Erstellen der Lohnberechnung

 

  • Öffnen Sie die Lohnberechnung über das Menü «Lohnbuchhaltung – Lohnberechnung». Beim erstmaligen Start eines Kalenderjahres wird der erste Lohnlaufwert «Januar 2017 (1)» generiert.



  • Hinterlegen Sie hier das Lohnlauf-, das Zahlungs- sowie das¨Verbuchungsdatum.
Beachten Sie dabei, dass Sie für einen zweiten Lohnlauf im selben Monat zwingend ein anderes Lohnlaufdatum hinterlegen müssen. Das Datum darf nicht vor dem ersten Lohnlaufdatum liegen. Deshalb ist es nicht zu empfehlen, beim Lohnlaufdatum den
letzen Tag des Monats zu verwenden, da in diesem Falle kein weiterer Lohnlauf mehr im selben Monat durchgeführt werden kann.

 

FAK Werte überprüfen

Im Personalstamm, Register Personalien, sind bei den Familienmitgliedern die zulagenberechtigten Kinder erfasst worden.

  • Klicken Sie in der Lohnberechnung auf «FAK – Werte» prüfen. Wurde beim Feld Betrag keine Eingabe erfasst, dann erscheint die Meldung „Die erfassten FAK-Werte der aktiven Personen stimmen mit denen in der FAKTabelle überein.“ Wurde ein Betrag erfasst, wird dies gemeldet:



Register Berechnen
In diesem Register müssen bei den variablen Lohndaten alle für eine Lohnberechnung massgebenden variablen Lohnbestandteile erfasst werden. Als variabel gelten jene individuellen Lohnbestandteile, welche nicht im Register «Salär» auf Mitarbeiterebene
definiert sind. Auch die fixen Gehaltsbestandteile können erfasst und ihre Standardwerte für einzelne Lohnberechnungen verändert werden. Da die im Personalstamm definierten Werte davon jedoch unbeeinflusst bleiben, macht dieses Vorgehen nur bei einmaligen
ausserordentlichen Abweichungen von fixen Werten Sinn.



  • Um eine neue Variable einzufügen, markieren Sie den entsprechenden Mitarbeiter auf der linken Seite und klicken auf die Schaltfläche «Erfassen».
    Möchten Sie dieselbe Variable bei mehreren Mitarbeitern eingeben, markieren Sie auf der linken Seite die gewünschten Mitarbeiter und klicken
    auf die Schaltfläche «Erfassen».
  • Wählen Sie nun die gewünschte Lohnart an und klicken auf «OK». Sie können dieselbe Lohnart beliebig oft erfassen. 

 

 

  • Durch die Aktivierung der Spalte «Immer vorerfassen» bleibt die Lohnart auch nach dem Abschluss des Lohnlaufes in den variablen Lohndaten.
    Zudem haben Sie hier nochmals die Möglichkeit, das Soll- oder Haben Konto sowie die Kostenstelle individuell anzupassen.



  • Um die Lohnberechnung zu starten, markieren Sie auf der linken Seite die gewünschten Mitarbeiter. Sie können diese entweder einzeln oder über das Kästchen oben in der Zeile der Spaltenüberschriften alle zusammen anwählen.
  • Klicken Sie anschliessend auf die Schaltfläche «Berechnen». 

 


Auf der rechten Seite im Register «Resultate» erscheint nun die Berechnung dereinzelnen Mitarbeiter im Detail.
In der Symbolleiste im Bereich «Anzeige Lohnarten» können Sie definieren, ob Sie alle Lohnarten sehen möchten (inklusive der Basislohnarten) oder nur die Lohnarten, welche auch auf der Lohnabrechnung angezeigt werden.



Um eine Berechnung wieder zu löschen, markieren Sie erneut auf der linken Seite den entsprechenden Mitarbeiter und klicken auf die
Schaltfläche «Löschen» im Bereich «Lohnberechnung». Wenn nach einer Berechnung noch variable Lohndaten eingefügt werden müssen, muss vorab die Berechnung beim entsprechenden Mitarbeiter gelöscht werden. Nach Eingabe der Daten kann die Berechnung neu gestartet werden. 

 

Register Auszahlen

  • Wechseln Sie ins Register «Auszahlen».



Mit der Sage Start Lohnbuchhaltung können Sie ein elektronisches Zahlungsfile erstellen, welches Sie via Internet Banking an eine Finanzinstitution übermitteln können.

  • Um eine neue Zahlung aufzubereiten, klicken Sie auf die Schaltfläche «Aufbereiten». Die aufbereiteten Zahlungen erscheinen anschliessend im Fenster.
    Markieren Sie auf der linken Seite die Zahlungen, welche ausgeführt werden sollen. Sie können die Zahlungen entweder einzeln oder über das Kästchen in der oberen Ecke alle zusammen anwählen.

Wird eine Zahlung nicht markiert und somit nicht ausbezahlt, bleibt diese stehen und erscheint in den Folgemonaten, bis sie ebenfalls ausbezahlt wird. Sind aufbereitete aber nicht ausbezahlte Zahlungen vorhanden, kann die Verbuchung nicht durchgeführt werden.

  • Klicken Sie anschliessend bei der Schaltfläche «Auszahlen» Wählen Sie das Belastungskonto für die Löhne aus. Anschliessend erscheint ein Fenster,
    in welchem Sie nochmals bestätigen müssen, dass Sie die Lohnzahlung wirklich ausführen wollen. Sie haben die Möglichkeit den Auszahlungsbetrag nochmals zu kontrollieren. 


 

Ist der Betrag korrekt fahren Sie mit der Auszahlung über die Schaltfläche «Ja» weiter. Ansonsten klicken Sie auf «Nein» und nehmen die gewünschten Änderungen vor.
Bei Bestätigung der Meldung erscheint ein Fenster, um das DTA File zu exportieren oder direkt an das Finanzinstitut zu senden.

Um das DTA File direkt zu senden muss jedoch das Internet Banking eingerichtet sein

DTA Exportieren:

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche «Exportieren» und wählen den gewünschten Speicherort. Das DTA wird erstellt und das Fenster wird automatisch geschlossen.

DTA senden:

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche «Senden»

  • Geben Sie den Code von der Strichliste des Finanzinstitutes ein und bestätigen Sie die Meldung mit «OK».

Die Zahlung wird anschliessend direkt an das Finanzinstitut übermittelt.

 

Register Verbuchen

  • Gehen Sie weiter ins Register «Verbuchen».



In diesem Register werden die Buchungen aufbereitet und anschliessend in die Finanzbuchhaltung übertragen. Eine Verbuchung ist nur möglich, wenn alle Berechnungslohnarten kontiert sind. Auch die Berechnungslohnarten, welche im aktuellen Lohnlauf nicht benötigt werden, müssen zwingend kontiert sein.

  • Um die Buchungen aufzubereiten, klicken Sie auf die Schaltfläche «Aufbereiten». 


 

Allfällige Fehlermeldungen oder Hinweise werden angezeigt.

 

Die einzelnen Buchungen werden angezeigt und können nochmals kontrolliert werden.

  • Möchten Sie eine Kontierung ändern oder eine fehlende hinzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche «Lohnartenkontierung bearbeiten» und ändern Sie die entsprechende Kontierung.
  • Nach der Änderung müssen die aufbereiteten Kontierungen über die Schaltfläche «Löschen» gelöscht und über «Aufbereiten» neu aufbereitet werden.
  • Erfassen Sie einen eindeutigen Buchungstext, welcher anschliessend in der Fibu angezeigt werden soll. Der Buchungstext muss monatlich angepasst werden.



Wenn alle Kontierungen vorhanden und korrekt sind, können Sie die Verbuchung starten.

  • Klicken Sie dafür auf die Schaltfläche «Buchen».

Die Buchungen werden anschliessend in der Finanzbuchhaltung angezeigt.



Verbuchung in Sage 50 Rechnungswesen
Bei Klick auf die Schaltfläche „Buchen“ wird gleichzeitig automatisch eine csv-Datei erstellt, die anschliessend im Sage 50 Rechnungswesen importiert werden kann. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass alle in der SageStart Lohnbuchhaltung
verwendeten Konti und Kostenstellen auch im Sage 50 Rechnungswesen vorhanden sind.
Die csv-Datei wird im Dossierverzeichnis im Unterordner BAK erstellt.

 

Kontrolle
Bevor Sie den Lohnlauf definitiv abschliessen kontrollieren Sie nochmals, ob die Daten korrekt sind.

  • Öffnen Sie dafür das Lohnjournal Mitarbeiter sowie das Lohnjournal Rekapitulation über das Menü «Auswertungen – Lohnbuchhaltung –
    Monatsverarbeitung».




Starten Sie die Auswertungen für den aktuellen Lohnlauf.
Auf dem «Lohnjournal Mitarbeiter» sind pro Mitarbeiter sämtliche Lohnarten mit den jeweiligen Beträgen aufgeführt. Auf dem «Lohnjournal Rekapitulation» sehen Sie pro Lohnart den gesamten Betrag über alle Mitarbeiter. 

 

Register Abschliessen
Zuletzt gehen Sie ins Register «Abschliessen».

Wenn die Lohnberechnung erstellt, das DTA ausgeführt und die Verbuchung in die Finanzbuchhaltung vorgenommen wurde, kann die Lohnperiode definitiv abgeschlossen werden.
Beim Öffnen dieses Registers prüft das Lohnprogramm automatisch, ob der Lohnlauf abgeschlossen werden kann oder noch fehlerhaft ist.
Bei der Rubrik «Nächster Lohnlauf» können Sie bereits das Lohnlaufdatum, das Zahlungsdatum sowie das Verbuchungsdatum für den Folgemonat angeben.
Bei den Checkboxen unter «Durchzuführende Aktionen» wählen Sie, welche Aktionen bei der definitiven Verbuchung zusätzlich noch vorgenommen werden sollen. Zudem sehen Sie bei den Checkboxen unter «Automatische Aktionen», welche Aktionen das
Programm automatisch durchführt. Diese Aktionen können nicht deaktiviert werden.

  • Um den Lohnlauf abzuschliessen, klicken Sie auf die Schaltfläche «Abschliessen».
    Nachdem Sie bestätigt haben, dass Sie den Lohnlauf wirklich abschliessen möchten, werden Sie gefragt, ob Sie eine Kopie erstellen möchten.

Hinweis
Diese Kopie entspricht einer Datensicherung aller Module und nicht nur der Lohnbuchhaltung.

  • Wählen Sie die gewünschte Schaltfläche an. Der Lohnlauf ist anschliessend definitiv verbucht und die Lohnlaufdaten werden in der Lohnberechnung automatisch auf den nächsten Monat angepasst.

Lohnverarbeitung löschen

  • Die Lohnverarbeitung kann bis zum letzten Schritt jederzeit wieder gelöscht werden.Um die Lohnverarbeitung zu löschen, müssen Sie in den Registern von rechts nach links arbeiten.

  • Beginnen Sie damit im Register «Verbuchen» die Verbuchung und anschliessend die Kontierung zu löschen.

  • Löschen Sie anschliessend im Register «Auszahlen» die aufbereiteten Zahlungen.

Das Programm weist Sie anschliessend darauf hin, dass die Zahlungen bereits ausgeführt wurden. Sie können trotzdem fortfahren.
Der DTA Auftrag wird dadurch im Explorer nicht gelöscht.

  • Zuletzt können Sie im Register «Berechnen» die Berechnungen löschen.

Die Lohnverarbeitung ist nun komplett gelöscht und Sie können von vorne beginnen. 

 

Lohnlauf zurücksetzen
Beim Abschluss des Lohnlaufes kann eine Datensicherung erstellt und jederzeit zurückgeladen werden. Diese Datensicherung enthält jedoch nicht nur die Lohnbuchhaltung, sondern auch die anderen Module von Sage Start.

Mit der Option «Lohnlauf zurücksetzen» haben Sie die Möglichkeit, jeweils den zuletzt abgeschlossenen Lohnlauf zurück zu setzen. Die restlichen Module in Sage Start bleiben dabei unberührt.



Um einen Lohnlauf zurück zu setzen, öffnen Sie die Lohnberechnung über das Menü «Lohnbuchhaltung – Lohnberechnung».

  • Klicken Sie anschliessend auf die Schaltfläche «Zurücksetzen».



Anschliessend erscheint eine Meldung mit der Information sämtlicher Angaben, welche zurückgesetzt werden.
Um fortzufahren, klicken Sie auf «Ja». Der Lohnlauf wurde anschliessend zurückgesetzt. Beachten Sie, dass jeweils nur der
letzte Lohnlauf zurückgesetzt werden kann.

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