Link

Cette fonction permet l'échange d'un mandat, par exemple, entre le client et la fiduciaire. Le grand intérêt se trouve dans le fait que l'on peut continuer de travailler simultanément dans les deux endroits. Les données corrigées de la fiduciaire peuvent être reprises à une date ultérieure sans aucune pertes des données éditées entre-temps. Pour que cet échange de données mutuel fonctionne sans problème, les points suivants doivent être scrupuleusement respectés:

La phase de départ

La fiduciaire, structure la comptabilité pour son client en mettant en place le plan comptable, les devises, les codes TVA, etc. Le client reçoit les données structurées, enregistre le mandat ainsi préparé et commence à travailler. Lors de ce processus la fonction link n'entre pas en action.

Premier échange de données

Admettons que le client ait saisi le premier mois, et qu'il désire transmettre ces données à sa fiduciaire pour qu'elle les contrôle. Pour cela, il exporte sa comptabilité à l'aide de la commande du menu Outils.Link.Exporter.... Lors du premier échange de données, la fiduciaire chargera cette comptabilité sans utiliser le programme Link, car ce dernier ne peut raisonnablement être utilisé que lorsqu'une exportation de cette comptabilité a eu lieu au préalable dans le même programme. La fiduciaire va donc importer les données comme une quelconque copie de sécurité. Après le premier échange, cette comptabilité peut être utilisée et par le client, et par la fiduciaire.

Echange via Link

Dans notre exemple, la fiduciaire édite les écritures du premier mois, pendant que de son côté, le client continue à saisir normalement des écritures courantes. Au lieu de retourner sa version corrigée, sous forme de simple sauvegarde de données au client, la fiduciaire renvoie maintenant une exportation à l'aide de la commande du menu Outils.Link.Exportation.... Le client de son côté importe les données à l'aide de la commande du menu Outils.Link.Importation
A partir de là, cette comptabilité pourra être éditée de manière indépendante aussi bien par le client que par la fiduciaire. Ainsi, le client continuera à saisir les écritures courantes, pendant que la fiduciaire apportera p. ex. encore quelques corrections aux écritures du mois précédent.
Nous sommes maintenant à la fin du deuxième mois, et le client désire à nouveau transmettre la comptabilité actuelle à sa fiduciaire pour qu'elle la contrôle. Il va donc exporter les données, et la fiduciaire va les importer, le tout via le programme Link. Les données saisies entre-temps par la fiduciaire ne subiront aucune modification lors de l'importation. Après avoir apporté ses corrections, la fiduciaire exportera à nouveau la comptabilité et l'expédiera au client qui, de son côté, la réimportera, le tout encore via Sage 50 Link.
Ces échanges peuvent continuer ainsi indéfiniment. Il suffit simplement de savoir, laquelle des deux parties a importé les données en dernier, car, du point de vue du logiciel, c'est elle qui est en possession de la comptabilité. Et seul le propriétaire est en mesure d'apporter des modifications aux comptes et au plan comptable, et d'enregistrer des périodes TVA.