Archiv

Automatische Archivdatei-Generierun

Bei jeder Verbuchung der temporären Monatsdatei in die Jahresdatei erstellt Sage 50 Lohnbuchhaltung pro Verbuchung eine separate Archivdatei. Bei der erstmaligen Verbuchung in einem Buchungsjahr generiert Sage 50 Lohnbuchhaltung unter dem jeweiligen Mandantenverzeichnis eine hierarchische Verzeichnisstruktur der Form
/Mandantenverzeichnisname/Archiv/aktuelles Buchungsjahr (2012, 2013 etc.) /Monat numerisch/ (von 01 für Januar bis 12 für Dezember)

Die eigentlichen Archivdateien der Form
Tag des Abrechnungsdatums_fortlaufende Nummerierung (der Verbuchungen pro Abrechnungsdatum-Tag)

und der Dateiendung ".wla" werden in den entsprechenden Monatsverzeichnissen gespeichert.

Werden in einem Mandanten "PiPaPo" am 10.September 2012 2, am 25.September 2012 1 und am 30.September 2012 3 Lohnverarbeitungen gespeichert, erstellt Sage 50 Lohnbuchhaltung folgende Dateien:
/PiPaPo/Archiv/2012/09/ 30_3.wla
30_2.wla
30_1.wla
25_1.wla
10_2.wla
10_1.wla
Zu jedem Verbuchungslauf erstellt Sage 50 Lohnbuchhaltung ein Verbuchungsprotokoll über alle ausgeführten Verbuchungs-Aktionen und speichert diese als Textdateien mit gleichen Dateinamen wie die Archivdateien, jedoch der Dateiendung ".txt", ebenfalls in den Archivverzeichnissen.

Archivdateien einlesen

Einmal erstellte Archivdateien können jederzeit in zwei unterschiedlichen Einlesemodi wieder eingelesen werden: Einlesen ohne und Einlesen mit Datenmutationsmöglichkeit. Letzteres hat, wie nachfolgend erläutert, weitreichende Folgen und sollte nur in wirklichen unumgänglichen Ausnahmefällen eingesetzt werden.

Archivdateien einlesen ohne Datenmutation

Aus bereits verbuchten Lohnperioden können keine Monats-Auswertungen mehr gemacht werden. Was also tun, wenn trotzdem noch eine Lohnabrechnung oder ein Monatsjournal einer verbuchten Lohnperiode ausgedruckt werden muss? Ganz einfach - die entsprechende Archivdatei einlesen.
Der Menübefehl Datei.Archiv oder die Symbolleisten-Schaltfläche Archiv (Disketten-Symbol) starten den Öffnen-Dialog (alle übrigen Lohnbuchhaltungs-Dialoge müssen geschlossen sein, am schnellsten geht's mit der Symbolleisten-Schaltfläche Schliesst alle Fenster (drei überlappende Dialog-Symbole mit rotem Pfeil rechts oben), bei Server-Installationen dürfen zudem keine weiteren Lohnbuchhaltungs-AnwenderInnen eingeloggt sein).

Der Dialog zeigt das geöffnete Verzeichnis Archiv an; öffnen Sie das gewünschte Monatsverzeichnis und markieren Sie (nicht doppelklicken!) die gewünschte Monatsdatei. Mit der Dialog-Schaltfläche Archiv einlesen wird der Einleseprozess gestartet; die Option Archiv als neuen Stand einlesen! darf dabei keinesfalls aktiviert sein! Nach Bestätigung der nachfolgenden Sicherheitsabfrage liest Sage 50 Lohnbuchhaltung das Archiv ein und zeigt danach den Mandanten-Login-Dialog an. Nach korrektem Einloggen befinden Sie sich in der entsprechenden Monatsdatei im Datenzustand mit gespeicherten, aber noch nicht verbuchten Lohnberechnungen. Nun können Auswertungen gemacht (z.B. Lohnabrechnungen oder -journale drucken etc.), aber keinerlei Datenmutationen vorgenommen werden.

Im Statusleisten-Bereich links wird auf das geöffnete Archiv hingewiesen, rechts wird das Abrechnungsdatum des geöffneten Archivs angezeigt. Die Info-Statusleiste zeigt natürlich alle Feldwerte der geöffneten Archiv-Datei an.

Nach Beendigung der Auswertungen muss nochmals der Menübefehl Datei.Archiv aufgerufen und im Archiv-Dialog mit der einzig aktiven Dialog-Schaltfläche zum Ausgangs-Datenzustand vor der Archiv-Einlesung zurückgekehrt werden.
Sollten Sie den letzten Schritt vergessen haben: Sage 50 Lohnbuchhaltung hat ein gutes Gedächtnis und macht Sie beim Verlassen der Lohnbuchhaltung mit einem Dialog auf den geöffneten Archivstatus aufmerksam und bietet durch Dialogbestätigung die Rückkehr zum ursprünglichen Datenzustand an.

Archiv als neuen Stand einlesen

In diesem Modus erlaubt Sage 50 Lohnbuchhaltung nicht nur das blosse Einlesen bereits verbuchter Monatsdaten, sondern auch deren Mutationen. Allerdings mit weitreichenden Konsequenzen: alle nachfolgenden Verbuchungen in die Jahresdatei werden ebenso gelöscht wie auch alle seither erfolgten übrigen Datenmutationen überschrieben (nicht jedoch bspw. Verbuchungen in eine Finanzbuchhaltung)!
Wird also z.B. aus dem aktuellen Lohnbuchhaltungs-Status "Lohnverarbeitung August verbucht" das Archiv März als neuer Stand eingelesen, müssen, nach erfolgten Korrekturen des März-Lohnlaufes, dieser verbucht und danach die Salärverarbeitung der Monate April, Mai, Juni, Juli und August (erneut) durchgeführt werden. Ursprüngliche FIBU-Verbuchungen sind ebenfalls richtig zu stellen.

Das Vorgehen, um den Einlesemodus "Archiv als neuen Stand einlesen!" zu starten, ist dasselbe wie im Abschnitt Archivdateien einlesen ohne Datenmutation beschrieben, zusätzlich ist die Option Archiv als neuen Stand einlesen! zu aktivieren. Wiederum stehen die Daten des geöffneten Archivs im Zustand gespeicherter, jedoch noch nicht verbuchter Lohnberechnungen, zur Verfügung.

Neues Archiv erstellen

Ein neues Archiv, bspw. um den aktuellen Datenbestand und -zustand zu sichern, kann zu jedem beliebigen Zeitpunkt erstellt werden. Dazu ist mit dem Menübefehl Datei.Achiv oder der Symbolleisten-Schaltfläche Archiv der Öffnen-Dialog aufzurufen, unterhalb des Archiv-Verzeichnisses das korrekte Jahr/Monat-Unterverzeichnis auszuwählen und mit der Dialog-Schaltfläche Neues Archiv erstellen das neue Archiv zu erstellen. Sage 50 Lohnbuchhaltung erstellt eine Datei der Form 'Tag des Abrechnungsdatums_letzte Dateinummerierung plus 1.wla' im ausgewählten Verzeichnispfad.
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