Le menu Listes

A l'intérieur de la commande du menu Listes, différentes commandes de sous-menu sont à disposition pour des listes. La structure de sous-menu des listes contient les thèmes suivants: Selon la version de programme et les modules supplémentaires installés (gestion des centres de charge, statistiques) un certain nombre de diverses listes standards souvent utilisées dans la pratique, pouvant être adaptées aux besoins spécifiques de l'entreprise, sont immédiatement utilisables. Plus de 90 listes standards pouvant être modifiées sont actuellement à disposition.

Une fenêtre d'impression, similaire en apparence et contenant des options est affichée lors du démarrage de toutes les listes, à l'aide des commandes de menu appropriées. Selon la liste sélectionnée, des champs contenant des différences spécifiques apparaissent dans la fenêtre d'impression. Elles permettent d'obtenir des listes s'approchant au plus prêt du résultat escompté. Nous désirons dans un premier temps vous familiariser avec la fenêtre d'impression.
Indication Il faut également noter que le filtre actuellement sélectionné est actif pour toutes les listes et a une priorité plus élevée que les critères de sélection limités à la fenêtre d'impression elle-même.

La fenêtre d'impression des listes

La fenêtre d'impression de toutes les listes est articulée en trois onglets Standard, Texte supplémentaire et Etendu. Dans le premier et le troisième onglet, des critères de sélection limités peuvent être indiqués ou sélectionnés, et dans l'onglet Texte supplémentaire, un texte à imprimer sur la liste peut être entré dans un champ de texte.

Fenêtre Imprimer - Onglet Standard

Partie Edition

Avec l'une des options sur Ecran ou sur Imprimante, le type d'édition standard est défini. Avec l'option "Imprimante" la Gestion des salaires Sage 50 pilote toujours l'imprimante standard définie dans la commande de Windows-System. Avec l'option Écran, la liste est d'abord affichée à l'écran, l'impression sur papier peut ensuite être démarrée à partir de l'affichage écran.
Depuis l'affichage de la liste à l'écran, la fiche actuellement affichée peut être imprimée à l'aide du bouton de la barre d'outils imprimante avec une feuille de papier, et avec le deuxième bouton de la barre d'outils imprimante avec plusieurs feuilles de papier toute la liste sera imprimée. Le bouton d'icône de lettre démarre le programme Mail standard installé du client et joint la liste en tant que fichier attaché.
Si l'option en fichier ... est activée, en appuyant sur le bouton Start après le démarrage de l'édition de la liste, une fenêtre de réglage d'édition s'affichera dans laquelle, entre-autre, le format du fichier pourra être sélectionné et ensuite, dans une autre fenêtre, l'emplacement pour l'enregistrement pourra être indiqué. Les listes peuvent également être enregistrées en différents formats de fichier (*.xls, *.doc, *.rtf, *.pdf, *.txt, *.xml, *.html) et être modifiées ou éditées à l'aide des applications appropriées (Excel, Word, etc.).
Boîte à listes déroulantes Copies
Le nombre sélectionné de copies est naturellement uniquement valable si l'option sur imprimante est activée.

Partie Type d'édition

Les quatre options "Archiver dans Diamond", "Avec récapitulation finale", "Regrouper entrées multiples" et "Saut de page par employé" peuvent être activées selon les listes.
Diamond est un outil d'archivage de données indépendant de la Gestion des salaires Sage 50. Cette option ne peut être sélectionnée que si Diamond est installé.
L'option "Avec récapitulation finale" peut être activée avant tout pour les états annuels individuels et force l'impression des totaux généraux de genres de salaire à la fin des états détaillés concernant les personnes.
Si une personne a plusieurs entrées et sorties dans une année de décompte, elle sera publiée plusieurs fois sur les états annuels. En activant l'option "Regrouper entrées multiples", la personne est publiée qu'une seule fois avec les totaux de genres de salaire cumulés corrects.
Enfin, l'option "Saut de page par employé" force un saut de page pour chaque personne; alors qu'en valeur par défaut les états périodiques sont préparés en continu, sans saut de page concernant les personnes.
L'option Impression en série est dans la fenêtre de définition des listes avec la liste personnalisée de regroupement par employé (à ne pas confondre avec les champs de sélection de personnes des fenêtres de définition des listes ou avec les listes sur lesquels les personnes individuelles sont mentionnées dans des lignes de tableaux). Il s'agit des listes suivantes:
Listes avec l'option Impression en série
Nom de la liste Commande du menu
Fiche de base du personnel Listes.Base du personnel.Fiche de base du personnel
Fiche de base salaire Listes.Base du personnel.Fiche de base salaire
Fiche infos personnelles Listes.Base du personnel.Fiche infos personnelles
Décompte salaire Listes.Traitement mensuel.Décompte salaire
Journal des salaires Listes.Traitement mensuel.Journal des salaires
Journal des salaires avec comparaison exercice précédent Listes.Traitement mensuel.Journal des salaires avec comparaison exercice précédent
Compte des salaires Listes.Traitement annuel.Compte des salaires
Compte des salaires comprimé (par personne) Listes.Traitement annuel.Compte des salaires comprimé (par personne)
Compte des salaires comprimé avec comparaison exercice précédent Listes.Traitement annuel.Compte des salaires comprimé avec comparaison exercice précédent
Nouveau certificat de salaire avec code-barres Listes.Traitement annuel.Nouveau certificat de salaire avec code-barres
Certificat d'employeur AC Listes.Traitement annuel.Certificat d'employeur AC
Journal détaillé (par personne) avec CCh Liste.Comptabilité financière/Centres de coûts.Journal détaillé (par personne) avec CCh
Journal détaillé (par personne) sans CCh Liste.Comptabilité financière/Centres de coûts.Journal détaillé (par personne) sans CCh
Coûts par personne Listes.Centres de coûts.Coûts par personne
Coûts par personne avec comparaison exercice précédent Listes.Centres de coûts.Coûts par personne avec comparaison exercice précédent
Après avoir coché l'option Impression en série, décochée en valeur par défaut, la gestion des salaires Sage 50 ne prépare plus un seule liste de plusieurs pages avec toutes les personnes sélectionnées, mais une liste séparée pour chacune des personnes sélectionnées. L'option Saut de pages, si celle-ci est disponible pour la liste correspondante, est automatiquement cochée.
L'impression en série est en étroite relation avec le classement de documents des listes, et une impression en série des listes sans classement de documents ne fait aucun sens. Les données spécifiques des personnes de toutes les personnes sélectionnées, des listes avec l'option Impression en série cochée, seront enregistrées dans l'onglet Documents de la base du personnel. Pour cela, en plus de l'option Classement de documents cochée, au moins un nom de fichier avec la terminaison .pdf doit impérativement être indiqué.
Conséquence d'une combinaison d'impression en série et du type d'édition en fichier: le document en série est, certes, correctement généré par la gestion des salaires Sage 50 sous le nom de fichier indiqué, mais ne contient que les données de la première personne sélectionnée.

Secteur Classement de documents

Après avoir coché l'option Enregistrer dans le classement de documents (option décochée en valeur par défaut), n'importe quelle liste peut être enregistrée dans le classement de documents, si ce dernier a été correctement défini (le mandat de salaire correspondant doit avoir été ajouté au classement de documents).
Le nom de fichier souhaité avec la terminaison .pdf doit être indiqué pour la liste actuelle dans le champ de saisie Nom du fichier. Le nom de fichier défini sera affiché dans le champ de la colonne Nom du fichier du tableau de l'onglet Documents de la base du personnel ou de la base de l'entreprise.
Une brève description peut être entrée dans le champ de saisie Description du fichier pour la liste actuelle. Cette brève description sera affichée dans le champ de la colonne Description du tableau de l'onglet Documents de la base du personnel ou de la base de l'entreprise.
Enfin, des mot-clés séparés par une virgule peuvent être entrés pour la liste actuelle dans le champ de saisie Mot-clés. Il est possible de chercher le ou les documents correspondants, à l'aide des mot-clés définis dans le champ Recherche de mot-clé, en cliquant ensuite sur le bouton Chercher dans l'onglet Documents de la base du personnel ou de la base de l'entreprise.
Si l'option Impression en série n'est pas cochée, les documents dont l'option Enregistrer dans le classement de documents est cochée, et au moins un nom de fichier est correctement défini dans l'onglet Documents de la base de l'entreprise, seront enregistrés. Les listes ayant l'option Impression en série cochée et une définition de classement de documents correcte de toutes les personnes sélectionnées seront enregistrées sous le nom de fichier indiqué avec la terminaison .pdf dans l'onglet Documents de la base du personnel.

Partie Listes personnalisées (Choix de la liste) / Langue

Dans la boîte à listes déroulantes Listes personnalisées, la désignation "Standard" est en tous cas affichée pour la liste standard actuellement définie, en valeur par défaut plusieurs versions de listes personnalisées sont disponibles comme p. ex. la fiche de genres de salaire qui peut être sélectionnée dans la boîte à listes déroulantes Choix de listes personnalisées.
Les listes standards personnalisées ne portent effectivement naturellement pas toutes le nom "Standard". Vous pouvez obtenir les noms corrects des listes, en démarrant le générateur de listes à l'aide du bouton Liste...; le nom de liste correct est affiché dans la barre de titre de la fenêtre, à la fin du chemin d'installation des listes.
Le chemin correct des listes est également affiché dans la partie inférieure de chacune des listes sélectionnées, dans la fenêtre Administration des listes (appelé à l'aide de la commande du menu Fichier.Listes.Gestion des listes) ainsi que dans la fenêtre Listes originales (commande du menu Fichier.Listes.Listes originales).
Les noms de toutes les listes sont affichés dans la boîte à listes déroulantes Listes personnalisées de la fenêtre été Imprimer, donc également les listes personnalisées qui on été définies. Le plus simple pour définir les commandes spécifiques d'une liste donnée c'est d'utiliser la copie d'une liste standard existante, car la structure d'une liste radicalement nouvelle est très complexe et que surtout l'accès aux variables des champs de Gestion des salaires Sage 50 manque. La copie d'une liste existante sera expliquée dans la section Gérer les listes....
Dans la boîte à listes déroulantes Listes personnalisées, les noms de listes seront ajoutés, triées par ordre alphanumérique, mais la liste "Standard" restera toujours en valeur par défaut. Lors du démarrage des listes, la liste correcte doit dans tous les cas toujours être sélectionnée.
Attention! S'il vous venait maintenant à l'idée de renommer la liste standard dans l'explorateur Windows en p. ex. "Nom de liste original_old.lst" et la liste personnalisée en "Nom de liste original.lst", cette dernière deviendrait la liste standard en valeur par défaut lors de l'appel de la fenêtre Imprimer. Mais toutes les listes standards seront remplacées lors de chaque mise à jour de Gestion des salaires Sage 50 ou d'une nouvelle installation par les versions de listes les plus actuelles du CD d'installation, c.-à-d. également les listes personnalisées renommées en listes standards. Avant une mise à jour ou une nouvelle installation, la liste standard personnalisée devra soit impérativement être sauvegardée dans un répertoire spécifique ou le nom de fichier devra être modifié!
Une des langues, allemand, français, italien et anglais, propre à chaque liste, peut être sélectionnée dans la boîte à liste déroulante Langue. Il existe dans la fenêtre Texte des listes un tableau de traduction en lecture seule pour toutes les listes standard livrées avec la gestion des salaires Sage 50. Il peut être appelé à l'aide de la commande du menu Outils.Définition.Saisir/Modifier textes des listes. Pour les listes personnalisées, un tableau vide pour la saisie des traductions est à disposition dans la fenêtre Textes des listes, lorsque l'option Voir textes système est décochée.
La valeur par défaut de la boîte à liste déroulante Langue peut être spécifiée dans la boîte à liste déroulante Langue standard des listes de l'onglet Réglages des de la fenêtre Options, qui peut être appelée à l'aide de la commande du menu Outils.Options.
Attention! Notez cependant que la langue du décompte de salaire est exclusivement pilotée par la langue choisie dans la boîte à liste déroulante Langue de l'onglet Codes sal. de la base du personnel , qui elle-même détermine les désignations des GS dans cette langue des champs du secteur Désignation de de l'onglet Commande de la base des genres de salaire.

Partie Définitions

Le bouton Administration... ouvre la fenêtre Administration des listes avec la liste actuelle sélectionnée. Dans la fenêtre Administration des listes vous pouvez entre-autre copier des listes existantes comme base de nouvelles listes personnalisées et définir, pour certaines listes, des clés de tri complémentaires pour trier les données d'une liste. Pour plus de détails consultez la section Gestion des listes.
Le bouton Liste..., ouvre le générateur de listes. Dans le générateur de listes, les listes existantes peuvent être adaptées dans leur forme et leur contenu selon les besoins spécifiques de l'utilisateur. C'est actuellement la version 10.0 de "List & Label" de la société Combit GmbH qui est intégrée comme générateur de listes dans la Gestion des salaires Sage 50. Vous trouverez des renseignements supplémentaires sur List & Label sous www.combit.net. Expliquer toutes les fonctionnalités du générateur de listes à ce stade, dépasserait le but premier de ce système d'aide. Vous pouvez obtenir l'aide avec , lorsque le générateur de listes est ouvert, à l'aide de la commande du menu ?.Aperçu ou avec les deux boutons de la barre d'outils avec le point d'interrogation.

Spécification de l'imprimante du générateur de listes

Si des listes déterminées doivent être imprimées sur une autre imprimante que celle qui est en valeur par défaut (p. ex. parce qu'elles doivent être structurées en format A3), la fenêtre Imprimer des listes concernées doit être appelée à l'aide du bouton Liste... du générateur de listes. Une fenêtre Aperçu est appelée à l'aide de la commande du menu Projet.Mise en page.... Dans l'onglet Sélection des imprimantes, il peut être déterminé, avec les options Page indépendante de l'imprimante ou Page dépendante de l'imprimante, si toute la liste doit être imprimée sur la même imprimante (page indépendante) ou si la première page doit être imprimée sur un imprimante déterminé et toutes les autres pages sur une autre imprimante (page dépendante). Avec le bouton Choix..., une deuxième fenêtre Configuration de l'impression s'ouvre. Dans la boîte à listes déroulantes supérieure, toutes les imprimantes installées sur lesquelles vous possédez les droits d'accès sont listées, et vous pouvez également sélectionner d'autres imprimantes ou définir des définitions d'impression spécifiques.
Indication Après des modifications de configuration d'imprimante, des problèmes d'impression peuvent survenir (les listes ne s'impriment plus). Supprimez dans ce cas à l'aide de la commande du menu Fichier.Listes.Actualiser les définitions d'imprimante des listes, tous les fichiers de définition ayant les extensions de fichier .lsp et .lsv.
Indication Si des listes standards de la Gestion des salaires Sage 50 sont modifiées dans le générateur de listes et que ces changements sont ensuite confirmés, ces listes standards seront alors définitivement remplacées! Les listes standards originales peuvent être restaurées à l'aide de la commande du menu Fichier.Listes.Listes originales. Vous devez pour cela sélectionner la(les) liste(s) concernée(s) dans la fenêtre Listes originales appelée par la commande du menu mentionnée, et ensuite apuyez sur le bouton Restaurer listes sélectionnées.
Après cette parenthèse sur le générateur de listes, revenons sur l'onglet Standard de la fenêtre Imprimer : le traitement de la liste est démarré à l'aide du bouton Start ou , et la liste est ensuite affichée à l'écran ou est directement imprimée. Avec le démarrage du traitement de la liste, un bouton Annuler l'impression invisible jusqu'à présent s'affichera pour permettre l'arrêt du traitement de la liste.

Fenêtre Imprimer - Onglet Sélection

Différents champs qui dépendent des listes sont à disposition pour la restriction de l'étendue de la liste dans l'onglet Sélection de la fenêtre de définition des listes. Plusieurs critères de sélection définis agissent en tant que liaison ET, et uniquement les données pour lesquelles toutes les conditions indiquées sont exactes seront préparées et affichées. Si p. ex. une sélection 'Du No. empl. 1 Au No. empl. 10' et 'Du nom A* Au D*' est définie, uniquement les personnes dont le No. personnel se trouve entre 1 et 10 et dont le nom commence avec A, B, C ou D seront pris en compte. Les types de champs décrits ci-après sont à disposition pour la définition des critères de sélection.
Hinweis Si aucun critère de limitation n'est indiqué dans l'onglet Sélection (champs vides ou valeurs par défaut zéro dans les champs Du mois et Au mois), ce sera toujours la totalité des données disponibles qui sera éditée dans la liste, en tenant compte du filtre actif !
Types de champs de l'onglet Sélection de la fenêtre de définition des listes
Type de champs Description
Champs de saisie et de sélection, présentés comme Champ de texte ce type de champs correspond avant tout aux champs Du/Au (Du/Au No. empl, Du/Au nom, Du/Au No.; compte COMPTA, etc.). Un double-clic dans un champ ouvre une fenêtre de sélection pour l'affichage de toutes les valeurs valablement définies et pour la sélection d'une valeur et sa reprise dans le champ de destination. La valeur sélectionnée est reprise comme valeur par défaut dans le champ correspondant du champ de destination et doit y être le cas échéant reprise manuellement ou y être sélectionnée pour remplacer une autre valeur correcte. La validité du contenu du champ indiqué manuellement n'est pas contrôlée
Boîte à liste déroulante il y a, au bord droit de ce champ, un bouton avec une icône avec une flèche dirigée vers le bas. Un clic sur celui-ci affiche la liste avec les valeurs des champs valablement définies. Lorsque ce champ est activé, il est également possible, à l'aide des touches de curseur du clavier (icônes flèche en haut - en bas, à gauche et de droit), de feuilleter la liste des valeurs valablement définies. La saisie manuelle de valeurs n'est pas possible
Boîte à liste déroulante avec navigation avant/arrière il y a, au bord droit de ce champ, deux boutons avec une icône contenant une flèche dirigée vers le haut et une vers le bas que l'on trouve fréquemment pour les champs de date. Un clic sur l'un de ces boutons augmente ou réduit la valeur actuelle du champ (d'un jour, d'un mois, d'un trimestre). Dans le cas d'une paire de champs Du/Au, la valeur Du sélectionnée est reprise comme valeur par défaut dans le champ Au et doit être, le cas échéant, remplacée manuellement ou par la sélection d'une autre valeur correcte. Les données manuelles erronées sont refusées par la gestion des salaires Sage 50
Champ de saisie facultatif vu de l'extérieur ce champ rare (p. ex. les champs Année fixée et Année d'anniversaire de la liste des jubilés / d'ancienneté) n'est pas différent des champs de saisie ou de sélection mentionnés ci-dessus. Seules les saisies manuelles sont possibles dans ce type de champs. Ceux-ci ne sont pas contrôlables par la gestion des salaires Sage 50

Fenêtre Imprimer - Onglet Texte supplémentaire

Un texte succinct peut être indiqué dans le champ d'entrée de cet onglet. Il sera également imprimé sur la liste correspondante dans le champ Texte de l'en-tête de la liste. Le texte reste aussi longtemps que la fenêtre Imprimer ne sera pas refermée!