Mandanteneinstellungen

Da den Einstellungen der Mandanteneinstellungen höchste Priorität bezüglich Lohnberechnung, Verbuchung in die Jahresdatei und Datierung der FIBU-Verbuchungen zukommt, sollten Sie die Mandanteneinstellungen vor jeder Gehaltsaufbereitung aufrufen und auf korrekte Datumswerte überprüfen bzw. diese setzen. Der Dialog Mandanteneinstellungen wird über den Menübefehl Extras.Mandanteneinstellungen, die Tastenkombination + oder die Symbolleisten-Schaltfläche Mandanteneinstellungen gestartet, alle übrigen Sage 50 Lohnbuchhaltungs-Dialoge müssen dabei geschlossen sein.

Die Felder des Bereichs Einstellungen sowie "Kürzel" und "Name" im Bereich Mandant können und müssen dabei von den AnwenderInnen verwaltet werden, alle übrigen Felder dieses Bereichs sind schreibgeschützte Informationsfelder und werden von Sage 50 Lohnbuchhaltung verwaltet. Die Option Vorgabemandant wird nur bei installierter Mandantenverwaltung angezeigt.

Die Felder des Bereichs Einstellungen

Das Feld Abrechnungs-Datum

Wir empfehlen, immer den letzten Kalendertag eines Monats als Abrechnungsdatum zu wählen. Dadurch wird gewährleistet, dass alle in diesem Monat eingetretenen MitarbeiterInnen bei der Lohnerstellung berücksichtigt werden. Das Abrechnungsdatum und auch das Mandantenkürzel werden im rechten Bereich der Statusleiste angezeigt, das Abrechnungsdatum zusätzlich auch in der Info-Statusleiste.
Beispiel Lohnperiode September 2011
Eintrittsdatum Abrechnungsdatum Status Lohnberechnung
26.09.2011 30.09.2011 die Person wird von der automatischen Lohnberechnung berücksichtigt und korrekt berechnet, ebenso kann eine manuelle Lohnberechnung durchgeführt werden
26.09.2011 25.09.2011 Sage 50 Lohnbuchhaltung schliesst die Person bei der automatischen Lohnberechnung aus und lässt auch keine manuelle Lohnberechnung zu


Das Datum kann über die Tastatur eingegeben werden oder mit den spin-buttons (Pfeilsymbol-Schaltflächen) ausgewählt und kann nur bei leerer Monatsdatei, d.h. so lange keine berechneten und gespeicherten, jedoch noch nicht in die Jahresdatei verbuchten Lohndaten vorhanden sind, geändert werden.
Das Abrechnungsdatum ist für Sage 50 Lohnbuchhaltung sehr wichtig, weil damit die monatlichen Lohndaten in der Jahresdatei positioniert werden. So ist es z.B. jederzeit möglich, im September ein Abrechnungsdatum im Januar des gleichen Jahres zu wählen und Lohnberechnungen für den Januar durchzuführen. Allerdings nur, wenn für den/die betreffenden MitarbeiterInnen noch keine Löhne in einem Nachfolgemonat berechnet und gespeichert wurden. In diesem Fall verweigert Sage 50 Lohnbuchhaltung die Lohnaufbereitung und zeigt in der Statuszeile der Lohnerstellung die Fehlermeldung "Für diese Person existiert bereits eine Verarbeitung in einem Nachfolgemonat" an.

Sage 50 Lohnbuchhaltung erlaubt Mehrfachverarbeitungen pro Monat. Unternehmen oder Branchen mit z.B. wöchentlichen Lohnabrechnungen oder unterschiedlichen Auszahlungszeitpunkten für Monats- und StundenlöhnerInnen werden diese Flexibilität schätzen: geben Sie pro Lohnperioden-Berechnung (also bspw. eine Woche) ein Abrechnungsdatum an. Durch Wahl eines geeigneten Filters haben Sie die Möglichkeit, ausschliesslich für spezifische Mitarbeitergruppen (z.B. alle StundenlöhnerInnen, alle MonatslöhnerInnen, Kader etc.) Lohnberechnungen durchzuführen. Nach der Verbuchung in die Jahresdatei können weitere Lohnaufbereitungen im gleichen Monat erstellt werden.
Beispiel Lohnperiode September 2011
Abrechnungsdatum Ausgeführte Verarbeitungen Stand Jahresdatei
20.09.2011 Lohnberechnung und Verbuchung in die Jahresdatei die Berechnungen werden Personen- und Lohnarten-spezifisch unter September 2011 gespeichert. In der Verzeichnisstruktur \Archiv\2011\09 speichert Sage 50 Lohnbuchhaltung zudem die Archivdatei 20_1.wla
30.09.2011 Lohnberechnung und Verbuchung in die Jahresdatei die Berechnungen werden Personen- und Lohnarten-spezifisch unter September 2011 gespeichert und pro Person und Lohnart kumuliert. In der Verzeichnisstruktur Archiv\2011\09 wird von Sage 50 Lohnbuchhaltung eine Archivdatei 30_1.wla gespeichert
Für die Verbuchung der Lohndaten in die Jahresdatei von Sage 50 Lohnbuchhaltung spielt der Tag innerhalb des Abrechnungsdatums keine Rolle. Dagegen ist das Verbuchungsdatum auch das Standard-Fibuverbuchungsdatum. Wie das Feld Fibu-Datum als Fibuverbuchungsdatum eingesetzt werden kann, wird im Abschnitt Feld Fibu-Datum erläutert.

Sage 50 Lohnbuchhaltung ermöglicht an jedem beliebigen Tag des Monats und mehrmals im Monat Lohnberechnungen durchzuführen. Sie entscheiden, wann und wie oft Sage 50 Lohnbuchhaltung in einem Monat für Sie in Aktion treten soll.

Das Feld Valuta-Datum

Das Valuta-Datum bestimmt das Lohnzahlungs-Ausführungs-Datum und wird deshalb auf Vergütungsauftrag, DTA- und EZAG-File gedruckt bzw. geschrieben. Im Gegensatz zum Abrechnungsdatum kann das Valutadatum bei jedem Datenzustand der Monatsdatei geändert werden, entweder in den Mandanteneinstellungen oder im Drucken-Dialog der drei genannten Verarbeitungen.

Das Feld Unterschrifts-Datum

Auch dieses Datum wird auf den Vergütungsauftrag wie auch in das DTA- oder EZAG-File geschrieben. Naturgemäss ist es kleiner als das Valuta-Datum und entspricht dem Datum, an welchem der Vergütungsauftrag versandt resp. das DTA- oder EZAG-File übermittelt werden. Wie das Valutadatum kann das Unterschrifts-Datum jederzeit in den Mandanteneinstellungen oder dem Drucken-Dialog von Vergütungsauftrag, DTA- und EZAG-File mutiert werden.

Das Feld Fibu-Datum

Das Fibudatum der Mandanteneinstellungen wird als Perioden-Vorgabewert in die beiden Von Datum- und Bis Datum-Selektionsfelder der Drucken-Dialoge aller FIBU- und Kostenstellen-Auswertungen geschrieben. Soll das Standard-Vorgabe-Fibuverbuchungsdatum "Abrechnungsdatum" durch das Fibudatum als Fibuverbuchungsdatum ersetzt werden, sind in der entsprechenden Definitionsdatei (z.B. FIBU_Standard_Kst_3_4.def) die Parameter 9 der drei Day-, Month- und Year-Print-Befehle zu Beginn des Body-Bereichs durch 12 zu ersetzen. Danach gilt das in den Drucken-Dialogen angegebene "Bis Datum" als Fibu-Verbuchungsdatum.

Die genannte(n) Defintiondatei(en) befinden sich im Programminstallations-Unterverzeichnis \Lohn und sind an Dateinamen wie z.B. 'FIBU_Standard_Kst_3_4.def' oder 'FIBU_Sesam_KST_LoaBez.def' erkennbar.

Der Bereich Stand Monatsdatei

Beide Felder dieses Bereichs sind schreibgeschützt und werden von Sage 50 Lohnbuchhaltung verwaltet. Sind Löhne berechnet und gespeichert, jedoch noch nicht in die Jahresdatei verbucht, wird das Systemdatum der Berechnung und das Benutzerkürzel jener Person, welche die Lohnberechnungen durchführte, angezeigt. Nach Verbuchung in die Jahresdatei und Löschung der Lohnperiode wird im Datumsfeld 00.00.0000 angezeigt, das Benutzerkürzelfeld ist leer.

Der Bereich Stand Jahresdatei

Auch diese drei Felder sind schreibgeschützt und werden durch Sage 50 Lohnbuchhaltung verwaltet. Angezeigt werden nach jeder Verbuchung eines Lohnlaufes in die Jahresdatei das Abrechnungsdatum des letzten verbuchten Lohnlaufs, das Systemdatum der Verbuchung sowie das Benutzerkürzel der Person, welche die Verbuchung durchführte. Die Konsultation dieser Felder ist auch eine Möglichkeit zu kontrollieren, ob die letzte Lohnperiode bereits in die Jahresdatei verbucht wurde.

Der Bereich Mandant

In diese beiden Felder wird der Firmen- oder Mandantenname sowie ein Kürzel von maximal 15 Zeichen angegeben. Das Kürzel wird in der Statusleiste des Sage 50 Lohnbuchhaltungs-Hauptdialogs angezeigt.

Vorgabekürzel und -name nach der Erstinstallation ist "Standard". Bei installierter Mandantenverwaltung müssen Mandantennname und Kürzel bei der Eröffnung eines neuen Mandanten im zweiten von vier Dialogen angegeben werden.

Felder Erstellt am und Erstellt von

In die beiden schreibgeschützten Felder wird von Sage 50 Lohnbuchhaltung das Systemdatum der Mandantenerstellung und das Benutzerkürzel jener Person, welche den Mandanten erstellte, geschrieben.

Feld Buchungsjahr

Bevor in einem neuen Jahr erste Lohnverarbeitungen gestartet werden, muss bei der Light- und Standardversion das Buchungsjahr manuell gesetzt und bei der Profiversion nach Durchführung des Assistenten-unterstützten Jahresabschlusses auf Korrektheit überprüft werden. Eine Korrektur des Buchungsjahres ist nur bei leerer Jahresdatei möglich, d.h. solange noch keine monatlichen Lohnberechnungen verbucht wurden!


Der Ablauf eines korrekten Jahresabschlusses wird ausführlich im Abschnitt Jahresabschluss erläutert.

Option Vorgabemandant

Diese Option wird nur bei installierter Mandantenverwaltung angezeigt. Bei aktivierter Option wird der Mandanten-Dateipfad im ersten von vier Mandanten-Erstellungs-Dialogen zur Erstellung eines neuen Mandanten angezeigt.
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