Dokumentenablage

In dem durch den Menübefehl Auswertungen.Dokumentenablage oder Klick auf die Symbolleisten-Schaltfläche Dokumentenablage aufrufbaren Dialog Dokumentenablage werden die in den Firmen- und Personalstamm-Registern Dokumente erfassten Dokumente-Referenzen angezeigt.
Mit den nachfolgend beschriebenen Bedienungselementen kann die Anzeige der Dokumente-Referenzen nach verschiedenen Kriterien eingeschränkt werden; ebenso lassen sich die referenzierten Dokumente anzeigen, bearbeiten oder löschen. Beim Aufruf des Dialogs Dokumentenablage und ohne Angabe einschränkender Kriterien werden sämtliche Dokumente-Referenzen angezeigt.
Bedienungselemente des Dialogs Dokumentenablage
Bedienungselement Beschreibung
Option Firmendokumente in Suche miteinbeziehen nach Deaktivierung dieser als Standard aktivierten Option und nachfolgendem Klick auf die Schaltfläche Suchen werden im Firmenstamm-Register Dokumente erfasste Dokumente-Referenzen in den Registern Tabellenansicht und Baumansicht nicht mehr angezeigt
Radio button Datum und Eingabefelder Datum von, Datum bis dieser als Standard aktivierte radio button aktiviert die beiden Eingabefelder Datum von und Datum bis zur Eingabe einer Dokumentereferenz-Erstellungsperiode als einschränkendes Anzeige-Sortierkriterium. Die angegebene Periode wird nach Klick auf sie Schaltfläche Suchen aktiv.
Beachten Sie, dass bei der Erstellung von Dokumente-Referenzen in den Firmen- und Personalstamm-Registern Dokumente eine Kopie des ausgewählten Dokuments mit dem aktuellen Systemdatum als Erstellungsdatum erzeugt und in der Ablage-Datenbank gespeichert wird. Das Erstellungsdatum entspricht also nicht dem (letzten) Speicherdatum des referenzierten Originaldokuments und wird im Spaltenfeld Erstellungsdatum des Registers Tabellenansicht angezeigt
Radio button Jahr und Monat sowie Listenauswahlfelder Jahr, Monat bei Aktivierung dieses als Standard deaktiven radio button werden die beiden Listenauswahlfelder Jahr und Monat aktiviert; aus diesen kann ein Erstellungs-Jahr, Erstellungs-Monat oder eine Kombination von beiden als einschränkendes Anzeige-Sortierkriterium, welches durch Klick auf die Schaltfläche Suchen aktiviert wird, ausgewählt werden
Eingabefelder Von Pers.-Nr., Bis Pers.-Nr. zur Eingabe gültiger korrekter Personalnummern zur Definierung eines Personalnummernbereichs als einschränkendes und durch Klick auf die Schaltfläche Suchen aktiviertes Anzeige-Sortierkriterium
Eingabefelder Von Name, Bis Name zur Eingabe gültiger korrekter Mitarbeiternamen zur Definierung eines Mitarbeiternamensbereichs als einschränkendes und durch Klick auf die Schaltfläche Suchen aktiviertes Anzeige-Sortierkriterium
Eingabefeld Dokumentname zur Eingabe einer Zeichenkette oder eines einzelnen Zeichens, welche an beliebiger Position des Dateinamens der referenzierten Dateien stehen können, als einschränkendes und durch Klick auf die Schaltfläche Suchen aktiviertes Anzeige-Sortierkriterium. Gross- und Kleinschreibung wird dabei beachtet
Eingabefeld Dokumentbezeichnung zur Eingabe einer Zeichenkette oder eines einzelnen Zeichens, welche an beliebiger Position des Bezeichners der referenzierten Dateien stehen können, als einschränkendes und durch Klick auf die Schaltfläche Suchen aktiviertes Anzeige-Sortierkriterium. Gross- und Kleinschreibung wird dabei beachtet
Eingabefeld Schlagwort zur Eingabe einer Zeichenkette oder eines einzelnen Zeichens, welche an beliebiger Position der bei der Datei-Referenzierung definierten Schlagworte stehen können, als einschränkendes und durch Klick auf die Schaltfläche Suchen aktiviertes Anzeige-Sortierkriterium. Gross- und Kleinschreibung wird dabei beachtet
Schaltfläche Suchen Klick auf die Schaltfläche schränkt die Anzeige der referenzierten Dateien in den Registern Tabellenansicht und Baumansicht gemäss dem oder den in den vorangegangenen Feldern definierten Kriterien ein
Schaltfläche Dokument ansehen Klick auf die Schaltfläche öffnet das in den Registern Tabellenansicht oder Baumansicht aktivierte (markierte) Referenzdokument im Schreibschutzmodus. Mutationen des Referenzdokuments, welche mit der applikationsspezifischen Speichern-Funktion vermeintlich gespeichert wurden, werden beim Schliessen des Dokuments verworfen
Schaltfläche Dokument bearbeiten Klick auf die Schaltfläche öffnet das in den Registern Tabellenansicht oder Baumansicht aktivierte (markierte) Referenzdokument zur Bearbeitung im Editiermodus.
Mutationen des Referenzdokuments sind applikationsspezifisch zu speichern und die Übernahme der Referenzdokument-Änderungen durch Klick auf die Schaltfläche OK eines gleichzeitig mit dem Dokumentaufruf gestarteten Hinweis-Dialogs zu bestätigen. Wird in diesem stattdessen auf Abbrechen geklickt, werden die Änderungen am Referenz-Dokument verworfen
Schaltfläche Dokument löschen Klick auf die Schaltfläche löscht das in den Registern Tabellenansicht oder Baumansicht aktivierte (markierte) Referenzdokument unmittelbar, also ohne Anzeige eines Bestätigungs- oder Hinweis-Dialogs, aus dem Dialog Dokumentenablage wie auch aus dem entsprechenden Firmen- oder Personalstamm-Register Dokumente
Register Tabellenansicht zur tabellarischen Ansicht der referenzierten Dokumente gemäss den angegebenen und durch die Schaltfläche Suchen aktivierten Kriterien.
Jede der drei Tabellenspalten Bezeichnung, Dateiname und Erstellungsname kann durch Klick auf die Spaltentitel-Schaltfläche als sortieraktiv markiert werden, durch wiederholten Klick auf die Spaltentitel-Schaltfläche wird zwischen auf- und absteigender Sortierung gewechselt. Die sortieraktive Spalte und die Sortierrichtung werden durch ein Pfeilsymbol angezeigt
Register Baumansicht zur Anzeige der referenzierten Dokumente gemäss den angegebenen und durch die Schaltfläche Suchen aktivierten Kriterien in einer hierarchischen Baum-Struktur. Die Strukturelemente mit Ausnahme des Wurzelelements Ablage und ihre hierarchische Position werden durch die Angaben im rechts stehenden Bereich Sortierung / Anzeige definiert
Bereich Sortierung / Anzeige in diesem Bereich wird die Hierarchie-Struktur des Registers definiert. Als Standard sind alle vier Hierarchiestufen Name, Pers.-Nr., Jahr (Erstellungsdatum) und Monat (Erstellungsdatum) aktiviert. Mit den Schaltflächen Up und Down werden die Hierarchieelemente stufenweise nach oben oder unten verschoben. Die Einstellungen des Bereichs werden durch Klick auf die Schaltfläche Suchen aktiviert
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