Eléments d'utilisation de la fenêtre Classement de documents
| Elément d'utilisation |
Description |
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Option Inclure documents d'entreprises dans la recherche |
Après avoir décoché cette option, cochée en valeur par défaut, et cliqué sur le bouton Chercher, les références de documents saisies dans l'onglet Documents de la base de l'entreprise ne seront plus affichées dans les onglets Affichage en tableau et Affichage en arborescence |
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Bouton-radio Date et champs de saisie Date du, Date au |
Ce bouton-radio, coché en valeur par défaut, active les deux champs de saisie Date du et Date au, pour la saisie d'une période de création de référence de documents comme critère de tri de restriction d'affichage. La période indiquée sera activée après avoir cliqué sur bouton Chercher.
Veuillez noter qu'au moment de la création des références de documents dans les onglets Documents de la base de l’entreprise et du personnel, une copie du document sélectionné avec la date système actuelle est générée comme date de création et est sauvegardée dans la base de données de classement. La date de création ne correspond donc pas à la (dernière) date d'enregistrement du document original référencé et sera affichée dans le champ de la colonne Date de création de l'onglet Affichage en tableau
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Bouton-radio Année et mois ainsi que boîtes à liste déroulante Année, Mois |
Si ce bouton-radio est coché, décoché en valeur par défaut, les deux boîtes à liste déroulante Année et mois seront activées ; une année de création, un mois de création ou une combinaison des deux peut y être sélectionnée comme critère de tri de restriction d'affichage. Il sera ensuite activé en cliquant sur le bouton Chercher |
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Champs de saisie Du No. empl., Au No. empl. |
Pour la saisie des numéros valables du personnel, afin de définir une série de numéros du personnel utilisable comme critère de tri de restriction d'affichage en cliquant sur le bouton Chercher |
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Champs de saisie Du nom, Au nom |
Pour la saisie des des noms d’employés, afin de définir une série de noms d'employés utilisable comme critère de tri de restriction d'affichage en cliquant sur le bouton Chercher |
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Champ de saisie Nom du document |
Pour la saisie d'une suite de caractères ou d'un seul caractère pouvant se trouver à n'importe quelle position du Nom de fichier des fichiers référencés, utilisable comme critère de tri de restriction d'affichage en cliquant sur le bouton Chercher. L'utilisation des majuscules et minuscules est ici prise en compte |
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Champ de saisie Désignation du document |
Pour la saisie d'une suite de caractères ou d'un seul caractère pouvant se trouver à n'importe quelle position de la désignation des fichiers référencés, utilisable comme critère de tri de restriction d'affichage en cliquant sur le bouton Chercher. L'utilisation des majuscules et minuscules est ici prise en compte |
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Champ de saisie Mot-clé |
Pour la saisie d'une suite de caractères ou d'un seul caractère pouvant se trouver à n'importe quelle position des mots-clés des fichiers référencés, utilisable comme critère de tri de restriction d'affichage en cliquant sur le bouton Chercher. L'utilisation des majuscules et minuscules est ici prise en compte |
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Bouton Chercher |
Un clic sur ce bouton restreint l'affichage des fichiers référencés dans les onglets Affichage en tableau et Affichage en arborescence selon le ou les critères définis dans les champs précédents |
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Bouton Voir document |
Un clic sur ce bouton ouvre, en mode lecture seule, le document de référence activé (sélectionné) dans les onglets Affichage en tableau ou Affichage en arborescence. Les modifications du document de référence sauvegardées avec la soi-disant fonction d'enregistrement spécifique à l'application, sont rejetées à la fermeture du document |
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Bouton Editer document |
Un clic sur ce bouton ouvre le document de référence activé (sélectionné) dans les onglets Affichage en tableau ou Affichage en arborescence pour en permettre l'édition.
Les modifications du document de référence doivent être enregistrées de façon spécifique à l'application et la reprise des modifications du document de référence doit être confirmée en cliquant sur le bouton OK dans une fenêtre de validation ouverte à l'appel du document. Si, au lieu de cela, vous cliquez sur Annuler, les modifications du document de référence seront rejetées
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Bouton Effacer document |
Un clic sur ce bouton efface directement, dans la fenêtre Classement de documents ainsi que dans les onglets Documents correspondants des bases de l’entreprise et du personnel, le document de référence activé (sélectionné) dans les onglets Affichage en tableau ou Affichage en arborescence, sans affichage d'une fenêtre de confirmation ou de validation |
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Onglet Affichage en tableau |
Pour l'affichage sous forme de tableau des documents référencés selon les critères indiqués et activés par l’appui sur le bouton Chercher.
Chacune des trois colonnes du tableau, Désignation, Nom de fichier et Nom de création peut être sélectionnée comme tri actif en cliquant sur le bouton du titre de la colonne et, en cliquant à nouveau sur le bouton du titre de la colonne on peut modifier l’ordre du tri (croissant et décroissant). La colonne active et la direction du tri sont signalées par une icône de flèche
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Onglet Affichage en arborescence |
Pour l'affichage sous forme de structure en arborescence hiérarchique des documents référencés selon les critères indiqués et activés par l’appui sur le bouton Chercher. Les éléments de structure, à l’exception de l'élément racine Classement et sa position hiérarchique, sont définis par les données indiquées dans la partie Tri / Affichage se trouvant à droite de la fenêtre |
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Partie Tri / Affichage |
La structure hiérarchique de l'onglet est définie dans cette partie. Tous les quatre niveaux hiérarchiques, Nom, No. pers., Année (date de création) et Mois (date de création), sont activés en valeur par défaut. Les éléments hiérarchiques sont déplacés vers le haut ou vers le bas à l’aide des boutons Up et Down. Les réglages de la partie sont activés en cliquant sur le bouton Chercher |