Buchungsmodus Sammelbeleg Fibu des Dialogs Beleg bearbeiten

Mit im Listenauswahlfeld links oben aktiviertem Buchungsmodus Sammelbeleg Fibu des durch den Menübefehl Bearbeiten.Buchen, + oder Klick auf die Symbolschaltfläche Buchen aufgerufenen Dialogs Beleg bearbeiten werden Belege mit Detailbuchungen auf unterschiedliche Konten sowie gegebenenfalls automatischen Mehrwertsteuerbuchungen erfasst und verbucht. Im Gegensatz zu einem Einfachbeleg sind dabei also sämtliche Soll- und Haben-Buchungen einzeln zu verbuchen. Kostenstellenbuchungen und Buchungen zwischen zwei oder mehreren Fremdwährungskonten können ausschliesslich als Sammelbeleg erfasst und verbucht werden.
Bei aktiviertem Buchungsmodus Sammelbeleg Fibu stellt der Dialog Beleg bearbeiten nachfolgend beschriebene Definitionselemente zur Verfügung:
Definitionselemente des Dialogs Beleg bearbeiten im Modus Sammelbeleg Fibu
Definitionselement Beschreibung
Eingabefeld GF-Nr. zur Definition einer Geschäftsfallnummer, mit deren Hilfe verschiedene Buchungsbelege oder OP logisch zusammengefasst werden können. Zum Beispiel können mehrere Vorauszahlungen und die Schlussrechnung unter einer gemeinsamen Geschäftsfallnummer zusammengefasst werden
Eingabefeld Grp. zur Eingabe eines alphanumerischen Zeichens für eine Gruppe, mit dessen Hilfe Sie beliebige Belege zu einer Gruppe zusammenfassen können. Im Feld Beleg-Grp. des Registers Text des Dialogs Suchfilter kann die Beleggruppe als Filterbedingunmg angegeben werden. Da auch Auswertungen wie Bilanz und Erfolgsrechnung auf den Suchfilter zugreifen, steht dadurch ein Werkzeug zur Verfügung, mit dessen Hilfe die Auswirkung bestimmter Beleggruppen, z.B. verschiedene Abschreibungsmodelle, auf das jeweilige Ergebnis einer Auswertung überprüft werden kann. Der gezielte Einsatz von Gruppen erlaubt also bspw. die parallele Führung mehrerer Buchhaltungen oder die Zuweisung von Projekten an ein Gruppe
Listenauswahlfeld Blg-Nr. zur Anzeige der dem Beleg zugewiesenen ersten freien nummernkreisspezifischen und für sämtliche Buchungen eines Belegs gültigen Belegnummer. Der Feldwert ist nur mutierbar, wenn im Register Buchen des durch den Menübefehl Extras.Optionen aufrufbaren Dialogs Optionen die Option Beleg-Nr. mutierbar aktiviert ist. Bei Änderung des Feldvorgabewerts gilt dieser als neuer nummernkreisspezifischer Initialwert und wird von Sage 50 Rechnungswesen für jeden neuen Beleg des aktiven Nummernkreises um 1 erhöht. Die Belegnummern-Initialwerte können jederzeit auch im Dialog Nummernkreis bearbeiten geändert werden.
Bei Klick auf die Schaltfläche am rechten Feldrand werden im Listenauswahlfeld alle definierten Nummernkreis-Bezeichner angezeigt, bei Auswahl eines Nummernkreises wird dessen nächste freie Belegnummer als Feldwert übernommen.
Die Belegnummer ist der einzige nicht nachträglich veränderbare Feldwert einer Buchung. Bei Zuweisung einer neuen Belegnummer an einen gespeicherten Beleg wird die Buchung zwar unter der neuen Belegnummer gespeichert, der ursprüngliche Beleg bleibt jedoch bis zur expliziten Löschung erhalten
Feld Barcode zur Eingabe der Barcode-Nummer, welche Sie als Referenzierungsnummer für die elektronische Archivierung benötigen. Geben Sie die Barcode-Nummer des entsprechenden Originalbelegs manuell ein oder lesen Sie die Nummer mit Hilfe eines Barcode-Lesers ein.
Das Feld Barcode ist nur bei korrekt verbundenem und referenziertem Dokumentemanagementsystem sichtbar
Anzeigefeld Differenz zur schreibgeschützten Anzeige des unverbuchten offenen Betrags des aktuellen Belegs. Dieser muss durch entsprechende Buchungen ausgeglichen werden, andernfalls kann der Beleg nicht gespeichert werden kann. Der Differenzbetrag wird in einer neuen Buchung als Buchungsbetrag vorgeschlagen
Eingabefeld Datum zur Übernahme des Vorgabe- oder Eingabe eines anderen Buchungs-Datums. Standard-Vorgabewert ist das Datum des zuletzt gespeicherten Belegs oder das aktuelle Kalenderdatum beim erstmaligen Aufruf des Dialogs Beleg bearbeiten. Für alle Detail-Buchungen eines Sammelbelegs gilt das gleiche Datum.
Das bei den Buchungsmodi Einfachbeleg (Fibu) und Sammelbeleg (Fibu) im Eingabefeld Datum des Dialogs Buchen angegebene Buchungsdatum wird während der aktuellen Dialogsitzung und für die beiden genannten Buchungsmodi als Vorgabe-Buchungsdatum im Cache gespeichert. Nach einem Wechsel zu einem andern als den beiden genannten Buchungsmodi oder nach Schliessen und erneutem Öffnen des Dialogs Buchen zeigt Sage 50 Rechnungswesen wieder das aktuelle Systemdatum als Buchungsdatum-Vorgabewert im Feld Datum an
Schaltfläche A Klick auf die Schaltfläche startet den Dialog Periodenbuchen, um die erfasste Buchung periodenspezifisch und/oder transitorisch abzugrenzen. Dabei können die im Register Abgrenzungen des durch den Menübefehl Extras.Optionen aufrufbaren Dialogs Optionen definierten Standard-Werte übernommen oder mutiert werden
Eingabefeld Text zur Eingabe eines maximal 60 Zeichen langen Buchungstextes oder des Kürzels mit nachfolgendem zur Übernahme einer definierten Buchungsvorlage.
Bei aktivierten Auswahlwerten Debitoren und Kreditoren des Listenauswahlfeldes Sektion des Registers Einstellungen des durch den Menübefehl Extras.Optionen aufrufbaren Dialogs Optionen können für den Schlüssel 00013 mit den nachfolgend erläuterten Platzhaltern Standard-Buchungstexte definiert werden:
Platzhalter Ersetzungswert
$1 Personenkonto-Nummer
$2 Personenkonto-Kurzname
$3 Bezeichnung des Personenkontos
$9 Offene Posten-Nummer
\n Zeilenumbruch
Schaltfläche F5 Klick auf die Schaltfläche öffnet den Dialog Buchungsvorlagen, um definierte Buchungsvorlagen oder Buchungstexte in die aktuelle Buchung zu übernehmen
Listenauswahlfeld Konto (1) zur Eingabe oder Auswahl der buchungsaktiven Kontonummer. Manuell kann die korrekte und gültige Fibukonto-Nummer oder ihr entsprechender Bezeichner vollständig oder teilweise angegeben werden. Bei Eingabe nur der ersten Zeichen einer Fibukonto-Nummer oder der ersten Zeichen ihres entsprechenden Bezeichners aktiviert Sage 50 Rechnungswesen nach Verlassen des Feldes den Dialog Konten und aktiviert die erste Zeile mit gefundener Nummern- bzw. Bezeichner-Übereinstimmung zur Auswahl des korrekten Kontos und dessen Übernahme in das Zielfeld.
Doppelklick in das Feld oder bei aktiviertem Feld starten den Dialog Konten zur Anzeige aller definierten Konten und Übernahme eines korrekten gültigen Kontos in das Zielfeld.
Der Bezeichner des ausgewählten oder angegebenen Kontos sowie der Konto-Saldo werden im unten stehenden Schreibschutzfeld 1 angezeigt
Bei der ersten Sammelbeleg-Buchung schlägt Sage 50 Rechnungswesen das Gegenkonto des aktuellen Nummernkreises als gütiges Konto vor, nach der dritten Buchung wird das zuletzt verwendete Konto vorgeschlagen
Radio button Soll, Haben zur Definition der buchungsaktiven Kontoseite des im Feld Konto angegebenen Kontos. Nach Aktivierung eines der beiden radio button für die erste Buchung eines Belegs aktiviert Sage 50 Rechnungswesen für alle nachfolgenden Gegenbuchungen den anderen radio button. Wird diese Vorgabe-Buchungsregel manuell geändert, versucht Sage 50 Rechnungswesen den Beleg durch Änderung des Vorzeichen des Buchungsbetrags auszugleichen. Nur wenn vorher ein Betrag angegeben wurde, löst der Soll-/Haben-Tausch keinen Vorzeichenwechsel des Buchungsbetrags aus
Listenauswahlfeld KST/KTR zur Eingabe oder Auswahl der buchungsaktiven Kostenstellen-Nummer. Manuell kann die korrekte und gültige KST-/KTR-Nummer oder ihr entsprechender Bezeichner vollständig oder teilweise angegeben werden. Bei Eingabe nur der ersten Zeichen einer KST-/KTR-Nummer oder der ersten Zeichen ihres entsprechenden Bezeichners aktiviert Sage 50 Rechnungswesen nach Verlassen des Feldes den Dialog KST/KTR und aktiviert die erste Zeile mit gefundener Nummern- bzw. Bezeichner-Übereinstimmung zur Auswahl des korrekten Kontos und dessen Übernahme in das Zielfeld.
Doppelklick in das Feld oder bei aktiviertem Feld starten den Dialog KST/KTR zur Anzeige aller definierten Konten und Übernahme eines korrekten gültigen Kontos in das Zielfeld.
Der Bezeichner des ausgewählten oder angegebenen Kontos sowie der Konto-Saldo werden im unten stehenden Schreibschutzfeld 2 angezeigt.
Kostenstellen können auch direkt bebucht werden. Geben Sie dazu die Kostenstelle im Feld Konto (1) ein. Dessen Feldbezeichner wechselt darauf zu Kostenstelle und das Feld KST/KTR zu Kostenart. Die Kostenart wird durch ein reguläres Konto bestimmt, welches auf dem Kostenstellenauszug die Art der Ausgabe oder Einnahme angibt. Das Konto selbst wird dabei jedoch nicht bebucht. Eine Kostenstellenbuchung hat somit auf den Saldo des Sammelbelegs keinen Einfluss. Ein Buchungs-Betrag kann also in beliebigen Teilbeträgen auf verschiedene Kostenstellen verteilt werden.
In diesem Feld können auch in den Buchungsmethoden definierte Verteilungen angegeben werden. Geben Sie dazu das Kürzel der Buchungsmethode mit nachfolgendem in das Feld Kostenstelle ein oder wählen Sie die Buchungsmethode aus dem mit Doppelklick in das Feld oder bei aktiviertem Feld aufrufbaren Dialog KST/KTR aus
Schaltfläche Liste Klick auf die Schaltfläche startet die Dialoge Verteilung zur Überwachung sowie Verteilung bearbeiten zur Definition einer Kostenstellen-Verteilung des aktiven Buchungsbetrags
Schaltfläche MwSt Klick auf die Schaltfläche öffnet eine Auswahlliste mit allen definierten Mehrwertsteuer-Schlüsseln zur Auswahl und Übernahme des buchungsaktiven gültigen Mehrwertsteuer-Satzes. Der Mehrwertsteuer-Betrag wird im nachfolgenden Schreibschutzfeld angezeigt.
Bei aktivierter Option Steuerschlüssel in Tab-Reihenfolge im Dialog Einstellungen wird die Schaltfläche in die -Navigation eingebunden und das Listenauswahlfeld bei erhaltenem Element-Focus automatisch geöffnet
Eingabefeld Betrag zur Eingabe des Buchungs-Betrags. Bei Belegen mit mehreren Buchungen schlägt Sage 50 Rechnungswesen den ausstehenden Restbetrag als Buchungsbetrag vor, die Differenz zwischen erfasstem Beleg-Totalbetrag und ausstehendem Restbetrag wird im Anzeigefeld Differenz angezeigt
Anzeigefeld Währung zur schreibgeschützten Anzeige des Kürzels der Leitwährung. Bei einer Fremdwährungsbuchung muss in diesem Feld der Betrag in der Leitwährung angegeben werden. Ein Sammelbeleg kann unterschiedliche Fremdwährungsbuchungen zusammenfassen.
Nach Eingabe oder Auswahl eines Fremdwährungskontos im Feld Konto aktiviert Sage 50 Rechnungswesen die Sichtbarkeit folgender zusätzlichen Felder und Optionen:
Anzeige- und Eingabefeld FW zur Anzeige des Fremdwährungskürzels und Eingabe oder Anzeige des Fremdwährungsbetrags
Option und Eingabefeld Kurs zur Eingabe des Fremdwährungskurses; der Feldwert hat höhere Priorität als ein im Dialog Fremdwährungen bearbeiten definierter Kurs. Letzterer ist bei einem Wert 0.00 im Eingabefeld Kurs gültig.

Als Standard wird der Leitwährungsbetrag durch den definierten Kurs und den in diesem Feld angegebenen Fremdwährungsbetrag ermittelt. Sind Fremdwährungsbetrag oder Kurs unbekannt, gelten folgende Regeln:
  1. der Leitwährungsbetrag wird aus einem bekannten Fremdwährungsbetrag und einem gültig definierten Kurs ermittelt. Nach Eingabe des Fremdwährungsbetrags berechnet Sage 50 Rechnungswesen den Leitwährungsbetrag
  2. Fremdwährungsbetrag und sein Leitwährungs-Wert sind bekannt, der Kurs unbekannt. Geben Sie zuerst den Fremdwährungsbetrag an und überschreiben Sie anschliessend den ermittelten Wert des Feldes Betrag mit dem korrekten Leitwährungs-Betrag. Sage 50 Rechnungswesen berechnet den entsprechenden Umrechnungskurs. Dabei darf die Option Kurs nicht aktiviert sein
  3. Leitwährungsbetrag und Kurs sind bekannt: aktivieren Sie die Option Kurs, korrigieren Sie gegebenenfalls den Vorgabe-Kurs und geben Sie den Leitwährungsbetrag im Feld Betrag an. Sage 50 Rechnungswesen berechnet danach den korrekten Fremdwährungsbetrag
Schaltfläche S Klick auf die Schaltfläche oder bei aktivem Feld Betrag starten den Dialog Steuerbetrag zur Auswahl des korrekten definierten Mehrwertsteuer-Schlüssels und zur Auswahl und Angabe weiterer Steuerberechnungsoptionen
Anzeigefelder 1:, 2: zur schreibgeschützten Anzeige der Kontenbezeichner und -saldi. In Feld 1 stehen in der Regel die Werte aus dem Feld Konto, in Feld 2 jene des Feldes KST/KTR. Bei direkten Kostenstellenbuchungen wird die Kostenstelle im Feld 1 und das Kostenart-Konto in Feld 2 angezeigt
Eingabefeld Code zur Eingabe eines alphanumerischen Codes. Bei der Kennzeichnung von Buchungen mit einem Code ergeben sich weitere Möglichkeiten für die Arbeit mit Suchfiltern. Die Sichtbarkeit des Feldes muss durch Aktivierung der Option Code-Feld anzeigen im Dialog Einstellungen aktiviert werden
Liste der Buchungen zur Anzeige der Buchungen eines Belegs. Nach Bestätigung einer Buchung durch die Schaltfläche Buchen wird die Buchung in die Liste aufgenommen, mit kann die aktivierte (markierte) Buchung gelöscht werden. Doppelklick auf eine Buchung aktiviert diese und die Anzeige ihrer Buchungsdetails.
Soll- und Spalte können wahlweise in einer einzigen Betragsspalte dargestellt werden. Schieben Sie dazu die Spalten Soll oder Haben mit der Maus zusammen. Mit gedrückter -Taste kann die Betragsspalte wieder zu einer Soll- und einer Haben-Spalte erweitert werden. Auf gleiche Weise kann die Steuerbetrags-Spalte verborgen und angezeigt werden. Wenn für den Steuerbetrag keine separate Spalte vorhanden ist, werden Steuerbuchungen in separaten Buchungs-Zeilen dargestellt
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