Mutationsmeldungen wird die übermittelte xml-Jahresmeldungsdatei vom Distributor formal validiert. Bei erfolgreicher Validitätsprüfung werden die AHV-Mutationsmeldungsdaten vom Distributor an die entsprechenden Ausgleichskassen weitergeleitet.

Wenn Sie nach diesem Schritt nachträglich noch Fehler in Ihren bereits übermittelten AHV-Mutationsmeldungen feststellen, muss dafür eine Ersatzmeldung erstellt werden. Ersatzmeldungen sind keine Korrekturmeldungen, sondern ersetzen bereits übermittelte AHV-Mutationsmeldungen. Wurde eine AHV-Mutationsmeldung bereits komplett abgeschlossen, kann keine Ersatzmeldung mehr erstellt werden.

Die Schaltfläche ‘Ersatzmeldung’ des Dialogs Online-Übermittlung Lohnmeldungen ist nur auf der Hierarchieebene AHV Ein-/Austritte für bereits übermittelte, aber noch nicht abgeschlossene AHV-Mutationsmeldungen verfügbar:

Nach Klick auf die Schaltfläche Ersatzmeldung werden die Vorgaben der ausgewählten AHV-Mutationsmeldung im Dialog AHV Ein-/Austritte - Ersatzmeldung angezeigt. Die Personentabelle im unteren Dialogbereich ist dabei schreibgeschützt:

Mit Klick auf die Schaltfläche Abbrechen wird die Erstellung einer Ersatzmeldung verworfen, bei Klick auf OK wird die Ersatzmeldung aufbereitet, in den Dialog Online-Übermittlung Lohnmeldungen übernommen und auf oberster Hierarchieebene positioniert:

Wie bei der regulären AHV-Mutationsmeldung wird dabei eine xml-Datei erstellt und im Verzeichnis C:/ProgramData/Sage/Transmitter/Request/ gespeichert. Die weiteren Verarbeitungsschritte einer Ersatzmeldung sind dieselben wie vorgängig zu den regulären AHV-Mutationsmeldungen beschrieben.

Einstellungen

Mit Klick auf die Schaltfläche Einstellungen

wird der Dialog Einstellungen aktiviert. In diesem sollte, allenfalls mit Ausnahme der beiden Optionen ‘Lohnausweis Adresse auf rechter Seite’ sowie ‘Nach dem Senden automatisch Status abholen’, nichts geändert werden.

Schaltfläche Zertifikat installieren: Klick auf die Schaltfläche aktiviert einen Dialog, um die drei erforderlichen Zertifikate bei Windows zu registrieren. Die Zertifikate befinden sich unter C:/Programme(x86)/Sage/SageStart/Transmitter/Cert/. Anschliessend müssen Personen- und Client-Zertifikat in den Feldern Person-Zertifikat und Client-Zertifikat nach Klick auf die Schaltflächen Auswählen hinzugefügt werden. Bei der Installation von Sage Start werden die gültigen Zertifikate korrekt installiert und registriert.

Schaltfläche ELM Webseite: Klick auf die Schaltfläche startet den Standard-Browser und aktiviert die Distributor-Webseite, um Lohnmeldungen manuell hochzuladen. Diese Vorgehensweise wird nicht empfohlen.

Schaltfläche Installation prüfen: Klick auf die Schaltfläche führt einen Übermittlungstest für Umlaute und Sonderzeichen sowie eine Addition und Subtraktion mit dem im Feld Operand angegebenen Wert durch und zeigt das Resultat in einem Info-Dialog an:

Schaltfläche Verbindung prüfen: Klick auf die Schaltfläche prüft den Zeitunterschied zwischen lokalem Client und dem Distributor-Server und zeigt das Resultat in einem Info-Dialog an.

Schaltfläche OK: speichert Mutationen und schliesst den Dialog Einstellungen.

Schaltfläche Schliessen: schliesst den Dialog Einstellungen ohne Änderungen zu speichern.

Option Lohnausweis Adresse auf rechter Seite: bei Deaktivierung dieser als Standard aktivierten Option werden die Lohnausweis-Adressen links gedruckt.

Option Nach dem Senden automatisch Status abholen: bei Aktivierung dieser Option werden nach dem Versand von Lohnmeldungen deren Status-Rückmeldungen automatisch vom Distributor angefordert.

Feld Distributor URL: zur Anzeige der Distributor-URL, an welche die Lohnmeldungen übermittelt werden. Der Distributor validiert die übermittelten Lohnmeldungen formal und leitet diese bei erfolgreicher Validierung an die entsprechenden Institutionen (Sozialversicherer, kantonale Steuerbehörden, Bundesamt für Statistik) weiter.

Felder Distributor-Zertifikat, Client-Zertifikat: zeigt Paramater der installierten und registrierten Distributor- und Client-Zertifikate an. Konsultieren Sie bei leeren Feldern die Erläuterungen des Abschnitts Schaltfläche Zertifikat installieren.

Option Proxy-Server: bei aktivierter Option wird der Schreibschutz der Felder Host Port, Benutzername und Passwort zur Angabe der entsprechenden korrekten und gültigen Werte bei Verwendung eines Proxy-Servers deaktiviert.

Feld Operand: zur Angabe eines beliebigen Wertes, welcher bei einer Addition und Subtraktion nach Klick auf die Schaltfläche Installation prüfen verwendet wird.

Option Offline-Betrieb: bei Aktivierung der Option wird die Verbindung zum Distributor deaktiviert und die Lohnmeldungen müssen nach Klick auf die Schaltfläche ELM Webseite manuell zum Distributor hochgeladen werden. Diese Vorgehensweise wird nicht empfohlen.

Lohnarten

Mit Klick auf die Schaltfläche Lohnarten

wird der Dialog Lohnarten aktiviert. In diesem müssen die abrechnungs- und meldungsrelevanten Sozialversicherungs-, Familienzulagen-, Quellensteuer- und Statistik-Lohnarten den dafür vorgesehenen Lohnartengruppen zugewiesen werden.

Bei der Auslieferung von Sage Start sind die Lohnarten des unveränderten Standard-Lohnartenstamms den Lohnartengruppen korrekt zugewiesen.

Wurde der Standard-Lohnartenstamm um benutzerdefinierte Lohnarten erweitert, muss die Lohnartenzuweisung überprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Weitere Lohnarten werden einer Gruppe im Spaltenfeld Wert durch Angabe der Lohnartennummer mit vorangehendem Komma und ohne Leerzeichen hinzugefügt. Mit Klick auf die Schaltfläche OK werden Mutationen gespeichert und der Dialog Lohnarten geschlossen. Klick auf die Schaltfläche Schliessen schliesst den Dialog Lohnarten und verwirft dabei allenfalls vorgenommene Mutationen.

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