Das Menü Auswertungen

Unter dem Menübefehl Auswertungen stehen diverse Untermenübefehle für Auswertungen zur Verfügung. Die Untermenüstruktur der Auswertungslisten gliedert sich von oben nach unten thematisch nach
  • Stammdatenbankauswertungen (Personal-, Firmen- und Lohnartenstamm)
  • Auswertungen der Lohnerstellung
  • Monatsauswertungen
  • Jahresauswertungen
  • FIBU- und Kostenstellenauswertungen
  • Statistikauswertungen
Je nach Lizenz-Version und installierten Zusatzmodulen (Kostenstellenverwaltung, Statistik) stehen eine unterschiedliche Zahl definierter, praxisbewährter und sofort einsetzbarer Standardauswertungs-Listen, welche an unternehmensspezifische Bedürfnisse angepasst werden können, zur Verfügung. Zur Zeit sind 190 mutierbare Standardlisten verfügbar.
Beim Start aller Auswertungen durch die entsprechenden Menübefehle wird ein in Systematik und Erscheinungsbild gleicher Druckdialog angezeigt. Abhängig von der gewählten Auswertung treten bei einzelnen Feldern des Druckdialogs, auf welche bei den Erläuterungen zu den einzelnen Auswertungen näher eingegangen wird, spezifische Unterschiede auf. Trotzdem möchten wir Sie als erstes mit dem Druckdialog vertraut machen.


Zu beachten gilt auch, dass der aktuell ausgewählte Filter bei sämtlichen Auswertungen wirksam ist und höhere Priorität als einschränkende Selektionskriterien des Druckdialogs hat.

Der Druckdialog der Auswertungslisten

Der Definitions-Dialog aller Auswertungen von Sage 50 Lohnbuchhaltung wird durch die drei Register Standard, Selektion und Zusatztext strukturiert. Im Erstgenannten werden vor allem Angaben zu Art, Ausgabeart und Ausgabemedium der aktuellen Auswertung gemacht. Im Register Selektion kann der Umfang der Auswertung durch Auswahl oder Angabe von Selektionskriterien eingeschränkt werden. Im Register Zusatztext schliesslich kann ein auf der Auswertung zu druckender wahlfreier Zusatztext angegeben werden.

Druckdialog-Register Standard

Bereich Ausgabe

Mit einer der Optionen Bildschirm oder Drucker wird das Standard-Ausgabemedium festgelegt. Mit der Option Drucker steuert Sage 50 Lohnbuchhaltung immer den in der Windows-Systemsteuerung definierten Standarddrucker an. Mit der Option Bildschirm wird die Liste erst am Bildschirm angezeigt; der Druck auf Papier kann von der Bildschirmanzeige aus gestartet werden.
Aus der Bildschirmanzeige der Liste kann mit der Symbolleisten-Schaltfläche Drucker mit einem Blatt Papier das aktuell angezeigte Blatt, mit der zweiten Drucker-Symbolleisten-Schaltfläche Drucker mit mehreren Blatt Papier die gesamte Liste ausgedruckt werden. Die Brief-Symbolschaltfläche startet den installierten Standard-Mailclient und fügt die Auswertungs-Liste als Attachement bei.
Bei aktiver Option in Datei... wird nach dem Start der Listenaufbereitung mit der Schaltfläche Start ein Dialog Ausgabe-Einstellungen angezeigt, in welchem unter anderem das Dateiformat ausgewählt und anschliessend in einem weiteren Dialog der Speicherort angegeben werden kann. Auswertungen können nun also in unterschiedlichen Dateiformaten (*.xls, *.doc, *.rtf, *.pdf, *.txt, *.xml, *.html) gespeichert und mit den entsprechenden Applikationen (Excel, Word, etc.) bearbeitet oder weiter gegeben werden.
Listenauswahlfeld Kopien

Die ausgewählte Anzahl Kopien wirkt sich natürlich nur bei aktivierter Option Drucker aus.

Bereich Ausgabeart

Die vier Optionen Zus.(ätzlich) in Diamond archivieren, Mit nachfolgender Rekap, Mehrfacheintritte zus.(ammen) fassen" und Seitenvorschub sind listenabhängig aktivierbar.
Diamond ist ein Lohnbuchhaltungs-unabhängiges Daten-Archivierungstool. Diese Option ist somit nur bei installiertem Diamond auswählbar.
Mit nachfolgender Rekap ist vor allem bei einzelnen Jahresauswertungen aktivierbar und bewirkt den Druck der Gesamtlohnartentotale im Anschluss an die personenbezogenen Detailauswertungen.
Hat eine Person in einem Abrechnungsjahr mehrere Ein- und Austritte, wird sie auf den Jahresauswertungen mehrmals ausgewiesen. Durch Aktivierung der Option Mehrfacheintritte zus. fassen wird die Person nur noch einmal mit den korrekten kumulierten Lohnartentotalen ausgewiesen.
Die Option Seitenvorschub schliesslich bewirkt einen Seitenvorschub für jede Person; standardmässig werden Periodenauswertungen fortlaufend ohne personenbezogenen Seitenvorschub aufbereitet.
Die Option Stapeldruck ist im Definitionsdialog von Auswertungen mit auf der Auswertungsliste selbst definierter Gruppierung pro Mitarbeiter (nicht zu verwechseln mit den Personen-Selektionsfeldern der Auswertungs-Definitionsdialoge oder mit Auswertungen, auf welchen einzelne Personen in Tabellenzeilen aufgeführt werden). Es handelt sich dabei um folgende Auswertungen:
Auswertungen mit Stapeldruck-Option
Name der Auswertung Menübefehl
Personalstammblatt Auswertungen.Personalstamm.Personalstammblatt
Salärstammblatt Auswertungen.Personalstamm.Salärstammblatt
Personalinfoblatt Auswertungen.Personalstamm.Personalinfoblatt
Lohnblatt Auswertungen.Monatsverarbeitung.Lohnblatt
Lohnjournal Auswertungen.Monatsverarbeitung.Lohnjournal
Lohnjournal mit Vorjahresvergleich Auswertungen.Monatsverarbeitung.Lohnjournal mit Vorjahresvergleich
Lohnkonto Auswertungen.Jahresverarbeitung.Lohnkonto
Lohnkonto komprimiert Auswertungen.Jahresverarbeitung.Lohnkonto komprimiert
Lohnkonto komprimiert mit Vorjahresvergleich Auswertungen.Jahresverarbeitung.Lohnkonto komprimiert mit Vorjahresvergleich
Lohnausweis neu mit Barcode Auswertungen.Jahresverarbeitung.Lohnausweis neu mit Barcode
Arbeitgeberbescheinigung ALV Auswertungen.Jahresverarbeitung.Arbeitgeberbescheinigung ALV
Detailjournal nach Personen mit KST Auswertungen.Fibu/Bebu.Detailjournal nach Personen mit KST
Detailjournal nach Personen ohne KST Auswertungen.Fibu/Bebu.Detailjournal nach Personen ohne KST
Kosten pro Person Auswertungen.Lohnkosten.Kosten pro Person
Kosten pro Person mit Vorjahresvergleich Auswertungen.Lohnkosten.Kosten pro Person mit Vorjahresvergleich
Nach Aktivierung der als Standard deaktivierten Option Stapeldruck bereitet Sage 50 Lohnbuchhaltung nicht mehr eine einzige mehrseitige Auswertung mit allen selektierten, sondern für jede der selektierten Personen eine separate Auswertung auf. Ebenso wird dabei automatisch die Option Seitenvorschub, wenn diese für die entsprechende Auswertung verfügbar ist, aktiviert.
Der Stapeldruck steht in enger Relation zur Dokumentenablage von Auswertungen und ein Stapeldruck von Auswertungen ohne Dokumentenablage macht keinen Sinn. Die personenspezifischen Daten von Auswertungen mit aktivierter Option Stapeldruck werden im Personalstamm-Register Dokumente aller für die Auswertung selektierten Personen gespeichert. Dazu muss neben der aktivierten Option Dokumentenablage zwingend mindestens ein Dateiname mit der Endung .pdf angegeben werden.
Abzusehen ist auch von einer Kombination Stapeldruck und der Ausgabeart in Datei: das Stapeldokument wird zwar von Sage 50 Lohnbuchhaltung unter angegebenem Dateinamen und Speicherort korrekt erstellt, enthält jedoch bloss die Daten der ersten Person des selektierten Personenkreises.

Bereich Dokumentenablage

Nach Aktivierung der als Standard deaktivierten Option Speichern in Dokumentenablage kann jede beliebige Auswertung bei korrekt definierter Dokumentenablage (der entsprechende Lohnmandant muss der Dokumentenablage hinzugefügt worden sein) in der Dokumentenablage gespeichert werden.
Im Eingabefeld Dateiname muss der gewünschte Dateiname mit der Dateiendung .pdf für die aktuelle Auswertung angegeben werden. Der definierte Dateiname wird nach ausgeführter Auswertung im Spaltenfeld Dateiname der Ablagetabelle des Registers Dokumente von Personal- oder Firmenstamm angezeigt.
Im Eingabefeld Dateibezeichnung kann eine Kurzbeschreibung zur aktuellen Auswertung angegeben werden. Diese Kurzbeschreibung wird nach ausgeführter Auswertung im Spaltenfeld Bezeichnung der Ablagetabelle des Registers Dokumente von Personal- oder Firmenstamm angezeigt.
Im Eingabefeld Schlagworte schliesslich können durch Komma getrennte Schlagwörter zur aktuellen Auswertung angegeben werden. Mit definierten Schlagwörtern kann im Feld Schlagwort-Suche und anschliessendem Klick auf die Schaltfläche Suchen im Register Dokumente von Personal- oder Firmenstamm nach der oder den zugehörigen Ablage-Dokumenten gesucht werden.
Bei nicht aktivierter Option Stapeldruck werden Auswertungen mit aktivierter Option Speichern in Dokumentenablage und mindestens korrekt definiertem Dateinamen im Register Dokumente des Firmenstamms gespeichert. Auswertungen mit aktivierter Option Stapeldruck und korrekter Dokumentenablage-Definition werden unter dem angegebenen Dateinamen mit der Endung .pdf im Personalstamm-Register Dokumente aller selektierten Personen gespeichert.

Bereich Listenauswahl Eigene Listen / Sprache

Im aufklappbaren Listenauswahlfeld Eigene Listen wird in jedem Fall die Bezeichnung "Standard" für die definierte aktuelle Standardliste angezeigt; defaultmässig sind von einzelnen Listen wie bspw. dem Lohnartenblatt bereits mehrere Listenversionen vorhanden, welche aus dem Listenauswahlfeld Listenauswahl Eigene Listen ausgewählt werden können.
Tatsächlich haben die einzelnen Standard-Listen selbstverständlich nicht alle den Namen "Standard". Den korrekten Listennamen erfahren Sie, wenn Sie mit der Schaltfläche Liste... den Listengenerator starten; der korrekte Listenname wird in der Fenstertitelleiste am Ende des Listen-Installationspfades angezeigt
Der korrekte Listenpfad wird ebenfalls im unteren Bereich jeder im Dialog Auswertungen verwalten (Aufruf durch Menübefehl Datei.Listen.Listen verwalten...) markierten Liste sowie im Dialog Originallisten (Menübefehl Datei.Listen.Originallisten...) angezeigt.
Im Listenauswahlfeld Eigene Listen des Drucken-Dialogs werden die Namen sämtlicher Listen, also auch die benutzerdefinierten Listen, angezeigt. Eine spezifischen Auswertungsanforderungen entsprechende Liste definieren Sie, da der Aufbau einer von Grund auf neuen Liste sehr komplex ist und insbesondere der Zugriff auf die Sage 50 Lohnbuchhaltungs-Feldvariablen fehlen wird, am einfachsten als Kopie einer bestehenden Standard-Liste. Das Kopieren einer bestehenden Liste wird im Abschnitt Listen verwalten... erläutert.
Im Listenauswahlfeld Eigene Listen werden hinzugefügte Listennamen alphanumerisch sortiert aufgeführt, die Liste mit dem Namen "Standard" jedoch bleibt immer Defaultwert. Beim Start von Auswertungen muss somit gegebenenfalls jedes mal die korrekte Liste ausgewählt werden.


Sollten Sie nun auf die durchaus naheliegende Idee kommen, im Windows-Explorer die Standard-Liste umzubenennen in bspw. "Ursprünglicher Listenname_old.lst" und die benutzerdefinierte Liste in "Ursprünglicher Listenname.lst", wird letztere zur Standard-Liste und beim Aufruf des Drucken-Dialogs zum Defaultwert. Allerdings werden bei jedem Sage 50 Lohnbuchhaltungs-Update oder Neuinstallation sämtliche Standardlisten mit den jeweils aktuellsten Listenversionen der Installations-CD überschrieben, d.h. auch die zu Standard-Listen umbenannten benutzerdefinierten Listen. Vor einem Update oder einer Neuinstallation müsste in einem solchen Fall also unbedingt die benutzerdefinierte Standard-Liste in einem speziellen Verzeichnis gesichert oder der Dateiname geändert werden!
Im Listenauswahlfeld Sprache kann zu jeder Auswertung unter den Auswertungssprachen Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch ausgewählt werden. Für alle mit Sage 50 Lohnbuchhaltung ausgelieferten Standardauswertungen existiert dazu in dem durch den Menübefehl Extras.Definition.Erfassen / ändern der Auswertungstexte aufrufbaren Dialog Auswertungstexte eine schreibgeschützte Übersetzungstabelle. Für benutzerdefinierte Auswertungen steht im Dialog Auswertungstexte bei deaktivierter Option Systemtexte ansehen eine leere Tabelle zur Erfassung von Übersetzungen zur Verfügung.
Der Standardwert des Listenauswahlfeldes Sprache kann im Listenauswahlfeld Standardsprache für Auswertungen des Registers Einstellungen des durch den Menübefehl Extras.Optionen aufrufbaren Dialogs Optionen angegeben werden.


Beachten Sie jedoch, dass die Sprache des Lohnblatts (Lohnabrechnung) ausschliesslich von der im Listenauswahlfeld Sprache des Personalstamm-Registers Lohncodes ausgewählten Sprache und damit von den in den Feldern des Bereichs Bezeichnung des Lohnartenstamm-Registers Steuerung angegebenen sprachspezifischen Lohnartenbezeichnern gesteuert wird.

Bereich Definition

Die Schaltfläche Verwaltung... öffnet den Dialog Auswertungen verwalten mit markierter aktueller Liste. Im Dialog Auswertungen verwalten können insbesondere bestehende Listen als Basis neuer benutzerdefinierter Listen kopiert und bei einigen Listen zusätzliche Sort-Keys für die Sortierung der Daten einer Liste definiert werden. Näheres dazu erfahren Sie im Abschnitt Listen verwalten....
Mit der Schaltfläche Liste... wird der Listengenerator gestartet. Im Listengenerator können bestehende Listen in Form und Inhalt beliebig an benutzerspezifische Bedürfnisse angepasst werden. Als Listengenerator ist aktuell die Version 10.0 "List & Label" der Firma Combit GmbH in Sage 50 Lohnbuchhaltung integriert. Weitere Informationen zu List & Label finden Sie unter www.combit.net/de. Die Funktionalität des Listengenerators an dieser Stelle zu erläutern, würde den Umfang dieses Hilfesystems sprengen. Hilfe erhalten Sie bei geöffnetem Listengenerator mit , dem Menübefehl ?.Übersicht oder den beiden Symbolleisten-Schaltflächen mit dem Fragezeichen.

Druckerspezifizierung beim Listengenerator

Sollen bestimmte Listen (bspw. weil sie für Format A3 aufgebaut wurden) auf einem anderem als dem Standard-Systemdrucker ausgedruckt werden, muss der Drucken-Dialog der betreffenden Liste(n) und aus diesem mit der Befehlschaltfläche Liste... der Listengenerator aufgerufen werden. Mit dem Menübefehl Projekt.Seitenlayout... wird ein Dialog Layout aufgerufen. Im Register Druckerwahl kann mit einer der Optionen Drucker seitenabhängig oder Drucker seitenunabhängig bestimmt werden, ob die gesamte Liste auf dem gleichen Drucker (seitenunabhängig) oder die erste Seite auf einem bestimmten und alle Folgeseiten auf einem anderen Drucker ausgedruckt werden sollen (seitenabhängig). Mit der Schaltfläche Auswahl... wird ein zweiter Dialog Druckereinrichtung angezeigt. In dessen oberstem Listenauswahl-Feld sind alle Installierten Drucker, auf welche Sie Zugriffsrechte besitzen, aufgelistet und können als spezifischer Listen- oder eben sogar Seitendrucker ausgewählt sowie weitere Druckdefinitionen vorgenommen werden.


Nach Druckerkonfigurationsänderungen kann es zu Druckproblemen kommen (Listen werden nicht mehr gedruckt). Löschen Sie in diesem Fall mit dem Menübefehl Datei.Listen.Druckerdefinitionen für Listen aktualisieren alle Definitionsdateien mit den Dateiendungen .lsp und .lsv.


Werden im Listengenerator Sage 50 Lohnbuchhaltungs-Standardlisten mutiert und die Änderungen anschliessend bestätigt, sind die Standard-Vorgabelisten definitiv überschrieben! Ursprüngliche Standardlisten können mit dem Menübefehl Datei.Listen.Originallisten einlesen wiederhergestellt werden. Dazu muss in dem durch den genannten Menübefehl aufgerufenen Dialog Originallisten die betreffende(n) Liste(n) markiert und anschliessend die Schaltfläche Ausgewählte Listen (wieder) herstellen gedrückt werden.
Nach diesem Abstecher zum Listengenerator zurück zum Register Standard des Drucken-Dialogs: mit der Schaltfläche Start oder wird die Listenaufbereitung gestartet und die Auswertungsliste anschliessend am Bildschirm angezeigt oder direkt ausgedruckt. Mit dem Start der Listenaufbereitung wird eine bisher nicht sichtbare Schaltfläche Druckvorgang-Abbrechen zum Abbruch der Auswertungsaufbereitung angezeigt.

Druckdialog-Register Selektion

Im Register Selektion des Auswertungs-Definitionsdialogs stehen auswertungsspezifisch unterschiedliche Felder zur Einschränkung des Umfangs der Auswertung zur Verfügung. Mehrere definierte Selektionskriterien wirken dabei als UND-Verknüpfung und es werden nur jene Daten aufbereitet und angezeigt, für welche alle angegebenen Bedingungen zutreffen. Bei bspw. einer definierten Selektion 'Von Pers.-Nr. 1 bis Pers.-Nr. 10' und 'Von Name A* bis Name D*' nur Personen, deren Personalnummer zwischen 1 und 10 liegt und deren Name mit A, B, C oder D beginnt. Zur Definition der Selektionskriterien stehen nachfolgend beschriebene Feldtypen zur Verfügung.


Werden im Register Selektion keine einschränkenden Kriterien angegeben (leere Felder oder die Vorgabewerte Null in den Feldern von Monat und bis Monat), fliesst immer der jeweils gesamte verfügbare Datenbestand, unter Berücksichtigung des aktiven Filters, in die Auswertung ein!
Feldtypen des Registers Selektion des Auswertungs-Definitionsdialogs
Feldtyp Beschreibung
Eingabe- und Auswahlfeld, dargestellt als Textfeld dieser Feldtyp kommt vor allem bei Von-/bis-Feldern (Von/bis Pers.-Nr., Von/bis Name, Von/bis Fibukonto usw.) vor. Doppelklick in ein Feld aktiviert einen Auswahl-Dialog zur Anzeige aller definierten gültigen Feldwerte sowie Auswahl eines Wertes und dessen Übernahme in das Zielfeld. Der ausgewählte Wert wird als Standard auch in das Geschwisterfeld des Zielfeldes übernommen und ist dort gegebenenfalls manuell oder durch Auswahl und Übernahme eines anderen korrekten Wertes zu überschreiben. Manuell angegebene Feldwerte werden dabei nicht auf Gültigkeit überprüft
Listenauswahlfeld dieses Feld weist am rechten Feldrand eine Schaltfläche mit einem Pfeil nach unten-Symbol auf. Klick auf diese zeigt die Liste mit den definierten gültigen Feldwerten an. Bei aktiviertem Feld kann auch mit den Cursor-Tasten der Tastatur (Tasten mit Pfeil nach oben-, unten-, links- und rechts-Symbolen) durch die Liste der gültigen definierten Feldwerte gescrollt werden. Die manuelle Eingabe von Feldwerten ist nicht möglich
Listenauswahlfeld mit vor-/rückwärts-Navigation dieses Feld weist am rechten Feldrand zwei Schaltflächen mit einem Pfeil nach oben-/unten-Symbol auf und ist am häufigsten bei Datumsfeldern anzutreffen. Klick auf eine der Schaltflächen erhöht oder vermindert den aktuellen Feldwert um eine Einheit (einen Tag, einen Monat, ein Quartal). Bei einem Von/bis-Feldpaar wird der ausgewählte von-Wert als Standard in das bis-Feld übernommen und ist dort gegebenenfalls manuell oder durch Auswahl eines anderen korrekten Wertes zu überschreiben. Ungültige manuelle Feldwertangaben werden von Sage 50 Lohnbuchhaltung zurückgewiesen
Wahlfreies Eingabefeld äusserlich unterscheidet sich dieses seltene Feld (z.B. Felder Stichjahr und Jubiläumsjahr der Jubiläums-/Dienstaltersliste) nicht vom erstgenannten Eingabe- und Auswahlfeld. Bei diesem Feldtyp sind nur manuelle Eingaben möglich. Diese können von Sage 50 Lohnbuchhaltung weder auf Gültigkeit noch Konsistenz überprüft werden

Druckdialog-Register Zusatztext

In diesem Register kann in das Einfabefeld ein Kurztext angegeben werden, welcher auf der entsprechenden Liste im Listenkopf-Feld Zusatztext mitgedruckt wird. Der Text bleibt nur solange erhalten, als der Drucken-Dialog nicht geschlossen wird!
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