Neuer Datensatz

Das Gegenstück zu Löschen Datensatz (Person oder Lohnart) sind die beiden Menübefehle Bearbeiten.Neuer Datensatz (Person) und Bearbeiten.Neuer Datensatz (Lohnart). Damit werden eine neue Person oder Lohnart erfasst und definiert. Wie beim Löschen müssen dazu die entsprechenden Datenbanken Personal- und Lohnartenstamm geöffnet sein.

Neuer Datensatz (Person)

Bei geöffnetem Personalstamm wird mit dem Menübefehl Bearbeiten.Neuer Datensatz (Person) oder der Symbolleisten-Schaltfläche Neu der Dialog Neuen Datensatz erstellen (Person) angezeigt. Aus diesem kann zwischen einem vollkommen leeren Datensatz (Option Leeren Datensatz erstellen) oder einer definierten Vorgabeperson wie z.B. den Standard-Vorgabepersonen Monats-, Stunden- und Jahreslöhner als Basis eines neuen Personen-Datensatzes ausgewählt werden. Danach steht sofort ein neuer Personen-Datensatz mit gegebenenfalls zu überschreibender, nächst höherer Personalnummer sowie dem Namen "Neue Person aus Vorgabe" zur Verfügung und mit der Erfassung der Daten der neuen Person kann begonnen werden.

Bei den Vorgabepersonen handelt es sich um reguläre Personal-Datensätze, bei welchen möglichst viele der für bestimmte Personen- oder Lohncodekategorien zutreffenden Feldwerte bereits definiert oder ausgewählt sind und Ihnen Tipparbeit bei Erstellung neuer Personal-Datensätze ersparen sollen. Die Vorgabepersonen können also an spezifische Bedürfnisse angepasst werden.

Es können beliebig viele Vorgabepersonen definiert werden: erstellen Sie wie vorgehend beschrieben einen neuen Personaldatensatz, weisen der Musterperson einen aussagekräftigen Namen zu und definieren Sie möglichst viele der für diese Mitarbeiter- oder Gehaltskategorie zutreffenden Feldwerte (z.B. Arbeitsort, Sozialversicherungs-Parameter im Personalstamm-Register Lohncodes usw.). Insbesondere ist die Option Vorgabe im Unterregister Status des Personalstamm-Registers Lohncodes zu aktivieren. Erst dadurch wird die neue Vorgabeperson im Dialog Neuen Datensatz erstellen (Person) aktiviert und sichtbar gemacht.
Die Anzeige der Vorgabepersonen in Personalstamm und Personaltabelle kann durch Aktivierung der Option Als Vorgabe deklarierte Personen ausblenden im Optionen-Dialog Register Allgemein unterdrückt werden. Verwenden Sie bei aktivierter Option Als Vorgabe deklarierte Personen ausblenden gelegentlich den Datensatz einer aktiven (realen) Person als Vorgabeperson, wird diese Person danach ebenfalls nicht mehr angezeigt und auch von allen Verarbeitungen ausgeschlossen! Um die Daten dieser Person wieder bearbeiten zu können, müssen also erst die Optionen "Als Vorgabe deklarierte Mitarbeiter ausblenden" im Optionendialog-Register Allgemein und Vorgabeperson im Personalstamm-Register Lohncodes deaktiviert werden.

Neuer Datensatz (Lohnart)

Wird bei geöffnetem Lohnartenstamm der Menübefehl Bearbeiten.Neuer Datensatz (Lohnart) gewählt oder die Symbolleisten-Schaltfläche Neu gedrückt, wird der Dialog Neuen Datensatz erstellen (Lohnart) angezeigt. Wiederum kann zwischen der Möglichkeit eines leeren Datensatzes und einer als Vorgabe definierten Lohnart zur Erstellung eines neuen Lohnartenstamm-Datensatzes ausgewählt werden. In den Dialog Neuen Datensatz erstellen (Lohnart) können beliebig viele bereits definierte Lohnarten durch Aktivierung der Option Vorgabe im Lohnartenstamm-Register Berechnung übernommen werden.

Wird auf einer Vorgabelohnart basierend eine neue Lohnart generiert, erstellt Sage 50 Lohnbuchhaltung mit Ausnahme der Feldwerte Schlüssel, Kürzel und Bezeichnung sowie des Registers Beschreibung eine Kopie der Vorgabelohnart. Komfortabel und mit wenig Aufwand kann auf diese Weise also insbesondere eine neue, einer artverwandten vergleichbare, Lohnart generiert und danach die spezifischen Detailanpassungen vorgenommen werden.

AnwenderInnen der Light-Version beachten dabei bitte die bereits erwähnten Parametrisierungs-Einschränkungen: bei der Generierung neuer Lohnarten sowohl auf der Basis eines leeren Datensatzes als auch einer Vorgabelohnart bestehen in den Feldern der Bereiche Lohncodesteuerung und Verbuchung im Personalstamm des Lohnartenstamm-Registers Steuerung als auch den Feldern Einheit und Ansatz des Lohnartenstamm-Registers Berechnung keine Mutationsmöglichkeiten !

Bei der Profi-Version kann durch Definierung differenzierter Zutrittsgruppenrechte und der Zuweisung gruppenspezifischer Rechte an einzelne AnwenderInnen der Kreis jener Personen mit bspw. Editier-, Lösch- und Neugenerierungsrechten in Personal- und Lohnartenstamm eingeschränkt werden. Auf die Zutrittsberechtigungen wird eingehender im Abschnitt Definition Zutrittsberechtigungen eingegangen.
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