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Kundenbelege verwalten

Unter «Kunden» – «Kundenbelege » finden Sie eine Übersicht über alle bereits erstellten Kundenbelege.

In diesem Fenster werden alle erstellten und gespeicherten Kundendokumente (Offerten, Lieferscheine, Rechnungen etc.) angezeigt und können über die verschiedenen Schaltflächen bearbeitet werden.

Das Ampelsymbol im Register «OP-Status» wird in 3 Farben angezeigt.

Rot:
Der Beleg wurde noch nicht bezahlt.

Gelb:
Ein Teil des Belegs wurde bezahlt (Teilzahlung).

Grün:
Der Beleg wurde vollständig bezahlt.

Auf der linken Seite wählen Sie, ob alle Dokumente angezeigt werden oder nur die gewünschten Dokumenttypen.

In der Ribbon-Leiste im oberen Bereich des Fensters stehen Ihnen unter der Ribbon-Gruppe «Kundendokument» verschiedene Möglichkeiten zur Bearbeitung von Kundendokumenten zur Verfügung

  • Neu
    Neues Kundendokument erstellen
  • Ändern
    Das markierte Dokument kann geändert werden
  • Löschen
    Dokument löschen
  • Duplizieren
    Dupliziert das ausgewählte Dokument
Hinweis: Es können nur Dokumente gelöscht werden, auf welche noch keine Zahlung erfolgte.
  • Vorschau
    Zeigt eine Druckvorschau des markierten Dokuments
  • Drucken
    Druckt das ausgewählte Dokument
  • Manuelle Ausbuchung
    Die Kundenzahlung kann dem markierten Dokument hinzugefügt werden.
  • Stornieren
    Offene (noch nicht bezahlte) Rechnungen können über «Stornieren» storniert werden.
  • Grund für den Schreibschutz
    Zeigt den Grund des Schreibschutzes für das markierte Dokument

Unter der Ribbon-Gruppe «Fenster» können Sie unterscheiden zwischen «allen Dokumenten» oder «nur pendente Dokumente».

Neuer Kundenbeleg (OP) erfassen

Öffnen Sie das Fenster «Kundenbelege» über das Menü «Kunden - Kundendokumente» und wechseln Sie ins Register Offene Posten.

Klicken Sie auf die Schaltfläche «Neu». Die vorhandenen Belegtypen werden Ihnen angezeigt und Sie können «Soll (Rechnung)» auswählen.

Zuoberst wird die Kundennummer eingetragen. Wenn der Beleg einmal gespeichert ist, kann dieses Feld nicht mehr angepasst werden. Im mittleren Teil des Fensters sind die Kopfdaten des Belegs, welche zum grössten Teil durch die Grunddaten automatisch ausgefüllt werden. Im unteren Teil befinden sich die Register «Zeilen», «Ausgleiche» und «Kommentar», welche den eigentlichen Inhalt des Belegs enthalten.

Tragen Sie nun zuoberst die Kundennummer ein oder klicken Sie auf die Schaltfläche daneben, um einen Kunden auszuwählen.

Hinweis: Im Fenster zur Auswahl der Kunden ist unten links die Schaltfläche «Neu» sichtbar. Sie können dadurch beim Erfassen eines Dokuments gleich einen neuen Kunden erfassen.

Geben Sie das Belegdatum ein und wählen Sie eine Zahlungsverbindung aus. Anschliessend klicken Sie auf die Schaltfläche «Hinzufügen» im Register «Zeilen».

Das Programm erstellt automatisch eine Buchungszeile mit Buchungstext, Fibukonto und MwSt. Code. Tragen Sie den Rechnungsbetrag inkl. MwSt. ein. Klicken Sie ins Feld «Text», wenn Sie den Buchungstext ändern oder ergänzen möchten. Klicken Sie anschliessend erneut auf «Hinzufügen», um eine weitere Buchungszeile mit Versandkosten hinzuzufügen. Ändern Sie den Buchungstext und das Fibukonto entsprechend ab und speichern Sie den ganzen Beleg mit «OK und Neu».

Erfassen Sie nun eine Gutschrift über CHF 250.– für den gleichen Kunden.
Wir werden später diese Gutschrift mit der Rechnung verrechnen können. Die Gutschrift wird nach der gleichen Methode wie die Rechnung erfasst. Speichern Sie sie zum Schluss mit «OK».

Vorauszahlung erfassen

Geleistete Vorauszahlungen von Kunden verbuchen Sie einfach und schnell mit offenen Rechnungen.

Klicken Sie im Bereich Ausbuchen auf „Vorauszahlung“:

Der Kunde Mustermann bezahlt CHF 200.00 als Anzahlung.

  • Wählen Sie den Kunden aus und klicken Sie auf «OK».

  • Erfassen Sie die Vorauszahlung mit dem entsprechenden Betrag und klicken Sie auf «OK».

  • Die soeben erstellte Vorauszahlung können Sie in der Übersicht der «Kundenbelege» - «Offener Posten» und via Button «Verrechnen» einer Rechnung zuweisen.
  • Markieren Sie diese und klicken Sie auf «OK».

Wählen Sie den zu verrechnenden Betrag und bestätigen Sie nochmals mit «OK».

Die Verrechnung ist erfolgreich durchgeführt. Die soeben verbuchte «Vorauszahlung» ist nun auf der Rechnung ersichtlich.

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