Mandant neu anlegen

Der Menübefehl Datei.Mandant neu anlegen öffnet einen Assistenten, der den Vorgang in acht Schritte gliedert und Sie mit Tipps beim Anlegen eines neuen Mandanten unterstützt.

Schritt 1: Name und Verzeichnis

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Wie soll der neue Mandant heissen? Geben Sie hier die Bezeichnung des neuen Mandanten ein. Für die Bezeichnung können Gross- und Kleinbuchstaben sowie Zahlen verwendet werden, jedoch keine Sonderzeichen. Weiterhin gelten folgende Einschränkungen: das erste Zeichen des Mandantennamens darf keine Zahl sein. Es stehen Ihnen für die gesamte Pfadangabe maximal 64 Zeichen zur Verfügung. Der folgende Pfad enthält zum Beispiel 39 Zeichen: C:/Programme/Sage/Data/Auftrag/Westlox.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen neben der Mandantenberzeichnung, um den Pfad des neuen Mandantenverzeichnisses festzulegen. Als Standard schlägt das Programm vor, Mandanten im Verzeichnis C:/Programme/Sage/Data/Auftrag abzulegen
Mit welchem Fibu-Mandanten soll der neue Mandant verbunden werden? Damit das Zusammenspiel aus Auftragsbearbeitung und Debitorenbuchhaltung möglich wird, muss jeder Auftragsmandant mit dem entsprechenden Mandanten von Sage 50 Rechnungswesen verbunden werden. Mit der zugehörigen Schaltfläche Suchen öffnen Sie einen Dateidialog, um den Mandantenordner auszuwählen. Anschliessend wird der Pfad des gewählten Mandanten in das Fenster übernommen.
Wenn Bezeichnung und Fibu-Mandant definiert sind, gehen Sie mit der Schaltfläche Weiter zum nächsten Schritt des Assistenten

Schritt 2: Datenübernahme aus Vorlage

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Möchten Sie Daten von einem anderen Mandanten übernehmen? Unter Umständen möchten Sie nicht mit einem leeren Mandanten starten, sondern Daten aus bestehenden Mandanten übernehmen. Wenn Sie diese Frage mit "Ja, bitte" beantworten, wird das Feld Von welchem Mandanten? zugänglich. Hier tragen Sie mit Hilfe der Schaltfläche Suchen den Pfad des Mandanten ein, der als Kopiervorlage für den neuen Mandanten dienen soll. Als Standard wird dort der Basismandant der Auftragsbearbeitung vorgeschlagen. Er enthält die Basisdaten eines Mandanten wie Banken, Steuerschlüssel und PLZ-Verzeichnis. Mit dem Basismandanten darf nie gearbeitet werden, damit er immer als neutrale Kopiervorlage zur Verfügung steht

Schritt 3: Daten aus dem Verkauf

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Welche Daten sollen übertragen werden? Wählen Sie in diesem Feld aus, welche Daten aus dem bestehenden Mandanten übernommen werden sollen. Über die Schaltfläche Alle können alle Daten zur Übernahme markiert werden, mit der Schaltfläche Keine können alle Optionen deaktiviert werden, so dass keine Daten übernommen werden. Sie können aber auch einzelne Daten zur Übernahme markieren

Schritt 4: Daten aus dem Einkauf

Erläuterungen zu einzelnen Daten:
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Bestellvorschläge, Bestellungen Übernimmt bestehenden Bestellungen und -vorschläge für Auswertungszwecke
Lieferanten-OP Übernimmt alle nicht verbuchten Lieferanten-OP

Schritt 5: Daten aus der wiederkehrenden Faktura

Achtung! Damit diese Daten ordnungsgemäss übernommen werden können, müssen auch die Personenkonten und Artikel (Schritt 1 und 2) übernommen werden
Erläuterungen zu einzelnen Daten:
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Abonnemente Übernimmt bestehende Abonnemente
Doku-Vorlagen Übernimmt bestehende Doku-Vorlagen für die Abonnemente
Aliase Übernimmt die Zusatzfelder, welche für die Abonnemente definiert wurden
Variable Mengen Übernimmt die Zählermengen, damit der aktuelle Stand im neuen Mandanten weitergeführt werden kann

Schritt 6: Daten aus der Schnittstelle

Erläuterungen zu einzelnen Daten:
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Konvertierungs-Hilfe Übernimmt bestehende Konvertierungs-Hilfen für den Datenaustausch mit anderen Programmen

Schritt 7: Daten aus der Nachkalkulation

Achtung! Damit diese Daten ordnungsgemäss übernommen werden können, müssen auch die Dokumente (Schritt 1) übernommen werden
Erläuterungen zu einzelnen Daten:
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Dokumentenkontrolle Übernimmt die Verknüpfungen zwischen den Orginaldokumenten aus der Auftragsbearbeitung und den Vergleichsdokumenten aus der Nachkalkulation, sofern die Orgunaldokumente noch nicht verbucht sind

Schritt 8: Daten aus dem Lager

Achtung! Damit diese Daten ordnungsgemäss übernommen werden können, müssen auch die Daten aus dem Einkauf und dem Verkauf (Schritt 1) übernommen werden
Erläuterungen zu einzelnen Daten:
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Lager Bewegungen Übernimmt die Zahlen zu den Ein- und Ausgängen der Artikel
Inventuren Übernimmt alle bestehenden Inventuren, unabhängig von ihrem momentanen Status
Fertigstellen Klicken Sie auf die Schaltfläche Fertigstellen, um den Vorgang abzuschliessen. Nach einer kurzen Wartezeit informiert Sie das Programm über das erfolgreiche Eröffnen des Mandanten
Jetzt können Sie mit dem Einrichten des Mandanten beginnen und z.B. als ersten Schritt in der Auftrags-Administration (zugänglich über das Menü Tools.Administration) in den allgemeinen Optionen die Anschrift des Mandanten und die übrigen Voreinstellungen eintragen.
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