Classement de documents

Les références des documents saisies dans les Documents de la base de l’entreprise et de la base du personnel seront affichés dans la fenêtre Classement de documents qui peut être appelée à l’aide de la commande du menu Listes.Classement de documents ou en cliquant sur le bouton Classement de documents de la barre d'outils.
L'affichage des références de documents peut être retreint à l’aide de différents critères grâce aux éléments d'utilisation décrits ci-après ; de même les documents référencés peuvent également être affichés, édités ou effacés. Lors de l'appel de la fenêtre Classement de documents et osans indication de critères de restrictions, toutes les références des documents seront affichées.
Eléments d'utilisation de la fenêtre Classement de documents
Elément d'utilisation Description
Option Inclure documents d'entreprises dans la recherche Après avoir décoché cette option, cochée en valeur par défaut, et cliqué sur le bouton Chercher, les références de documents saisies dans l'onglet Documents de la base de l'entreprise ne seront plus affichées dans les onglets Affichage en tableau et Affichage en arborescence
Bouton-radio Date et champs de saisie Date du, Date au Ce bouton-radio, coché en valeur par défaut, active les deux champs de saisie Date du et Date au, pour la saisie d'une période de création de référence de documents comme critère de tri de restriction d'affichage. La période indiquée sera activée après avoir cliqué sur bouton Chercher.
Veuillez noter qu'au moment de la création des références de documents dans les onglets Documents de la base de l’entreprise et du personnel, une copie du document sélectionné avec la date système actuelle est générée comme date de création et est sauvegardée dans la base de données de classement. La date de création ne correspond donc pas à la (dernière) date d'enregistrement du document original référencé et sera affichée dans le champ de la colonne Date de création de l'onglet Affichage en tableau
Bouton-radio Année et mois ainsi que boîtes à liste déroulante Année, Mois Si ce bouton-radio est coché, décoché en valeur par défaut, les deux boîtes à liste déroulante Année et mois seront activées ; une année de création, un mois de création ou une combinaison des deux peut y être sélectionnée comme critère de tri de restriction d'affichage. Il sera ensuite activé en cliquant sur le bouton Chercher
Champs de saisie Du No. empl., Au No. empl. Pour la saisie des numéros valables du personnel, afin de définir une série de numéros du personnel utilisable comme critère de tri de restriction d'affichage en cliquant sur le bouton Chercher
Champs de saisie Du nom, Au nom Pour la saisie des des noms d’employés, afin de définir une série de noms d'employés utilisable comme critère de tri de restriction d'affichage en cliquant sur le bouton Chercher
Champ de saisie Nom du document Pour la saisie d'une suite de caractères ou d'un seul caractère pouvant se trouver à n'importe quelle position du Nom de fichier des fichiers référencés, utilisable comme critère de tri de restriction d'affichage en cliquant sur le bouton Chercher. L'utilisation des majuscules et minuscules est ici prise en compte
Champ de saisie Désignation du document Pour la saisie d'une suite de caractères ou d'un seul caractère pouvant se trouver à n'importe quelle position de la désignation des fichiers référencés, utilisable comme critère de tri de restriction d'affichage en cliquant sur le bouton Chercher. L'utilisation des majuscules et minuscules est ici prise en compte
Champ de saisie Mot-clé Pour la saisie d'une suite de caractères ou d'un seul caractère pouvant se trouver à n'importe quelle position des mots-clés des fichiers référencés, utilisable comme critère de tri de restriction d'affichage en cliquant sur le bouton Chercher. L'utilisation des majuscules et minuscules est ici prise en compte
Bouton Chercher Un clic sur ce bouton restreint l'affichage des fichiers référencés dans les onglets Affichage en tableau et Affichage en arborescence selon le ou les critères définis dans les champs précédents
Bouton Voir document Un clic sur ce bouton ouvre, en mode lecture seule, le document de référence activé (sélectionné) dans les onglets Affichage en tableau ou Affichage en arborescence. Les modifications du document de référence sauvegardées avec la soi-disant fonction d'enregistrement spécifique à l'application, sont rejetées à la fermeture du document
Bouton Editer document Un clic sur ce bouton ouvre le document de référence activé (sélectionné) dans les onglets Affichage en tableau ou Affichage en arborescence pour en permettre l'édition.
Les modifications du document de référence doivent être enregistrées de façon spécifique à l'application et la reprise des modifications du document de référence doit être confirmée en cliquant sur le bouton OK dans une fenêtre de validation ouverte à l'appel du document. Si, au lieu de cela, vous cliquez sur Annuler, les modifications du document de référence seront rejetées
Bouton Effacer document Un clic sur ce bouton efface directement, dans la fenêtre Classement de documents ainsi que dans les onglets Documents correspondants des bases de l’entreprise et du personnel, le document de référence activé (sélectionné) dans les onglets Affichage en tableau ou Affichage en arborescence, sans affichage d'une fenêtre de confirmation ou de validation
Onglet Affichage en tableau Pour l'affichage sous forme de tableau des documents référencés selon les critères indiqués et activés par l’appui sur le bouton Chercher.
Chacune des trois colonnes du tableau, Désignation, Nom de fichier et Nom de création peut être sélectionnée comme tri actif en cliquant sur le bouton du titre de la colonne et, en cliquant à nouveau sur le bouton du titre de la colonne on peut modifier l’ordre du tri (croissant et décroissant). La colonne active et la direction du tri sont signalées par une icône de flèche
Onglet Affichage en arborescence Pour l'affichage sous forme de structure en arborescence hiérarchique des documents référencés selon les critères indiqués et activés par l’appui sur le bouton Chercher. Les éléments de structure, à l’exception de l'élément racine Classement et sa position hiérarchique, sont définis par les données indiquées dans la partie Tri / Affichage se trouvant à droite de la fenêtre
Partie Tri / Affichage La structure hiérarchique de l'onglet est définie dans cette partie. Tous les quatre niveaux hiérarchiques, Nom, No. pers., Année (date de création) et Mois (date de création), sont activés en valeur par défaut. Les éléments hiérarchiques sont déplacés vers le haut ou vers le bas à l’aide des boutons Up et Down. Les réglages de la partie sont activés en cliquant sur le bouton Chercher