Link

Diese Funktionalität ermöglicht den Austausch eines Mandanten, zum Beispiel zwischen einem Kunden und einem Treuhänder. Von grossem Vorteil ist dabei, dass an beiden Orten gleichzeitig weiter gearbeitet werden kann. Zu einem späteren Zeitpunkt können die korrigierten Daten des Treuhänders wieder eingelesen werden, ohne dass die in der Zwischenzeit bearbeiteten Daten verloren gehen. Damit dieser beidseitige Datenaustausch reibungslos klappt, müssen folgende Punkte genau beachtet werden.

Die Startphase

Der Treuhänder baut die Struktur der Buchhaltung für seinen Kunden auf, indem er Fremdwährungen, Steuerschlüssel und Kontenplan etc. einrichtet. Der Kunde erhält die Daten zugeschickt, lädt den vorbereiteten Mandanten und beginnt mit der Arbeit. Bei diesem Vorgang kommt die Funktion Link nicht zum Einsatz.

Erstmaliger Datenaustausch

Nehmen wir an, der Kunde hat den ersten Monat erfasst und möchte die Daten zur Kontrolle dem Treuhänder übergeben. Dazu exportiert er seine Buchhaltung mit dem Menübefehl Extras.Link.Exportieren.... Beim ersten Datenaustausch lädt der Treuhänder die Buchhaltung, ohne das Link-Programm zu verwenden. Er behandelt die Daten wie eine Sicherheitskopie, denn die Importfunktion von Sage 50 Rechnungswesen kann nur dann sinnvoll eingesetzt werden, wenn vorher im gleichen Programm ein Export dieser Buchhaltung stattgefunden hat. Nach dem ersten Austausch können Kunde und Treuhänder den Buchhaltungsmandanten gleichzeitig bearbeiten.

Datenaustausch via Link

In unserem Beispiel überarbeitet der Treuhänder die Buchungen des ersten Monats, während der Kunde fortlaufend neue Buchungen erfasst. Statt nun seine Korrekturversion lediglich in Form einer einfachen Datensicherung an den Kunden zurücksenden, führt der Treuhänder nun mit dem Menübefehl Extras.Link.Export... einen Export aus. Der Kunde andrerseits importiert die Daten mit dem Menübefehl Extras.Link.Import....
Sowohl der Kunde als auch der Treuhänder können nun unabhängig voneinander weiter mit dem Buchhaltungsmandanten arbeiten. So bucht der Kunde weiter die laufenden Geschäftsfälle, während der Treuhänder z.B. noch einige Korrekturbuchungen im vergangenen Monat ausführt.
Zum Ende des zweiten Monats soll der Treuhänder erneut die aktuelle Buchhaltung des Kunden zur Kontrolle erhalten. Dieser exportiert die Daten wieder, der Treuhänder importiert sie ebenfalls mit dem Link-Programm. Dabei bleiben die in der Zwischenzeit vom Treuhänder erfassten Daten erhalten. Nachdem der Treuhänder seine Korrekturen wieder ausgeführt hat, findet ein erneuter Datenaustausch statt: der Treuhänder exportiert, der Kunde importiert über die Funkton Link.
Dieser gegenseitige Datenaustausch lässt sich beliebig fortsetzen. Es ist jedoch wichtig zu wissen und zu beachten, welche Partei die Daten zuletzt importiert hat, denn nur diese ist aus Software-Sicht im Besitz des aktuell gültigen Buchhaltungsmandanten. Nur der Besitzer darf Änderungen an Konten und Kontenplan vornehmen und MWST-Perioden speichern.
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