Archive

Génération automatique de fichier d'archive

A chaque fois que vous comptabilisez le fichier mensuel temporaire dans le fichier annuel, la Gestion des salaires Sage 50 crée par comptabilisation un fichier d'archive séparé. Lors de la première comptabilisation dans un exercice annuel, la Gestion des salaires Sage 50 génère, sous le répertoire du mandat respectif, une structure de répertoire hiérarchique sous la forme suivante
/nom de répertoire du mandat/Archiv/année d'écriture actuelle (2011, 2012 etc.) /mois numérique/ (de 01 pour janvier jusqu'à 12 pour décembre)
Les fichiers d'archives proprement dit sous la forme
Numérotation continue_Jour de la date de décompte (des comptabilisations par jour de date de décompte)
et les extensions de fichier ".wla" seront enregistrés dans les répertoires mensuels correspondants.
Si dans un mandat "PiPaPo" le 10 septembre 2011 2, le 25 septembre 2011 1 et le 30 septembre 2011 3 traitements de salaire sont enregistrés, la Gestion des salaires Sage 50 génère les fichiers suivants:
/PiPaPo/Archiv/2011/09/ 30_3.wla
30_2.wla
30_1.wla
25_1.wla
10_2.wla
10_1.wla
Indication Pour chaque exécution de comptabilisation, la Gestion des salaires Sage 50 génère un procès-verbal de comptabilisation pour toutes les actions de comptabilisation exécutées et l'enregistre également dans les répertoires d'archive en tant que fichier texte avec les mêmes noms de fichiers que ceux de l'archive, mais avec l'extension de fichier ".txt"

Lecture de fichiers d'archives

Une fois que les fichiers d'archives ont été générés, ils peuvent être relus à tout moment en deux modes de lecture différents: Lecture sans et avec possibilité de modification des données. La dernière possibilité a, comme expliqué ci-après, des conséquences notables et devrait être utilisée uniquement dans des cas exceptionnels, réellement nécessaires.

Lecture de fichiers d'archives sans modification de données

Depuis des périodes de salaire déjà comptabilisées, aucune liste mensuelle ne peut plus être exécutée. Que faire, si un décompte de salaire ou le journal mensuel d'une période de salaire comptabilisée doit être imprimé? Tout simplement - lire le fichier d'archive correspondant.
La commande du menu Fichier.Archive ou le bouton de barres d'outils Archive ouvre la fenêtre Ouvrir (toutes les fenêtres de la gestion des salaires restantes doivent être fermées, le plus rapide pour cela est d'utiliser le bouton de la barre d'outils Fermer toutes les fenêtres actives, en outre pour les installations server, aucun autre utilisateur de la gestion des salaires ne doit être connecté).
La fenêtre affiche le répertoire Archive ouvert; ouvrez le répertoire mensuel souhaité et sélectionnez le fichier mensuel souhaité (pas de double-clic!). Le processus de lecture démarre à l'aide du bouton Afficher archive; l'option Comme nouvel état! ne doit cependant en aucun cas être activée! Après avoir confirmé la question de sécurité qui suit, la Gestion des salaires Sage 50 lit l'archive et affiche ensuite la fenêtre de login du mandat. Après un Login correct, vous vous trouvez dans le fichier mensuel correspondant dans la situation d'un calcul des salaires enregistré, mais pas encore comptabilisé. Vous pouvez maintenant exécuter les listes (p. ex. imprimer des décomptes de salaire ou le journal des salaires etc.), mais vous ne pouvez cependant effectuer aucune modification de données.
Dans la partie gauche de la barre de statut votre attention est attirée sur l'archive ouverte, et à droite la date de décompte de l'archive ouverte est affichée. La barre d'état d'info affiche naturellement toutes les valeurs des champs du fichier d'archive ouvert.
Après en avoir terminé avec les listes, la commande du menu Fichier.Archive doit être rappelée et, dans la fenêtre Archive, à l'aide du seul bouton de commande actif Réactualiser le dernier état, il faut revenir à la situation d'origine qui était celle d'avant la lecture de l'archive.
Si vous avez omis la dernière opération: La Gestion des salaires Sage 50 a une bonne mémoire et attire votre attention, au moment de quitter la gestion des salaires, par une fenêtre sur le statut d'archive ouvert et vous propose la fenêtre de confirmation pour revenir à l'état des données d'origines.

Lecture d'archive comme un nouvel état

Dans ce mode, la Gestion des salaires Sage 50 permet non seulement la seule lecture des données mensuelles déjà comptabilisées, mais également leurs modifications. Mais avec des conséquences notables: toutes les comptabilisations suivantes dans le fichier annuel sont également supprimées, de même que toutes les modifications de données restantes effectuées depuis ce moment-là sont remplacées (cependant pas p. ex. les comptabilisations dans une comptabilité)!
Si p. ex., depuis le statut de la gestion des salaires actuel "Traitement de salaire août comptabilisé", l'archive de mars doit être lue comme un nouvel état, après avoir effectué les corrections du traitement des salaires de mars, celles-ci doivent être comptabilisées et ensuite le traitement des salaires d'avril, mai, juin, juillet et août devront être exécutés (à nouveau). Les comptabilisations d'origines de la COMPTA sont également à rectifier.
La marche à suivre pour démarrer le mode de lecture "Afficher l'archive comme un nouvel état!" est identique à celle décrite dans la section Lecture de fichiers d'archive sans modification de données, mais l'option Comme un nouvel état ! doit en outre être activée. Les données de l'archive ouverte sont à nouveau dans la situation d'un calcul des salaires enregistré, mais pas encore comptabilisé.

Créer une nouvelle archive

Une nouvelle archive peut être créée à n'importe quel moment, p. ex. pour sauvegarder l'ensemble des données et la situation actuelle. Il faut pour cela appeler la fenêtre Ouvrir, à l'aide de la commande du menu Fichier.Archive ou avec le bouton de la barre d'outils Archive, puis sélectionner dans le répertoire Archiv les sous-répertoires année/mois corrects, et avec le bouton Créer nouvelle archive générer la nouvelle archive. La Gestion des salaires Sage 50 crée un fichier sous la forme 'jour de la date du décompte_dernière numérotation de fichier plus 1.wla' dans le chemin du répertoire sélectionné.