Lohnperiode in Jahresdatei verbuchen

Nach jeder automatischen oder manuellen Lohnberechnung mit nachfolgendem Speichern aktualisiert Sage 50 Lohnbuchhaltung verschiedene Daten- und Indexdateien im entsprechenden Mandantenverzeichnis und speichert die Salärdaten temporär in der Monatsdatei.
Spätestens wenn eine Lohnperiode definitiv abgeschlossen ist, also alle Lohnberechnungen und -zahlungen ausgeführt und verbucht sowie alle Monatsauswertungen ausgedruckt sind, müssen die temporären Daten der Monatsdatei in die Jahresdatei verbucht werden.
Eine neue Abrechnungsperiode (Lohnperiode, Gehaltsperiode) kann erst eröffnet werden, wenn die temporären Daten der Monatsdatei in die Jahresdatei verbucht wurden und die Abrechnungsperiode anschliessend gelöscht wurde.

In Jahresdatei verbuchen

Sage 50 Lohnbuchhaltung erlaubt die Durchführung beliebig vieler Lohnläufe pro Monat (z.B. alle MonatslöhnerInnen, alle StundenlöhnerInnen etc.). Alle Lohnläufe müssen entweder einzeln direkt nach der Lohnerstellung oder global vor Eröffnung einer neuen Lohnperiode, in die Jahresdatei verbucht werden. Durch die Verbuchung führt Sie ein Assistent in vier Schritten, welcher mit dem Menübefehl Datei.Lohnperiode.In Jahresdatei verbuchen gestartet wird.

In Jahresdatei verbuchen, Schritt 1 von 4

Im Kopfbereich des Dialogs wird die zu verbuchende Lohnperiode mit aktuellem Abrechnungsdatum angezeigt und darauf hingewiesen, dass alle aktuellen Monatsauswertungen vor dem Verbuchungslauf ausgeführt sein müssen. Mit der Dialog-Schaltfläche Beenden kann der Verbuchungslauf abgebrochen werden.
Soll die temporäre Monatsdatei nach dem Verbuchungslauf gelöscht werden, ist die einzige Dialog-Option zu aktivieren.
Das Löschen der Lohnperiode ohne Verbuchung in die Jahresdatei kann auch manuell durch den Menübefehl Datei.Lohnperiode.Lohnperiode löschen ausgeführt werden.
Versuchen Sie bei einer Person mit gespeicherter Lohnberechnung, aber noch nicht gelöschter Lohnperiode eine neue Berechnung durchzuführen, wird im Lohnerstellungs-Register Manuell die gespeicherte und schreibgeschützte letzte Lohnberechnung angezeigt sowie in der Statusleiste im Kopfbereich die Mitteilung "Lohnperiode 'Monatsname' wurde bereits verbucht, aber noch nicht gelöscht!". Alle Schaltflächen des Registers Manuell sind inaktiv.

Mit der Dialog-Schaltfläche Weiter geht's zum zweiten Dialog .

In Jahresdatei verbuchen, Schritt 2 von 4

Im zweiten Schritt des Verbuchungsassistenten haben Sie die Möglichkeit, sämtliche Vorerfassungen, die Lohnblattbemerkungen auf Firmen- und Personalstammebene sowie die öffentlichen und persönlichen Einträge des Info-Fensters zu löschen.
Lohnblattbemerkungen des Firmenstamms werden auch bei aktivierter Option nur dann gelöscht, wenn deren Wert der Spalte "gültig bis" kleiner als das aktuelle Abrechnungsdatum der Mandanteneinstellungen ist.
Damit bei aktivierter Option persönliche Infofenster-Einträge gelöscht werden, müssen diese als erledigt markiert sein und ebenfalls einen "Bis Datums"-Wert kleiner als das aktuelle Abrechnungsdatum aufweisen.
Lohnblattbemerkungen des Firmenstamms und die persönlichen Einträge des Info-Fensters werden mit aktivierter Lösch-Option also nur gelöscht, wenn ihre definierte Gültigkeitsdauer abgelaufen ist.
Im Register Lohnperiode des Dialogs Optionen (Menübefehl Extras.Optionen) kann jede der fünf Optionen standardmässig aktiviert werden, d.h. sie werden beim Verbuchen immer mit aktivierter Option zum Löschen vorgeschlagen und die Options-Aktivierung muss nicht bei jedem Verbuchungslauf manuell gesetzt werden.
Die Ausführung der fünf Optionen des zweiten Verbuchungs-Assistenten kann manuell durch die Menübefehle Datei.Lohnperiode.Vorerfassungen löschen,
Datei.Lohnperiode.Lohnblattbemerkungen Personalstamm löschen,
Datei.Lohnperiode.Lohnblattbemerkungen Firmenstamm löschen,
Datei.Lohnperiode.Öffentliche Einträge löschen und
Datei.Lohnperiode.Persönliche Einträge löschen explizit aufgerufen und ausgeführt werden.

Option Vorerfassungen löschen

Vorerfasste Lohnarten mit aktiven Optionen in den Spaltenfeldern "Nach Löschen Einheit = 0" und "Nach Löschen Ansatz = 0" oder definierter Gültigkeitsperiode mit einem End-Datum kleiner dem aktuellen Abrechnungsdatum werden auch mit aktivierter Option "Vorerfassungen löschen" beim Verbuchungslauf nicht gelöscht, sondern die in der Vorerfassung definierten Optionen ausgeführt.
Gelöscht werden dagegen vorerfasste Lohnarten ohne aktivierte Optionen oder mit einer Gültigkeitsperiode, deren End-Datum kleiner als das aktuelle Abrechnungsdatum ist.

In Jahresdatei verbuchen, Schritt 3 von 4

Der Dialog Schritt 3 von 4 wird nur angezeigt, wenn im Infofenster eine oder mehrere Checklisten definiert wurden.
In diesem Dialog können bei den definierten Checklisten die als "erledigt" markierten Einträge zurückgesetzt werden. Bei den als "erledigt" markierten wird das Häkchen entfernt und die Schriftformatierungsfarbe auf rot zurück gesetzt, die Einträge selbst werden jedoch nicht gelöscht.

Wie bereits beim zweiten Verbuchungsassistenten-Dialog kann auch das Zurücksetzen aller "erledigt"-Zeilen der Checklisten als mutierbarer Defaultwert durch Aktivierung der letzten Option "...zurücksetzen der Checklisten-Einträge..." im Optionendialog-Register Lohnperiode definiert werden.
Ebenso kann das Zurücksetzen der Checklisten-Einträge explizit durch den Menübefehl Datei.Lohnperiode.Alle Checklisten zurücksetzen ausgeführt werden.

In Jahresdatei verbuchen, Schritt 4 von 4

Im letzten Schritt des Assistenten wird die Verbuchung der temporären Daten der Monatsdatei in die Jahresdatei gestartet. In einem Textfeld wird angezeigt, welche Optionen in den vorangegangenen Dialog-Assistenten ausgewählt wurden und verarbeitet werden. Mit der Dialog-Schaltfläche Fertig stellen wird die Verbuchung definitiv gestartet.

Eine Protokollierung der ausgeführten Verbuchungsarbeiten kann anschliessend im gleichen Textfeld oder mit der Dialog-Schaltfläche Protokoll als Textdatei betrachtet werden. Diese wird von Sage 50 Lohnbuchhaltung in der Archiv-Verzeichnisstruktur gespeichert.
Ebenso hat Sage 50 Lohnbuchhaltung eine Archivdatei mit den Daten im Zustand vor Verbuchungsbeginn erstellt und diese ebenfalls in der Archiv-Verzeichnisstruktur gespeichert.

Die Dialog-Schaltfläche Schliessen schliesst den Verbuchungs-Assistenten und öffnet den Dialog Mandanteneinstellungen. Ein neues Abrechnungsdatum kann nur gesetzt werden, wenn im ersten Verbuchungsassistenten-Dialog die Option "Aktuelle Lohnperiode nach Verbuchen in die Jahresdatei löschen" aktiviert wurde.
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