Akontozahlungen

Eine Akontozahlung wird häufig bei grösseren Projekten, z.B. bei einem Bauvorhaben, geleistet. Das Problem dabei: oft existiert für den Zahlungsausgang keine Rechnung - und wo keine Rechnung, da kein Offener Posten, der ausgeglichen werden könnte. Falls jedoch eine Akontorechnung gestellt wurde, ist der Fall einfach:

Sie erhalten eine Akonto-Rechnung

Angenommen, Sie leisten eine Akonto-Zahlung und erhalten dafür vom Lieferanten eine Rechnung. Beim Einbuchen der Vorausrechnung geben Sie wie gewohnt das Personenkonto des Kreditors ein. Als Gegenkonto verwenden Sie anstelle eines Aufwandkontos das Konto Vorauszahlungen. Falls es sich um einen mehrwertsteuerpflichtigen Aufwand bzw. eine mehrwertsteuerpflichtige Investition handelt, müssen Sie diesem Konto einen entsprechenden Steuerschlüssel zuordnen.
Ab der Professional-Version können Sie bei den Personenkonti ein Akonto-Konto definieren und dieses beim Buchen über die Option Akonto-/Vorauszahlung direkt ansteuern, so dass die manuelle Wahl des Akontokontos entfällt. Ausserdem können mehrere Akontorechnungen für denselben Geschäftsfall/Projekt durch die Geschäftsfall-Nummer (GF-Nr.) logisch in Verbindung gesetzt werden. Sie können anschliessend bei den Offene Posten-Listen nach GF-Nr. selektieren und über die Buchungsmaske Zahlung über PK mehrere Akontorechnungen mit derselben GF-Nr. suchen und gegeneinander verrechnen.

Buchen einer Akontozahlung ohne Rechnung

Wird eine Vorauszahlung überwiesen wird, ohne dass Sie eine Rechnung erhalten haben, läuft die Buchung folglich nicht über einen Offenen Posten. Sie erstellen zunächst eine Fibu-Buchung Vorauszahlungen und Vorsteuer an Geldkonto. Erst wenn die Rechnung tatsächlich gestellt wird, ensteht ein Offener Posten mit der Buchung Aufwand und Vorsteuer an Kreditor. Bereinigen Sie diese Verbindlichkeit sogleich um die bereits geleistete Akontozahlung, indem Sie im Modus Zahlung (Kredi) des Dialogs Beleg bearbeiten (Menübefehl Bearbeiten.Buchen) das Konto Vorauszahlungen an den Offenen Posten buchen. Wichtig ist, dass Sie den Vorauszahlungen wieder einen Steuerschlüssel zuordnen, so dass gleichzeitig mit der Verbindlichkeit auch die beim Eingang der Akontozahlung berechnete Vorsteuer zurückgebucht wird.
Wenn aus Ihrer Auftragsbearbeitung die richtigen Konten an die Schnittstelle von Sage 50 Rechnungswesen übergeben werden, können diese Vorgänge automatisiert ablaufen. Die geleisteten Akontozahlungen dürfen nur nicht in Vergessenheit geraten, wenn die Rechnung eingebucht wird.
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