Feld-Aliase/Positionen der Dokumentvorlage

Nachdem Sie eine neue Dokumentvorlage definiert haben, legen Sie die einzelnen Rechnungspositionen dieser Aborechnung an. Dabei gehen Sie genauso vor wie im Positionsbereich des Dialogs Dokumente in der Sage 50 Auftragsbearbeitung:
Um eine neue Positionszeile anzufügen, drücken Sie die Pfeil nach unten- oder die Tab-Taste der Tastatur, wenn sich der Cursor im letzten Feld der letzten Zeile befindet. Die Tastaturtaste Insert fügt eine neue Zeile zwischen zwei bestehende Zeilen ein. Dieselbe Funktionalität führen auch die beiden Kontextmenübefehle Position anhängen bzw. Position einfügen oder + bzw. + aus.
Wie im Dialog Dokumente der Sage 50 Auftragsbearbeitung können Sie aus den Feldern der Artikel-Nummer, des Ertragskontos, der Mehrwertsteuer etc. die verknüpften Listen aufrufen, um die definierten korrekten Daten auszuwählen und mit Doppelklick ins Zielfeld zu übernehmen. Doppelklicken Sie dazu in die entsprechenden Felder oder aktivieren Sie die Felder mit einfachem Klick, so dass im Feld eine Schaltfläche angezeigt wird, um die feldspezifischen Suchlisten-Dialoge zu öffnen. Denselben Effekt erreichen Sie auch mit , wenn sich der Cursor im Feld befindet.
Wenn Sie zwischen den Positionszeilen eine Leerzeile einfügen möchten, legen Sie z.B. mit der Insert-Taste eine neue leere Zeile an und geben im ersten Feld einen Leerschlag ein. Vollständig leere Zeilen werden dagegen nicht gespeichert!
Möchten Sie bei einer Position die Anzahl der fakturierten Artikel erst beim Produktionslauf festlegen, geben Sie in diesem Feld eine Null ein. Zum entsprechenden Zeitpunkt werden Sie nach der fehlenden Mengenangabe gefragt. Wenn es sich bei einem Abonnement z.B. um die Fakturierung von Strom- oder Wassergebühren handelt, können Sie so z.B. Zählerstand-Differenzen ohne grossen Zusatzaufwand erfassen und verrechnen.
In den Plus- und Minusfeldern unterhalb der Zeile Subtotal können dokumentspezifisch noch definierte Zu- und Abschlagspositionen wie etwa Porti, Verpackung, Skonti oder Rabatte hinzugefügt werden. Mit Klick auf die Schaltfläche mit dem Abfalleimer-Symbol löschen Sie diese wieder.
Innerhalb der Positionen steht ein mit Rechtsmausklick aufrufbares Kontextmenu mit folgenden Kontextmenü-Befehlenzur Verfügung:

Kontextmenü

Kontextmenübefehl Tastenkombination Erläuterung
Position einfügen <Ctrl>+<Insert> Fügt oberhalb der aktuellen eine neue leere Zeile ein
Position anhängen <Shift>+<Insert> Fügt unterhalb der aktuellen eine neue leere Zeile ein
Position löschen <Ctrl>+<Delete> Löscht nach Bestätigung durch einen Dialog die aktuelle Zeile
Textbaustein einfügen <Ctrl>+<T> Öffnet den Dialog Textbausteine, um einen definierten Textbaustein auszuwählen und ins Zielfeld zu übernehmen
Variable einfügen <Ctrl>+<A> Öffnet den Dialog Suchen von Variablen, um eine definierte Variable auszuwählen und ins Zielfeld zu übernehmen
Artikel einfügen <F5> Öffnet den Dialog Suchen Artikel, um einen definierten Artikel auszuwählen und ins Zielfeld zu übernehmen
EP mutieren <F7> Kann nur in den preisrelevanten Feldern eingesetzt werden und öffnet den Dialog EP mutieren, um den EP zu mutieren
Position anhängen, Art Nr. <F9> Fügt eine neue leere Zeile ein und setzt den Eingabefocus ins Feld Nummer
Position anhängen, Art. Bez. <F10> Fügt eine neue leere Zeile ein und setzt den Eingabefocus ins Feld Bezeichnung
Druck-Definition Schriftformatierung entsprechend den Untermenübefehlen Fett, Unterstrichen, Normal

Feld-Aliase in Positionen verwenden

Statt Artikel aus dem Artikelstamm zu übernehmen oder freien Text in die Positionen einzugeben, haben Sie die Möglichkeit, Feld-Aliase (Variablen) zu verwenden. Diese wirken als Platzhalter, die jeweils mit vordefinierten oder aktuellen Inhalten ersetzt werden.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Positionszelle, die Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie den Kontextmenü-Befehl Variable einfügen oder drücken Sie <Ctrl>+<A>. Aus dem damit geöffneten Dialog Suchen von Variablen kann die gewünschte Variable ausgewählt und mit Doppelklick ins Zielfeld übernommen werden.
Eine Reihe von Variablen sind im Programm bereits fest vorgegeben. Sie dienen dazu, bei Bedarf die Abo-Nummer, das aktuelle Datum und andere Werte der Abonnemente ins Dokument zu übertragen. Darüber hinaus können Sie zusätzlich zehn weitere individuelle Feld-Aliase frei definieren.
Das Beispiel einer Zählerstand-Abrechnung eignet sich sehr gut zur Erläuterung der Einsatzes von Variablen:
Für die Zählerstandsabrechnung fügen Sie die Variablen "Alter Wert der fehlenden Menge" und "neuer Wert der fehlenden Menge" in die Spalte "Bezeichnung" der Dokumentvorlage ein und ergänzen diese mit einem beschreibenden Text. Beim Produktionslauf haben Sie dann die Möglichkeit, den neuen Zählerstand pro Abonnement einzutragen. Dabei berechnet das Programm automatisch den Differenzbetrag zum alten Wert. Die Differenz wird als Menge der Rechnungsposition eingetragen. Auf dem Dokument ist somit neben der tatsächlich bezogenen Menge auch der alte und der neue Wert aufgeführt.
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