Neuer Lieferantenbeleg erfassen


Öffnen Sie das Fenster «Lieferantenbelege» über das Menü «Lieferanten -
Lieferantenbelege verwalten».

Dies ist die zentrale Funktion, um Belege der Einkaufsseite zu verwalten. Mehr dazu erfahren Sie im nächsten Kapitel, nachdem wir einige Belege erfasst haben.



Klicken Sie auf die Schaltfläche «Neu». Die vorhandenen Belegtypen werden Ihnen angezeigt und Sie können «Haben (Rechnung)» auswählen.

Zuoberst wird die Lieferantennummer eingetragen. Wenn der Beleg einmal gespeichert ist, kann dieses Feld nicht mehr angepasst werden. Im mittleren Teil des Fensters sind die Kopfdaten des Belegs, welche zum grössten Teil durch die Grunddaten automatisch ausgefüllt werden. Im unteren Teil befinden sich die Register «Zeilen», «Ausgleiche» und «Kommentar», welche den eigentlichen Inhalt des Belegs enthalten.



Tragen Sie nun zuoberst die Lieferantennummer ein oder klicken Sie auf die
Schaltfläche daneben, um einen Lieferanten auszuwählen.

  Tipp
Im Fenster zur Auswahl der Lieferanten ist unten links die Schaltfläche «Neu» sichtbar. Sie können dadurch beim Erfassen eines Dokuments gleich eine neue Adresse erfassen.

Geben Sie das Belegdatum ein und wählen Sie eine interne Zahlungsverbindung aus. Diese gibt an, von welchem Ihrer Konten die Rechnung bezahlt wird.

Wählen Sie danach die Zahlungsverbindung des Lieferanten aus. Wenn es sich um einen neuen Lieferanten handelt, müssen Sie zuerst die Zahlungsverbindung mit den Angaben auf dem Einzahlungsschein erfassen. Wenn sie die Rechnung nicht über E­Banking bezahlen wollen, lassen Sie das Feld leer. Im Feld «ESR­Ref.» ist die Referenznummer des Einzahlungsscheins zu erfassen.

Anschliessend klicken Sie auf die Schaltfläche «Hinzufügen» im
Register «Zeilen».

Das Programm erstellt automatisch eine Buchungszeile mit Buchungstext, Fibukonto und MwSt­Code. Tragen Sie den Rechnungsbetrag inkl. MwSt. ein. Klicken Sie ins Feld «Text», wenn Sie den Buchungstext ändern oder ergänzen möchten. Ändern Sie
allenfalls auch das Fibukonto und den MwSt­Code entsprechend ab und speichern Sie den ganzen Beleg mit «OK und Neu».



Erfassen Sie nun eine Gutschrift des gleichen Lieferanten. Wir werden später diese Gutschrift mit der Rechnung verrechnen können. Die Gutschrift wird nach der gleichen Methode wie die Rechnung erfasst. Bei der Gutschrift müssen keine Angaben zur Zahlungsverbindung gemacht werden. Speichern Sie sie zum Schluss mit «OK».

Lieferantenbelege verwalten


Öffnen Sie das Fenster «Lieferantenbelege» über das Menü
«Lieferantenbelege - Lieferantenbelege verwalten».

Hier werden Ihnen sämtlichen erfassten Belege nach Nummer sortiert angezeigt. In der Navigation links können Sie die Anzeige eingrenzen, indem Sie zum Beispiel nur offene Belege anzeigen oder nur jene, die bereits fällig sind.




Im oberen Teil sehen Sie die jeweiligen Belege mit den wichtigsten Angaben. Durch einen
Doppelklick auf einen Spaltentitel können Sie die Sortierung ändern. Der OP Status gibt Ihnen an, ob ein Beleg offen (rot), teilweise ausgeglichen (gelb) oder bezahlt (grün) ist. Wenn Sie weiter nach rechts scrollen, sehen Sie den Namen und die vollständige Adresse des Lieferanten. Die Spalten können mit der Maus verschoben werden, damit Sie die Angaben, die Ihnen wichtig sind, nach vorne in den sichtbaren Bereich ziehen können. Mit einem Rechtsklick auf die Spalten können Sie zudem Spalten löschen und Titel umbenennen. Gelöschte Spalte können jederzeit aus diesem Menü mit «Spalten ändern» wieder hinzugefügt werden.




Wenn im oberen Teil ein Beleg ausgewählt ist, werden unterhalb die erfassten Buchungszeilen angezeigt. Diese Angaben können nicht direkt in der Belegverwaltung geändert werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche «Ändern», um den Beleg zu öffnen und ihn anzupassen.

Wir verrechnen nun die erfasste Gutschrift mit einer offenen Rechnung. Wählen Sie dazu eine Gutschrift aus, machen Sie einen Rechtsklick auf die Gutschrift und wählen
«Verrechnen».



Diese Liste enthält alle offenen Rechnungen des gewählten Lieferanten. Mit einem Doppelklick wählen Sie die Rechnung aus. Überprüfen Sie die Angaben nochmals im folgenden Fenster und bestätigen Sie mit «OK». Nachdem die Gutschrift erfolgreich verrechnet ist, ändert sich deren Status auf grün, wenn Sie voll ausgeglichen ist oder gelb, wenn noch ein Restbetrag offen bleibt.






  Tipp
Die Verrechnung wird in der Gutschrift im Register «Ausgleiche» als Buchungszeile angezeigt. Sie können den Vorgang rückgängig machen, indem Sie einen der beiden verrechneten Belege öffnen, ins Register «Ausgleiche»
wechseln und diese Zeile löschen.





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